Хранение электронных документов

В этой статье мы подробно расскажем:

• какие документы можно хранить в электронном виде;
• можно ли использовать сканы первичных документов;
• какие требования предъявляются к хранению ЭД (электронных документов);
• где можно хранить электронную документацию;
• какие сроки хранения архивов в электронном виде;
• как ЭД передаются в архив;
• можно ли выдать ЭД из архива, и как;
• как уничтожать ЭД;
• ответы на частые вопросы.

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Коротко — какие документы можно хранить только в электронном виде, а для каких нужен бумажный оригинал:

Документ	Без бумаги	Условие и основание
УПД, счёт-фактура, полученные через оператора ЭДО	Да	Хранят в исходном XML-формате вместе с электронными подписями (ФСБУ 27/2021; форматы ФНС)
Договор, акт, подписанные УКЭП через ЭДО	Да	Документ создан и подписан в электронном виде (63-ФЗ, ст. 6)
Трудовой договор, заявления, подписанные в КЭДО	Да	Если работник дал согласие на электронное взаимодействие и подписи допустимы (ТК РФ, ст. 22.1–22.3)
Служебные записки, приказы по основной деятельности в СЭД	Да	Если ЭДО и вид подписи закреплены локальными актами (63-ФЗ, ст. 6, ч. 2)
Скан бумажного договора, накладной, акта	Нет	Скан — копия; храните бумажный оригинал (ФСБУ 27/2021: документ хранится в том виде, в котором составлен)
Трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности	Нет	Кадровый ЭДО на них не распространяется (ТК РФ, ст. 22.1, ч. 3)
Приказ об увольнении	Нет	Кадровый ЭДО на него не распространяется (ТК РФ, ст. 22.1, ч. 3)
Акт о несчастном случае на производстве	Нет	Кадровый ЭДО на него не распространяется (ТК РФ, ст. 22.1, ч. 3)
Документы о прохождении инструктажей по охране труда	Нет	Кадровый ЭДО на них не распространяется (ТК РФ, ст. 22.1, ч. 3)

Подробнее о каждой группе документов — ниже.

Прежде всего оговорим важный нюанс – когда мы говорим об ЭД, то имеем в виду документ, который был создан и подписан в электронном виде, а не бумажный документ, который отсканировали и оцифровали уже после завершения его пути в делопроизводстве. Скан не является юридически значимым ЭД, хотя его использование в электронной форме, безусловно, удобно. Для сканов необходимо хранить их бумажные оригиналы. Отметим, что "1С:Документооборот" умеет вести учет хранения и бумажных документов (можно указать место хранения, кол-во листов и другие данные), и ЭД.

ЭД, которые были созданы и подписаны правильным образом в электронной форме, в этой же форме можно хранить. Но не каждый документ разрешается создавать в цифровом виде. Рассмотрим отдельно правила относительно внутренней, внешней и первичной документации.

Внутренние документы

Электронный оборот и хранение документации сейчас разрешено почти для всех видов внутренних документов, за исключением небольшого количества кадровых. При этом такое использование и хранение должно быть оговорено во внутренних регламентах организации, плюс у всех ответственных лиц документа должны быть электронные подписи. Что касается кадровых документов, то для перевода их в цифровой формат дополнительно требуется согласие работника.

Нельзя оформлять и хранить только в электронном виде (на них кадровый электронный документооборот не распространяется — ТК РФ, ст. 22.1, ч. 3):

• актов о несчастном случае на производстве;
• трудовых книжек, других сведений о трудовой деятельности;
• журналов (или других документов) о прохождении инструктажей по охране труда;
• приказов об увольнении.

Внешние документы

Внешнюю электронную документацию вы также можете хранить в электронном виде – как она и была создана. Главное, чтобы документ был сформирован и подписан по всем правилам. Юридическая значимость внешнего ЭД обеспечивается либо усиленной квалифицированной электронной подписью, либо соглашением с контрагентами о взаимном признании электронных подписей. И, конечно же, для обмена документами лучше использовать не обычную электронную почту, а специализированную систему ЭДО, с встроенным функционалом квалифицированных электронных подписей.

В цифровом виде можно хранить:

• счета;
• транспортные накладные;
• договоры;
• протоколы разногласий;
• акты сверок и другую документацию.

Первичные документы

Все виды первичной учетной документации могут использоваться и храниться в электронной форме. Но так как ФНС уделяет таким документам большое внимание и может запросить для проверки, есть нюанс. Часть из них являются формализованными ЭД, то есть такими, чей формат жестко регламентирован приказами ФНС. Хранить их можно только в формате xml; кроме того, есть правила заполнения реквизитов формализованных документов.

На данный момент формализованы, в частности:

• счет-фактура и корректировочный счет-фактура;
• универсальный передаточный документ (УПД) и универсальный корректировочный документ (УКД).

