Хранение электронных документов в компании «1С-КПД»
Вопросы и ответы
Для получения ответов на свои вопросы, выберите нужную вам категорию. Все вопросы разбиты по категориям.
Электронный документооборот

Хранение электронных документов


Для ответа на данный вопрос нужно разделить документы на три группы: внутренние документы, внешние документы и первичные учётные документы.

Если говорить о внутренних документах, то практически всю документацию можно хранить в электронном виде, но есть один крупный нюанс. Электронное хранение документации кадрового учёта в настоящий момент сложно организовать. Во-первых, трудовой договор нельзя заключать в электронном виде, если у будущего (или текущего) работника нет личной электронной подписи, с помощью которой он мог бы подписать документ. Во-вторых, кадровые документы подлежат длительному или даже безвременному хранению. С технической точки зрения это создаёт многочисленные трудности. Компания должна сохранять единственную технологию хранения электронных документов долгое время, что невозможно в условиях постоянной модернизации информационных систем. Для хранения такой документации нужно организовывать полноценный электронный архив, который сможет обеспечить долгосрочное хранение электронных документов. Но некоторые кадровые документы можно уже сейчас без проблем хранить в электронном виде.

Остальные внутренние документы, вроде приказов, служебных записок, исходящих писем и прочих, могут храниться исключительно в электронном виде, если это отражено во внутренних регламентах организации и если у всех участников процесса есть электронные подписи.

Внутренние документы         

Кадровые документы:

  • журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним
  • журнал учета приказов о приёме на работу
  • форма Т-60 (записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику)
  • форма Т-61 (записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении))
  • табель учёта рабочего времени

Приказы


Служебные записки


Исходящие письма


Реестры акционеров обществ


Внутренние накладные


Если говорить о внешней документации, то здесь всё целиком зависит от договорённостей организаций. Законодательно не запрещается хранить договоры, акты и подобные документы в электронном виде. Главное, чтобы обе стороны имели заключённое между собой соглашение о правилах использования и признания электронных подписей. Крайне рекомендуется использовать электронный документооборот для передачи договоров, а не электронную почту.

Внешние документы         

Договоры


Акты сверки


Экспедиторские расписки


Протоколы разногласий


Счета


Транспортные накладные


С первичными учётными документами обстоит несколько иная ситуация. Так как такого рода документы отправляются в налоговые инстанции, их формат зачастую жёстко регламентирован. Они называются формализованными электронными документами. Такие документы должны храниться в формате .XML. Остальную документацию можно посылать в ФНС в форматах jpg, tif, pdf или png.

Первичные учётные документы         

Акты сдачи-приёмки работ


Универсальный передаточный документ (УПД)


Корректировочные счета-фактуры и УПД


Акты приемки работ


Основная проблема хранения документов в электронном виде заключается в необходимой для этого инфраструктуре. Электронные документы долгосрочного хранения лучше всего содержать в специализированном электронном архиве. Таким образом можно гарантировать сохранность документации и, тем самым, её юридическую силу. Остальную электронную документацию лучше всего хранить в системе электронного документооборота, на локальном сервере компании. Проблема быстрого доступа к пересылке таких документов решается продуктом «1С-ЭДО». Это решение интегрировано с «1С:Документооборот» (и другими продуктами «1С») и позволяет очень быстро обмениваться документами с контрагентами и проверяющими органами не выходя из программ «1С». При этом все пересылаемые документы сохраняют свою юридическую силу и защищённость.

Узнайте подробнее о том, как подключить «1С-ЭДО»

Подробнее об электронном архиве:


Какие электронные документы рекомендуется долгосрочно хранить в электронном архиве?



whatsapp