Электронные перевозочные документы: как перейти на ЭПД и что учесть бизнесу

С 1 сентября 2026 года для участников коммерческих грузоперевозок меняется привычный порядок оформления транспортных документов. Транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, железнодорожные и авиационные накладные, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки в предусмотренных законом случаях должны оформляться в электронном виде и передаваться через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Основанием стал Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Для компании это означает больше, чем замену бумажной накладной электронным аналогом. В процессе участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и, при соответствующем договоре, экспедитор. Каждый должен быть готов получить документ, проверить свою часть данных и подписать ее электронной подписью.

Поэтому откладывать переход до момента, когда водитель уже стоит под воротами склада, рискованно. Если процесс не настроен заранее, проблема возникает сразу на нескольких участках: у логиста, в бухгалтерии, на складе, у перевозчика и у покупателя.

1. Что такое ЭПД и что меняется с 1 сентября

Электронные перевозочные документы, или ЭПД, представляют собой документы установленного формата, которые формируются в информационной системе, подписываются электронной подписью и передаются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД.

ГИС ЭПД работает с 2022 года. До сентября 2026 года ее использование для большинства участников было добровольным. С 1 сентября электронный формат становится обязательным для определенных законом перевозочных документов.

В автомобильных перевозках в первую очередь речь идет об электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронном заказе или заявке (ЭЗЗ). Также в системе поддерживаются электронный путевой лист, сопроводительная ведомость, заказ-наряд и договор фрахтования. При этом договор фрахтования, заказ-наряд и сопроводительная ведомость с 1 сентября не становятся обязательными только из-за перехода на ЭПД.

Отдельное требование касается электронного путевого листа. Его обязательное применение с 1 сентября распространяется, в частности, на перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции, для которых установлен электронный формат путевого листа.

С 1 сентября обязательными в электронном виде становятся транспортная железнодорожная накладная, грузовая накладная при воздушной перевозке и предусмотренные законодательством экспедиторские документы.

Также Минтранс определил перечень исключений, при которых накладная может оформляться на бумаге:

• перевозки специальных грузов;

• сделки с участием иностранных контрагентов;

• перевозки для личных нужд граждан;

• перевозки между филиалами одной компании;

• случаи отсутствия доступа к интернету, в отношении которых приказами установлены исключения.

2. Кого касается переход на ЭПД

Ключевой вопрос для бизнеса: «Нужно ли это именно нам?»

Обязанность связана с участием компании в перевозке и характером отношений между сторонами. Участниками электронного документооборота могут быть:

• грузоотправитель, который передает груз перевозчику;

• перевозчик, который осуществляет перевозку;

• грузополучатель, который принимает груз;

• экспедитор, если перевозка организуется в рамках транспортно-экспедиционной деятельности.

Важно учитывать, что обязанность возникает не из-за самого наличия грузового транспорта или деятельности в сфере логистики. Определяющим является участие компании в перевозке и наличие соответствующих договорных отношений.

Поэтому ЭПД могут потребоваться обычному производственному, торговому или дистрибьюторскому предприятию, которое периодически организует доставку своей продукции с привлечением перевозчика.

Одна и та же компания может выступать сразу в нескольких ролях. Например, производитель может быть грузоотправителем при отгрузке продукции покупателю и грузополучателем при закупке сырья. А при организации перевозки через экспедитора дополнительно участвовать в обмене соответствующими экспедиторскими документами.

Важно и другое: логистика не обязательно должна быть основным видом деятельности компании. Если отношения оформлены как перевозка и возникает обязанность оформления соответствующего перевозочного документа, компания участвует в ЭПД независимо от того, является ли она транспортной организацией.

При этом перевозка собственных грузов собственным транспортом для собственных нужд сама по себе не образует договор перевозки. Минтранс отдельно разъясняет, что в такой ситуации транспортная накладная не требуется.

Вот несколько типовых ситуаций:

• Если компания продает товар другой организации и организует его доставку с привлечением перевозчика, ЭПД потребуется.

• Если компания получает товар от поставщика и выступает грузополучателем, она также должна быть готова принять и подписать электронную транспортную накладную.