Электронные форматы ТОРГ-12 и акта приемки работ с 1 января 2026 года отменены (приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@) — для передачи товаров и приемки работ используют формат УПД. Актуальные версии форматов публикуются на сайте ФНС.

Остальную документацию можно хранить в произвольных форматах: tif, pdf, jpg или png.

Можно ли использовать сканы первичных документов

Скан бумажного первичного документа — это копия, а не первичный документ. Закон о бухгалтерском учёте знает две формы первичного документа: на бумаге и электронный документ, подписанный электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Скан — электронный образ бумаги, подписей составителей в нём нет. Поэтому бумажный оригинал хранят весь срок, а скан используют как рабочую копию.

Минфин в письмах различает, для чего нужен скан:

Для чего скан	Подойдёт	Основание
Отразить операцию в учёте, пока оригинал в пути	Временно	В исключительных случаях — как временная мера; оригинал на бумаге или в электронном виде всё равно нужно получить (письма Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451, от 14.06.2024 № 03-11-11/55025)
Принять к учёту вместо оригинала	Нет	Закон № 402-ФЗ не предусматривает принятие к учёту сканов первичных документов (письмо Минфина от 08.12.2021 № 03-03-07/99864)
Подтвердить расходы по налогу на прибыль	Нет	Скан не является оправдательным документом; расходы подтверждают оригиналом или электронным документом с квалифицированной подписью (письмо Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882)
Ответить на требование налоговой	Да, как копия	Бумажные документы можно представить в виде электронных образов по формату ФНС — по ТКС или через личный кабинет, заверив усиленной квалифицированной подписью (п. 2 ст. 93 НК РФ)
Искать, согласовывать, показывать документ сотрудникам	Да	Рабочая копия в учётной системе или СЭД; оригинал хранится в архиве

Требования к скан-копии

Чтобы скан можно было использовать в работе и отправить в налоговую, проверьте:

• читаются весь текст и все реквизиты: даты, номера, подписи, печати, визы и отметки;
• отсканированы все страницы и приложения, один документ — один файл;
• формат и разрешение файла подходят под формат ФНС для электронных образов, если документ пойдёт в налоговую;
• скан привязан к документу учёта — реализации, поступлению, договору, — чтобы его можно было найти без поиска по папкам;
• у скана указано, где хранится бумажный оригинал: дело, коробка, архив.

Если первичных документов много, сканы и электронные документы удобно собрать в одном архиве, связанном с учётной системой: комплект по контрагенту и периоду собирается для налоговой пакетом, а бумажные оригиналы лежат в архиве с понятным адресом хранения. Как это устроено, — на странице «Электронный архив бухгалтерских документов на 1С:Документообороте».

Требования к хранению электронных документов

Порядок хранения электронных архивных документов в организациях задают Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77; с 17.09.2023 они заменили приказ Минкультуры № 526). Рекомендации по долговременной сохранности дает ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. С учетом этих документов владелец архива должен обеспечить:

• хранение электронного документа в нескольких экземплярах (рекомендуется не менее двух) в разных местах или на разных устройствах;
• возможность открыть, прочитать, проверить состояние, перезаписать документ – например, хранить и обслуживать технические средства, программное обеспечение для этого;
• сохранность документов, защиту от несанкционированного доступа. Владелец архива несет полную ответственность за уничтожение, повреждение, незаконную рассылку или копирование ЭД;
• читаемость документа. Распространенной ошибкой является, например, чрезмерное сжатие файлов для экономии дискового пространства – текст документа может стать в результате нечитаемым;
• соблюдение формата архивного хранения – основная часть электронного документа передается на архивное хранение в формате PDF/A (Правила № 77, п. 141);
• идентификацию и маркировку ЭД – так, чтобы можно было объединять ЭД в группы, а также при необходимости оперативно найти и представить в контролирующие органы нужный документ;
• понятную структуру номенклатурных дел, связь между архивными документами. В "1С:Документооборот" последнее реализовано с помощью удобной системы ссылок между связанными документами;
• регулярную проверку и перезапись носителей — на практике раз в несколько лет. Необходимо заменять носители, так как старые со временем могут отказать. Также нужно учитывать изменение технологий и по возможности перезаписывать ЭД в новые форматы.

