В процессе деятельности любой компании, организации или индивидуального предпринимателя создаются документы. При этом Федеральный Закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает предприятия и индивидуальных предпринимателей обеспечивать хранение таких документов в архиве в течение определенного времени. Сроки хранения различаются для разных типов документов и устанавливаются различными нормативными актами. Довольно обширный перечень документов и сроков их хранения указан в Приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г. Есть и другие нормативные акты.
Документы в архиве можно хранить в традиционном бумажном виде или в электронном.
Электронный архив документов – это совокупность самих документов в цифровом виде и программного продукта, который обеспечивает их сохранение в архиве, регистрацию, защиту, поиск, структуризацию, классификацию и предоставление доступа к ним. В современном делопроизводстве такой вид архива приобретает все большую популярность.
Чем электронный формат архива лучше бумажного?
Электронное хранение архивных документов, как и электронный документооборот в целом, повышает эффективность процессов в компании, упорядочивает работу сотрудников, повышает качество обслуживания клиентов – если деятельность организации связана с предоставлением информации из архива. Преимущества электронного архива – это:
- экономия площади, которую теперь не нужно выделять для шкафов и стеллажей с архивными документами;
- экономия расходов на содержание архива: отопление, освещение, оплата охранных услуг. Существенно экономятся и расходы на оплату труда: сопровождение цифрового архива требует гораздо меньше усилий;
- экономия канцелярских расходов – в большинстве случаев отпадает необходимость в распечатке копии документа на бумажном носителе;
- возможность хранения версий документа;
- высокий уровень защиты от неразрешенного доступа к архиву;
- сохранение информации, содержащейся в документе, в случае уничтожения бумажного документа (пожар, потоп, кража);
- быстрый поиск документа;
- быстрое представление документов по запросу – из электронного архива запрашивающая организация получит нужный документ в кратчайший срок.
- возможность работать с архивом из любого места, что актуально при проведении исследований, следственных действий;
- возможность автоматического ведения журнала доступа: кто, когда, какой документ смотрел.
К недостаткам можно отнести:
- стоимость программного обеспечения для управления архивом;
При большом размере документооборота эти расходы незначительны по сравнению с обычными тратами на содержание архива.
Особенности хранения электронных документов в цифровом архиве
Электронный архив для хранения документов подчиняется таким же законодательным требованиям, что и обычный архив, но также регулируется нормами для цифрового пространства. Например, на него распространяется как ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело», так и ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Это не единственные нормативные акты, регулирующие работу архива цифровых документов, – в целом их довольно много. Это и уже упомянутый ФЗ №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», и ФЗ № 149-ФЗ от 27.07.2006 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", и Налоговый Кодекс, и "Закон о бухгалтерском учете". Еще есть приказы Росархива, постановления регуляторов (например, Банка России) и т. д.
Кроме того, предприятие имеет право устанавливать собственные нормы для ведения цифрового архива – в тех вопросах, где закон оставляет некоторую свободу действий.
Какие документы можно хранить в электронном архиве?
В цифровом хранилище можно размещать практически все виды документов, относящихся к внутреннему и внешнему документообороту компании:
- входящие, исходящие письма;
- формализованные документы (товарные накладные, счета-фактуры и др.);
- неформализованные документы (договоры, дополнительные соглашения, счета и др.);
- кадровые документы (приказы о приеме на работу и увольнении, документы о кадровых перемещениях и др.);
- организационно-распорядительные документы (приказы, ЛНА, служебные записки и др).
Что касается хранения в цифровом архиве внешних документов, то тут все обусловлено договоренностью партнеров. Если обе организации согласны использовать юридически значимый электронный документооборот и заключили соглашение об электронном документообороте, то передаваемые сторонами документы хранятся в электронном виде, с возможностью просмотра информации об электронных подписях подписантов, сроке действия подписи и дате подписания документов сторонами. Такие документы имеют юридическую силу, если они подписаны КЭП или простой электронной подписью. В последнем случае партнеры должны заключить соглашение о взаимном юридическом признании таких подписей.
Какие форматы документов поддерживаются?
Электронные документы в архиве могут храниться:
- в виде электронного документа. В этом формате они передаются в архив из существующей системы электронного документооборота;
- в виде отсканированных образов (к примеру, PDF-формат). В этом виде хранятся оцифрованные бумажные документы.
Как перейти на хранение документов в цифровом архиве?
Для создания цифрового архива необходимо:
- определить и классифицировать виды документов, которые вы будете в нем хранить;
- определить программное обеспечение для архива и его необходимую функциональность;
- подготовить план работ по внедрению. Например, нужно будет перенести бумажные документы в электронный архив, предварительно их оцифровав, а также наладить автоматическую передачу электронных документов из всех систем предприятия;
- определить исполнителей по внедрению и сопровождению электронного архива.
Один из вариантов организации цифрового архива – с использованием системы 1С:Документооборот. Этот программный продукт соответствует всем законодательным нормам относительно документооборота и архивного дела. И в нем есть все необходимое для управления хранилищем:
- структуризация и классификация документов;
- поиск, в том числе по заданным параметрам и полнотекстовый. Искать можно и по оцифрованным бумажным документам;
- разделение ролей доступа.
Самостоятельно или передать на аутсорс?
Чтобы внедрить на предприятии электронный архив документов, нужно детально разбираться:
- в законодательных нормах относительно хранения документов в архивах, а также в законах, регулирующих электронный документооборот;
- в работе программного обеспечения, которое вы планируете использовать для управления хранилищем, например, в 1С:Документооборот. Для внедрения могут понадобиться программные доработки системы под ваши задачи.
Также необходимо провести масштабную аналитическую работу, определив структуру и функциональность цифрового архива, цепочки бизнес-процессов по передаче дел в архив, предоставлении доступа к ним по запросу и т. п.
Во многих случаях целесообразнее передать эту работу специалистам, которые уже имеют опыт внедрения электронного хранения документов, а не отвлекать своих сотрудников от их бизнес-задач и непосредственных обязанностей. В этом случае вы получите результат быстрее и более качественный, а некоторых случаях – даже дешевле, чем самостоятельное внедрение.
Организация цифрового архива с ООО «1С-Корпоративные порталы и документооборот»
Эксперты общества с ограниченной ответственностью "1С-Корпоративные порталы и документооборот" могут полностью взять на себя создание электронного архива на вашем предприятии. Мы знаем все о документообороте и требованиях к архивам. Компания "1С-Корпоративные порталы и документооборот":
- существует более тринадцати лет;
- все это время является лидером в цифровой трансформации автоматизации процессов бизнеса;
- реализовала более 114 проектов внедрения 1С:Документооборота на различных предприятиях;
- выпускает собственные решения, расширяющие типовые возможности 1С:Документооборота, постоянно развивает и совершенствует их;
- всегда открыта к диалогу с клиентами по любым вопросам работы систем электронного документооборота;
- не только успешно помогает автоматизировать процессы бизнеса, но и осуществляет сопровождение по внедренной системе.