Электронная транспортная накладная с 1 сентября: что такое ЭПД и кому она обязательна

Что такое ЭПД и ЭТрН

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — перевозочные документы, которые формируются в электронном виде, подписываются электронной подписью и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Устав автомобильного транспорта относит к ним:

• электронную транспортную накладную (ЭТрН);
• электронный заказ и электронную заявку на перевозку;
• электронный путевой лист;
• электронный заказ-наряд и электронную сопроводительную ведомость;
• электронный договор фрахтования;
• электронные экспедиторские документы.

ЭТрН — главный из них для компаний, которые отправляют и получают грузы. Это та же транспортная накладная, только в электронном виде: её последовательно заполняют и подписывают участники перевозки — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Каждый подписывает свою часть (титул), а документ проходит через оператора ЭПД в ГИС ЭПД.

Подписывают ЭПД усиленной квалифицированной подписью или усиленной неквалифицированной подписью физического лица, созданной в инфраструктуре госуслуг (в том числе сотрудником по доверенности). Если груз получает гражданин, ему достаточно простой электронной подписи, полученной при личной явке. Кто из участников какие титулы подписывает, — в статье «ЭПД для перевозчиков: как подписывать электронные транспортные накладные».

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Электронные перевозочные документы можно было применять и раньше, но по желанию сторон. Закон № 140-ФЗ сделал электронную форму основной — для автомобильных, железнодорожных и воздушных перевозок:

Документ	Что требует закон	Норма
Транспортная накладная (автоперевозки)	Формируется в виде электронной транспортной накладной	ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ)
Заказ и заявка на перевозку	Формируются в виде электронного заказа или электронной заявки	ч. 5 ст. 8 Устава автомобильного транспорта
Транспортная железнодорожная накладная	Формируется в форме электронного документа и направляется в ГИС ЭПД	ст. 25 Устава железнодорожного транспорта (18-ФЗ)
Грузовая накладная (воздушные перевозки)	Формируется в форме электронного документа и направляется в ГИС ЭПД	ст. 105 Воздушного кодекса
Экспедиторские документы	Формируются в форме электронного документа	Закон о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ) в редакции 140-ФЗ

Все эти изменения вступили в силу 1 сентября 2026 года (ч. 4 ст. 5 закона № 140-ФЗ). Случаи, когда документ всё же оформляют на бумаге, для каждого вида транспорта определяет Минтранс.

Кому обязательны ЭПД

Обязанность связана не с отраслью, а с договором перевозки. Если компания отправляет или получает груз и везёт его сторонний перевозчик по договору перевозки, транспортная накладная нужна — и с 1 сентября она электронная. Поэтому переход касается не только транспортных компаний, но и производителей, торговых и дистрибьюторских компаний, которые возят товар наёмным транспортом.

В перевозке участвуют и подписывают свои части документа:

• грузоотправитель — составляет транспортную накладную, если договором перевозки не предусмотрено иное;
• перевозчик — принимает груз и отмечает приём и сдачу;
• грузополучатель — подтверждает получение груза;
• экспедитор — если перевозку организуют через него.

Одна компания часто выступает в нескольких ролях: грузоотправителем, когда отгружает продукцию покупателю, и грузополучателем, когда закупает сырьё.

Минтранс в ответах на вопросы участников перевозок разъяснил несколько частых ситуаций:

• если компания возит груз между своими филиалами собственным транспортом и договор перевозки не заключён, ЭТрН не нужна; если привлечён сторонний перевозчик — нужна;
• отдельную ЭТрН на каждую партию создавать не нужно: если партии едут в одной машине от одного грузоотправителя одному грузополучателю из одного места погрузки в одно место выгрузки, можно оформить одну накладную;
• ЭТрН можно исправить по инициативе участника, кроме сведений, изменение которых прямо запрещено.

Когда накладную можно оформить на бумаге

Исчерпывающий перечень случаев для транспортной накладной, заказа и заявки на автоперевозку установлен приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (в редакции приказа от 02.09.2026 № 391). Бумажный документ допускается:

1. при перевозке грузов военного назначения, если грузоотправитель или грузополучатель — Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО России;
2. если грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юридическое лицо, сведения о котором не внесены в реестр аккредитованных филиалов и представительств;
3. при каботажных перевозках иностранными перевозчиками из государств — членов ЕАЭС;
4. если грузоотправитель или грузополучатель — гражданин, а груз нужен ему для личных, семейных, домашних нужд, не связанных с предпринимательством;
5. если из-за сбоя в работе информационных систем участника или оператора ЭПД, зафиксированного государственной системой ГосСОПКА, документ невозможно направить в ГИС ЭПД;
6. при отсутствии доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства от 10.07.2025 № 1855-р;
7. если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
8. при перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней;
9. при перевозке по территориям, где введены режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайное или военное положение, режим контртеррористической операции;
10. при перевозке специальных грузов;
11. при перевозке периодических печатных изданий;
12. при перевозке продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности.

Приказ действует до 1 сентября 2032 года. Даже в перечисленных случаях стороны могут оформить электронную накладную, если это предусмотрено договором перевозки.

А путевой лист?