Способы хранения электронных документов

Документы долгосрочного хранения можно разместить:

1. На внешних носителях. Недорогой, простой, но при этом самый ненадежный способ. Флешку или внешний диск легко потерять или механически повредить. У них ограниченный ресурс перезаписи, который часто меньше заявленного. Серьезную защиту от несанкционированного доступа на таких носителях организовать невозможно.
2. Локальный архив на компьютере. Также сравнительно простой и дешевый, но не очень надежный способ. На компьютере можно организовать только самое простое разграничение прав доступа, при этом оно будет неудобным для пользователей архива. Данные в локальной сети легко украсть, повредить вирусом, так как обычно информационная безопасность на большинстве предприятий организована на самом низком уровне. Компьютер может сломаться, и тогда архив может быть полностью утерян.
3. Облачный архив. Его единственная особенность - для доступа к данным нужен интернет. В остальном он полностью соответствует всем требованиям к хранению архива с ЭД: есть несколько уровней доступа, высокий уровень защиты от взлома и физического уничтожения данных.
4. Системы электронного документооборота. Чаще всего они предлагают в комплексе и организацию электронного архива и архива долговременного хранения. Такая функция есть в "1С:Документооборот", "1С:Архив", а в связке с "1С:ЭДО" будет также работать функция обмена документами с внешними контрагентами. В "1С:Документооборот" можно организовать гибкую систему разграничения прав доступа к документам, плюс система по умолчанию хорошо защищена от несанкционированного доступа. В ней реализована удобная структура номенклатурных дел, с учетом, в том числе, и бумажных архивных документов.

Сроки хранения электронных документов

Сроки для ЭД совпадают со сроками хранения их бумажных аналогов. Сейчас они определяются Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, точнее, Перечнем, который был утвержден этим приказом. По каждому виду документа установлен свой срок хранения. По некоторым кадровым он зависит от даты создания: до 2003 года - 75 лет, начиная с 2003 года - 50 лет.

Передача электронных документов в архив

Для хранения электронные документы передаются в архив. Некоторые ошибочно полагают, что если ЭД находится в системе электронного документооборота, или хранится у вас на компьютере, это и есть архивное хранение. На самом деле документ необходимо особым образом обработать, чтобы обеспечить его защиту и сохранность, а также зафиксировать его передачу в архив.

Есть определенные требования и рекомендации для передачи электронных дел. Если вы не используете программу СЭД, которая автоматически учитывает все законодательные нормы при организации работы с архивом, то вам нужно с ними ознакомиться самостоятельно. В числе таких требований:

• преобразовать основную часть ЭД в формат архивного хранения – PDF/A;
• проверить файлы на неповрежденность (открываются, содержат полную информацию) и читаемость;
• систематизировать, распределить документацию по архивным делам;
• сформировать электронный архивный документ: файл основной части в PDF/A, файлы приложений, файлы электронных подписей и файл описания с регистрационными данными (метаданными) — Правила № 77, п. 141;
• просканировать носители, предназначенные для хранения, антивирусной программой и т. п.

Использование 1С Документооборот в этом плане существенно сэкономит вам время. Все, что нужно будет сделать для передачи документов в электронный архив, это сформировать дела в программе (если они еще не сформированы), создать документ передачи с перечнем дел и провести его. Далее эти документы автоматически появятся в системе "1С:Архив".

Выдача электронной документации

Во время хранения документации может потребоваться выдать ЭД из архива по внутренним корпоративным запросам или внешним (например, от контролирующих органов). Полное изъятие и передача, как было бы с бумажным документом, не предусмотрены – ЭД выдается путем копирования. Достоверность копии легко проверяется, так же как и наличие ЭЦП.

Если вы используете "1С:Документооборот" с интеграцией "1С:ЭДО", то можно организовать оперативную выдачу документа не только в локальной сети, но и удаленно, в том числе внешнему контрагенту.

Факт выдачи документа заносится в специальный электронный журнал, где отражается:

• организация или внутрикорпоративное подразделение, которое запросило документ;
• ФИО запросившего, должность;
• дата выдачи;
• учетные данные выдаваемого документа
• дату возврата документа
• и др.

Уничтожение ЭД

Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще. Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела. Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.

При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс. Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все. Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.

Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:

• используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
• в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.

Хранить такие документы удобнее в СЭД: электронный документооборот сам формирует дела и считает сроки хранения.

Частые вопросы

Заключение

Основная проблема хранения документов в электронном виде заключается в необходимой для этого инфраструктуре. Чтобы обеспечить сохранность важной документации и документов, которые должны храниться длительное время, можно организовать архив:

• на внешних жестких дисках;
• в облачном защищенном хранилище;
• на локальных серверах компании.

При этом нужно обеспечить дублирование информации на разные носители, установленный законом формат документов и другие меры для сохранности документации и возможности ее открыть и прочитать через долгое время.

Также электронную документацию можно хранить в системе электронного документооборота, на локальном сервере компании. В этом случае система СЭД + ЭДО выступает как способ хранения документации и одновременно решает проблему быстрой пересылки нужных документов. Для этого, например, подходит связка программных продуктов "1С:ЭДО" и "1С:Документооборот" (или другой продукт "1С"). Она позволяет надежно хранить документацию, а при необходимости быстро обмениваться юридически значимыми и защищенными документами с контрагентами и проверяющими органами.

Узнайте подробнее о том, как подключить «1С-ЭДО»

Подробнее об электронном архиве:

Какие электронные документы рекомендуется долгосрочно хранить в электронном архиве?