Какие электронные документы рекомендуется долгосрочно хранить в электронном архиве? – База знаний 1С-КПД
Вопросы и ответы
Для получения ответов на свои вопросы, выберите нужную вам категорию. Все вопросы разбиты по категориям.
Электронный документооборот

Какие электронные документы рекомендуется долгосрочно хранить в электронном архиве?

Во-первых, в электронном архиве рекомендуется хранить договоры:

  • Договоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления)
  • Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним
  • Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества
  • Договоры доверительного управления имуществом, в т.ч. ценными бумагами
  • Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним
  • Договоры мены недвижимого имущества
  • Договоры поручения по движимому и недвижимому имуществу
  • Паспорта сделок
  • Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев
  • Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями
  • Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра
  • Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов
  • Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве с международными и иностранными организациями


Во-вторых, организационно-распорядительные документы:

  • Правила, инструкции, регламенты, стандарты, порядки, положения, классификаторы, рекомендации, кодексы (межведомственные, корпоративные)
  • Базы данных (справочные, полнотекстовые) по локальным нормативным актам и распорядительным документам организации
  • Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:
  • Приказы, распоряжения по основной деятельности; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним
  • Уставы, положения организации
  • Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества
  • Протоколы учредительных собраний организаций
  • Списки учредителей (участников) организаций
  • Положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах организации
  • Положения о совещательных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации
  • Структура организации, пояснительные записки к ней
  • Штатные расписания организации, изменения к ним
  • Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)
  • Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя организации, должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации
  • Документы (программы, доклады, выступления, сообщения, повестки, фото-, фоно-, видеодокументы) заседаний коллегиальных органов организации, съездов, конгрессов, пленумов, конференций, "круглых столов", совещаний, торжественных приемов, встреч
  • Документы (положения, программы, отчеты, протоколы, стенограммы, решения о награждении дипломами, грамотами) о проведении и подведении итогов конкурсов, смотров, соревнований (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных, спортивных)
  • Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров
  • Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами Российской Федерации; уведомления Банка России о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг
  • Отчеты эмитента за 1 квартал
  • Списки лиц, имеющих право на дивиденды, списки лиц имеющих право на участие в общем собрании акционеров
  • Списки аффилированных лиц
  • Реестры владельцев ценных бумаг, выписки из реестров владельцев ценных бумаг
  • Ведомости на выдачу дивидендов
  • Документы (справки, акты) проверок (комплексных, тематических) подведомственных организаций
  • Документы (уведомления, проверочные листы, задания, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения) проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в т.ч. без взаимодействия с объектом надзора
  • Номенклатуры дел организации
  • Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
  • Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характер)
  • Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
  • Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
  • Описи дел организации
  • Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
  • Документы (журналы, реестры, базы данных) учета
  • Планы информатизации
  • Базы данных информационных систем


В-третьих, финансовые документы:

  • Финансовые планы по доходам и расходам организации
  • Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним
  • Годовая бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки)

В-четвёртых, кадровые документы:

  • Уведомление об устройстве иностранных граждан
  • Положения, уставы о дисциплине
  • Тарифные ставки, оклады (должностные оклады), тарифные сетки и тарифные коэффициенты
  • Тарификационные списки (ведомости) работников
  • Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации
  • Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)
  • Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников
  • Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда
  • Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний
  • Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
  • Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
  • Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве
  • Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
  • Книга почета организации