Строгой обязанности формировать путевой лист в электронном виде у перевозчиков нет: Минтранс разъяснил, что его можно составлять и на бумаге (ст. 6 Устава автомобильного транспорта, приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390). Если путевой лист оформлен в электронном виде, он направляется в ГИС ЭПД.

Исключение — маркируемые пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуха и спиртосодержащая непищевая продукция. С 1 сентября 2026 года при их перевозке автомобильным транспортом электронные документы о легальности оборота используются вместе с электронным перевозочным документом — электронной транспортной накладной или электронным путевым листом (п. 4 постановления Правительства от 28.11.2025 № 1944). Если на рейс оформлена ЭТрН, отдельный электронный путевой лист для этого не нужен.

Кто обязан оформлять путевой лист в электронном виде и что в нём должно быть, — в статье «Электронный путевой лист: что это и кто обязан его оформлять».

Что будет, если оформить накладную на бумаге без оснований

• Перевозка может не состояться. Перевозчик не принимает груз, на который не оформлена транспортная накладная (ч. 3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).
• Налоговые риски. Расходы для налога на прибыль должны быть подтверждены документами, оформленными по законодательству РФ (ст. 252 НК РФ). Накладная не в той форме — повод для вопросов при проверке.

Что значит «устное замечание до 1 марта 2027 года»

По итогам совещания с членами Правительства Президент поручил МВД и Ространснадзору принять решения, по которым до 1 марта 2027 года участникам перевозки, у которых нет электронных перевозочных документов и которые предъявляют бумажные, объявляют устное замечание (перечень поручений от 19.07.2026 № Пр-1784, п. 6). Это поручение ведомствам о порядке проверок, а не поправка в КоАП РФ и не отсрочка закона: обязанность оформлять ЭТрН действует с 1 сентября 2026 года, а налоговые риски и отказ перевозчика принять груз сохраняются.

Какие штрафы грозят грузоотправителю, перевозчику и водителю, — в статье «Штрафы за электронные транспортные накладные и ЭПД».

Как подготовиться к переходу

1. Определите роли компании. Где вы грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик или экспедитор, какие перевозки идут собственным транспортом, а какие — наёмным.
2. Составьте перечень документов. ЭТрН, электронные заказы и заявки, путевые листы, экспедиторские документы — что из этого возникает в ваших перевозках.
3. Выберите оператора ЭПД. Обмен с ГИС ЭПД идёт только через оператора информационной системы ЭПД. Проверьте, что оператор есть в реестре Минтранса, работает в роуминге с операторами ваших контрагентов и подключается к учётной системе.
4. Подготовьте подписи и доверенности. Решите, кто подписывает каждый титул: логисты, кладовщики, водители. Сотрудникам, которые подписывают от имени компании, нужны электронные подписи и машиночитаемые доверенности.
5. Подготовьте водителей. Водитель — участник документооборота: ему нужен смартфон или планшет с приложением оператора.
6. Проверьте контрагентов. Составьте список основных перевозчиков и покупателей, узнайте их оператора ЭПД и готовность подписывать документы.
7. Закрепите порядок в регламенте. Кто формирует ЭПД, кто проверяет данные, кто подписывает, что делать при расхождениях при приёмке, замене водителя, исправлении документа.
8. Проведите тестовые перевозки. Пройдите несколько реальных маршрутов от начала до конца — со складом, бухгалтерией, водителем, перевозчиком и грузополучателем.

Как организовать работу с ЭПД через 1С

Если компания ведёт учёт в программах 1С, удобнее работать с ЭПД там же, а не в отдельной системе: накладная заполняется из документов учёта, реквизиты не вводятся заново, а статус обмена виден в привычной программе.

Для этого у фирмы «1С» есть сервис 1С-ЭПД. В поддерживаемых программах 1С с ним формируют, подписывают, отправляют и получают электронные перевозочные документы, вносят изменения и обмениваются ими через операторов ЭПД. Водители и другие участники перевозки работают с ЭТрН и путевыми листами в мобильном приложении для iOS и Android.

Сервис работает с 1С:Бухгалтерией, 1С:Управлением торговлей, 1С:Комплексной автоматизацией, 1С:Управлением нашей фирмой, 1С:Розницей и отраслевыми решениями для транспортной логистики. Возможности зависят от программы и её версии — проверьте поддержку своей конфигурации перед подключением. Тарифы и порядок подключения — на странице сервиса 1С-ЭПД.

Подписанные ЭПД нужно хранить весь установленный срок. Как это организовать, — в статье «Как хранить ЭПД: сроки и архив».

Вопросы и ответы

Читайте также

• Штрафы за электронные транспортные накладные и ЭПД
• Электронный путевой лист: что это и кто обязан его оформлять
• ЭПД для перевозчиков: как подписывать электронные транспортные накладные
• Как хранить ЭПД: сроки и архив

Нормативные документы

• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О транспортно-экспедиционной деятельности" и отдельные законодательные акты Российской Федерации»
• Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 — случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе
• Приказ Минтранса России от 02.09.2026 № 391 — изменения в перечень случаев
• Перечень поручений Президента от 19.07.2026 № Пр-1784, п. 6 — устное замечание до 1 марта 2027 года
• Постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944, п. 4 — ЭТрН или ЭПЛ при перевозке маркируемого пива, сидра, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции
• Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», ст. 6, 8, 18.1