• Если компания перевозит чужой груз за плату, она выступает перевозчиком и участвует в электронном документообороте.

• А вот внутреннее перемещение товара между подразделениями собственным транспортом для собственных нужд имеет другую правовую природу и само по себе не требует ЭТрН.

3. Какие документы придется перевести в электронный вид

Для бизнеса, который работает с автомобильными перевозками, основные изменения можно свести к следующим документам:

• транспортная накладная → электронная транспортная накладная (ЭТрН);

• заказ или заявка на перевозку → электронный заказ или заявка (ЭЗЗ);

• путевой лист → электронный путевой лист в случаях, когда его электронная форма обязательна;

• поручение экспедитору → электронное поручение;

• экспедиторская расписка → электронная экспедиторская расписка;

• складская расписка → электронная складская расписка.

Для железнодорожных и воздушных перевозок действуют отдельные форматы электронных накладных. 

4. Как работает ЭПД на практике

Один из главных вопросов при переходе: где вообще находится электронный документ?

Участники перевозки не отправляют ЭПД напрямую в государственную систему. Между ними и ГИС ЭПД работает оператор информационной системы электронных перевозочных документов.

Упрощенно процесс выглядит так:

1. Грузоотправитель формирует электронный документ и подписывает свою часть электронной подписью.

2. Оператор проверяет документ и передает его в ГИС ЭПД.

3. Следующий участник получает документ через систему и подписывает свою часть.

4. При приемке грузополучатель проверяет данные и фиксирует факт получения груза.

5. При наличии расхождений или повреждений соответствующая информация отражается в электронном документообороте.

6. После завершения перевозки необходимые участники подписывают свои части документа.

Электронная транспортная накладная, таким образом, представляет собой последовательность титулов, которые заполняют и подписывают разные участники перевозки. Документооборот завершается после оформления всех предусмотренных титулов.

Это важное отличие от привычной бумажной схемы. Недостаточно просто создать электронную накладную и сохранить ее в своей учетной системе. Документ должен пройти установленный процесс обмена и подписания.

5. Что будет, если контрагент не готов к ЭПД

Это один из самых отсрых вопросов для компаний, которые начинают подготовку к переходу.

Грузоотправителю недостаточно настроить собственную систему. Грузополучатель и перевозчик также должны иметь техническую возможность участвовать в электронном обмене.

Поэтому готовность контрагентов стоит проверять заранее. Если партнер работает через другого оператора, необходимо убедиться в наличии роуминга. В договорных отношениях также желательно закрепить порядок электронного обмена, ответственных лиц и сроки подписания документов.

При этом формулировка «у контрагента нет технической возможности» сама по себе не означает, что можно продолжать работать на бумаге. Законодательством и приказами Минтранса предусмотрены конкретные случаи, когда бумажный документ допускается (мы перечислили такие ситуации выше в первом разделе). Поэтому правильная логика здесь простая: сначала проверить, есть ли законное исключение, и только затем выбирать бумажный сценарий.

6. Есть ли штрафы за отсутствие ЭПД

На момент подготовки этой статьи специальная административная ответственность за нарушение нового порядка еще не сформирована в полном объеме. При этом отсутствие корректно оформленного ЭПД уже создает для бизнеса практические и налоговые риски.

В материалах консультантов среди них отдельно названы:

• риск непризнания расходов на перевозку;

• риск проблем с подтверждением вычетов по НДС;

• сложности с подтверждением факта передачи товара перевозчику и его получения покупателем;

• риск отказа перевозчика принять груз при отсутствии обязательных документов.

Кроме того, предусмотрен переходный период. С 1 сентября 2026 года обязанность применять электронные документы уже возникает, однако до 1 марта 2027 года при проверках на дороге предусмотрен период без применения соответствующего штрафного механизма: при предъявлении бумажного документа инспектор может ограничиться устным предупреждением. Это не означает, что компания получает еще шесть месяцев на подготовку. Обязанность перейти на электронный формат начинает действовать именно 1 сентября.

