Как хранить ЭПД: сроки и архив
Электронные перевозочные документы хранят в электронном виде — в исходном формате и вместе с электронными подписями. Распечатка ЭТрН не заменяет электронный документ: юридическую силу имеет файл с подписями участников перевозки.
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка при автоперевозках оформляются в электронном виде, поэтому архив ЭПД нужен почти каждой компании, которая отгружает или получает грузы. Ниже — какие ЭПД хранить, сколько, где и как организовать архив.
Какие ЭПД нужно хранить
Храните все перевозочные документы, в которых участвует компания, в той роли, в которой она участвует:
- электронные транспортные накладные (ЭТрН) — со всеми титулами, которые подписали грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель;
- электронные заказы и заявки на перевозку;
- электронные путевые листы — у перевозчиков, которые их оформляют;
- электронные экспедиторские документы — у экспедиторов и их клиентов;
- документы об изменениях и расхождениях — корректировки, отметки о повреждении груза, отказ от приёмки.
Что такое ЭПД и кому они обязательны, — в статье «Электронная транспортная накладная с 1 сентября: что такое ЭПД и кому она обязательна».
Сроки хранения ЭПД
Отдельного срока для электронных перевозочных документов закон не устанавливает: ЭПД хранят столько же, сколько бумажные документы того же назначения.
| Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|
| ЭТрН, которая подтверждает расходы или вычет НДС | Не менее 5 лет после отчётного года | ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет для документов, нужных для исчисления налогов |
| Путевые листы | 5 лет | Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), ст. 553 |
| Сведения о договорах транспортной экспедиции и грузах — у экспедитора | 3 года со дня окончания исполнения договора, на территории России | п. 6 ст. 4 закона № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (в редакции закона № 140-ФЗ) |
Если документ нужен для спора с контрагентом или проверки, храните его до их завершения, даже если общий срок уже истёк.
Где хранить: у оператора, в учётной системе или в архиве
ЭПД проходят через оператора информационной системы ЭПД и государственную систему ГИС ЭПД, но обязанность хранить документы для бухгалтерского учёта и налоговой лежит на самой компании. Поэтому подписанные документы стоит выгружать к себе и хранить вместе с остальными документами по сделке.
| Где | Что даёт | Что учесть |
|---|---|---|
| Кабинет оператора ЭПД | Документы доступны сразу после подписания | Срок и условия хранения определяет договор с оператором; при смене оператора документы нужно выгрузить |
| Учётная система 1С | ЭПД связаны с реализацией или поступлением, их видит бухгалтерия | Учётная база растёт, а хранение с проверкой подписей на годы вперёд в ней не предусмотрено |
| Система электронного документооборота и архив | ЭПД хранятся вместе с договором, УПД и перепиской по сделке, есть права доступа и поиск | Нужна настройка обмена с учётной системой или сервисом ЭПД |
Как организовать архив ЭПД
- Храните исходные файлы с подписями. Сам документ в формате, утверждённом ФНС, и файлы подписей всех участников. Распечатка или PDF-визуализация — только для удобства чтения.
- Связывайте ЭПД с документами сделки. Договор, заказ, ЭТрН, УПД и платёжные документы по одной отгрузке должны находиться вместе: так комплект для налоговой или контрагента собирается за минуты, а не по разным системам.
- Назначьте сроки хранения. Распределите ЭПД по делам номенклатуры с теми сроками, что указаны выше, — тогда по окончании срока их можно отобрать к уничтожению по акту.
- Позаботьтесь о проверке подписи через годы. Сертификаты подписей истекают раньше, чем срок хранения документов. Для долгого хранения используют форматы подписи с меткой времени и архивные решения, которые сохраняют возможность проверить подпись.
- Ограничьте доступ. ЭПД содержат сведения о контрагентах, грузах и маршрутах — дайте доступ только тем, кому он нужен по работе.
Если учёт ведётся в программах 1С, ЭПД оформляют и подписывают через сервис 1С-ЭПД, а хранить их вместе с договорами и остальными документами по сделке можно в 1С:Документообороте. Для долговременного хранения электронных документов предназначен 1С:Архив.
Вопросы и ответы
Можно ли хранить ЭТрН в распечатанном виде?
Распечатку можно держать для удобства, но она не заменяет электронный документ. Юридическую силу имеет ЭТрН в электронном виде с подписями участников, — её и нужно хранить.
Сколько хранить электронные транспортные накладные?
Если накладная подтверждает расходы или вычет НДС, — не меньше 5 лет после отчётного года, как первичный документ (ст. 29 закона № 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ).
Хранит ли документы ГИС ЭПД?
Документы проходят через ГИС ЭПД, но это не заменяет архив компании: обязанность обеспечить хранение документов для бухгалтерского учёта и налоговой лежит на самой организации.
Что делать с ЭПД при смене оператора?
Выгрузить все подписанные документы с подписями до расторжения договора со старым оператором и загрузить их в свой архив.
Читайте также
◉ Остались вопросы?
Наши эксперты помогут подобрать решение под ваши задачи.