Поэтому ориентироваться только на наличие или отсутствие штрафа не стоит. Для бизнеса гораздо существеннее риск остановки конкретной перевозки и невозможности корректно подтвердить хозяйственную операцию.

7. Что нужно сделать компании до перехода

Подготовка к ЭПД включает не только подключение сервиса. Компании необходимо одновременно проверить нормативные сценарии перевозок, техническую инфраструктуру, электронные подписи, полномочия сотрудников, готовность контрагентов и порядок действий участников перевозки. 

Если компания еще не работает с ЭПД, разумно идти не от выбора сервиса, а от анализа собственных перевозочных процессов.

Минимальный план подготовки выглядит так.

1. Определить роли компании

Нужно проверить, где компания выступает грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком или экспедитором. Отдельно стоит разобрать собственные перевозки и перевозки с привлечением сторонних организаций.

2. Составить перечень используемых документов

Определите, какие документы возникают в реальных перевозках: ЭТрН, ЭЗЗ, путевые листы, экспедиторские документы и другие формы.

3. Проверить оператора ЭПД

Для работы с ГИС ЭПД необходимо использовать оператора, соответствующего установленным требованиям. Важны не только наличие аккредитации, но и роуминг с операторами контрагентов, поддержка мобильной работы и возможность интеграции с учетной системой.

4. Подготовить электронные подписи и полномочия

Электронные подписи понадобятся сотрудникам, которые участвуют в подписании перевозочных документов. В зависимости от модели работы это могут быть логисты, диспетчеры, кладовщики, водители и другие ответственные лица.

Если сотрудник действует от имени организации по доверенности, необходимо также учесть машиночитаемую доверенность.

5. Подготовить водителей

Водитель становится участником электронного документооборота и должен иметь возможность работать с документами непосредственно в рейсе. Для этого используется смартфон или планшет с соответствующим мобильным приложением.

6. Проверить контрагентов

Составьте список основных перевозчиков и покупателей, которые участвуют в перевозках. Проверьте, каким оператором они пользуются, поддерживается ли роуминг и готовы ли их сотрудники подписывать ЭПД.

7. Определить порядок действий в нестандартных ситуациях

Заранее определите, что делают сотрудники при изменении данных о перевозке, расхождениях при приемке, замене водителя или необходимости внести исправления в документ. Важно, чтобы такие ситуации обрабатывались по понятному регламенту, а не решались впервые непосредственно во время рейса.

После успешного тестирования стоит закрепить процесс во внутренней инструкции: кто формирует ЭПД, кто проверяет данные, кто подписывает каждый титул, кто контролирует статус документа и кто отвечает за исправление ошибок. Это особенно важно для компаний, где в одной перевозке участвуют логистика, склад, бухгалтерия и водитель.

8. Провести тестовую перевозку

Лучше всего выбрать несколько реальных сценариев и провести их до наступления обязательного срока. В тесте должны участвовать не только логисты, но и склад, бухгалтерия, водитель, перевозчик и грузополучатель.

Именно тестирование обычно показывает проблемы, которые невозможно увидеть при одной только настройке системы: неправильные полномочия, отсутствие подписи у нужного сотрудника, неготовность контрагента, ошибки в реквизитах или неудобство работы водителя с мобильного устройства. Рекомендация проводить тестовый обмен заранее содержится и в методических материалах 1С.

8. 1С-ЭПД: как организовать работу с электронными перевозочными документами в 1С

Для компании, которая уже использует решения 1С, один из вариантов организации ЭПД – сервис 1С-ЭПД.

Его задача заключается в том, чтобы встроить работу с перевозочными документами в существующую учетную среду. Пользователю не приходится отдельно создавать документы в одной системе, подписывать их во второй и затем вручную переносить результаты в учетную программу.

В поддерживаемых программах 1С можно формировать электронные перевозочные документы, подписывать их, отправлять и получать, вносить изменения и дополнительную информацию, а также визуализировать содержание документов. Обмен выполняется через операторов информационных систем ЭПД.

9. Как 1С-ЭПД сокращает ручную работу

Основное практическое преимущество интегрированного подхода заключается в использовании уже имеющихся учетных данных.

Например, сведения о реализации товара или заказе могут использоваться при подготовке перевозочного документа. Это позволяет уменьшить повторный ввод реквизитов и снизить риск расхождений между учетной системой и транспортными документами.

В актуальных материалах 1С отдельно отмечена возможность автоматического формирования ЭПД на основании учетных документов в ряде конфигураций. Также предусмотрен демонстрационный режим, который можно использовать для тестирования бизнес-процессов до полного перехода.

Для компании это означает, что подготовка к ЭПД может быть частью уже существующего процесса учета, а не отдельным проектом по созданию новой информационной системы.

10. Работа водителя через мобильное приложение

Отдельная задача – работа с документами непосредственно во время перевозки.

Для этого используется мобильное приложение 1С-ЭПД. Оно предназначено для смартфонов и планшетов на iOS и Android и позволяет участникам перевозки работать с электронными документами непосредственно в процессе рейса. В актуальной версии поддерживается работа с электронной транспортной накладной и электронным путевым листом, в том числе подписание соответствующих титулов водителями и другими ответственными участниками.

Это особенно важно для компаний, где значительная часть перевозочного процесса происходит за пределами офиса. Логист может работать в учетной системе, а водитель – с мобильного устройства, при этом обе стороны участвуют в одном электронном документообороте.

11. Какие документы поддерживает 1С-ЭПД

Сервис поддерживает электронные форматы перевозочных документов для автомобильного транспорта, включая:

• электронную транспортную накладную;

• электронный заказ или заявку;

• электронный путевой лист;

• электронную сопроводительную ведомость;

• электронный заказ-наряд;

• электронный договор фрахтования.

По мере запуска обязательных форматов экспедиторских документов соответствующая функциональность также развивается в решениях 1С. Актуальный статус поддержки конкретной конфигурации следует проверять перед подключением, поскольку возможности зависят от используемой программы и ее версии.

1С-ЭПД работает с широким набором программ 1С, включая 1С:Бухгалтерию, 1С, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексную автоматизацию, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Розницу и специализированные решения для транспортной логистики. Сервис также может быть встроен в другие приложения на платформе 1С:Предприятие 8.

12. Что дает бизнесу переход на ЭПД через 1С

Для компании ценность такого подхода состоит прежде всего в сокращении количества разрывов между логистикой и учетом.

Вместо нескольких независимых операций появляется единый процесс:

учетная система → формирование ЭПД → подписание → обмен через оператора → ГИС ЭПД → получение и подписание документа другими участниками.

Это позволяет уменьшить повторный ввод данных, централизовать работу с перевозочными документами и контролировать состояние обмена из привычной информационной среды.

При этом сама автоматизация не отменяет организационной подготовки. Даже самый удобный сервис не решит проблему, если у грузополучателя нет готового сотрудника для подписания, у водителя нет мобильного устройства, а в договоре и внутренних регламентах не определено, кто отвечает за оформление документов.

13. Что делать, если компания начинает переход сейчас

Если до 1 сентября осталось совсем немного времени, не стоит пытаться сразу автоматизировать все возможные перевозочные сценарии.

Практичнее выбрать несколько наиболее частых маршрутов и пройти их от начала до конца:

• определить роли участников;

• выбрать оператора и настроить обмен;

• проверить электронные подписи и МЧД;

• подключить ключевых контрагентов;

• настроить работу логиста и склада;

• установить мобильное приложение для водителей;

• провести несколько реальных тестовых перевозок;

• зафиксировать порядок действий сотрудников во внутреннем регламенте.

После этого можно расширять сценарий на остальные перевозки. Главная задача – сделать так, чтобы электронный документ стал частью обычного процесса отгрузки.

Для компаний, которые уже работают в экосистеме 1С, сервис 1С-ЭПД позволяет организовать такой обмен внутри привычной учетной среды: формировать и подписывать перевозочные документы, обмениваться ими через операторов ЭПД, работать с документами водителям через мобильное приложение и использовать данные учетной системы при их подготовке.