Что такое ЭДО и зачем он нужен?

Содержание

• Что такое ЭДО
• Виды ЭДО
• Кто может пользоваться ЭДО
• Бумажный и электронный документооборот: как совмещать
• Преимущества и недостатки ЭДО
• Кадровый ЭДО
• Схема ЭДО
• Какая ЭЦП потребуется для ЭДО
• Подходит ли ЭДО для вашей компании
• Операторы ЭДО
• Переход на ЭДО

Что такое ЭДО

Электронный документооборот – современная система, которая позволяет уйти от информации на бумажных носителях. Цифровая форма хранения, обработки и обмена документами намного удобнее. Это экономит время, расходы на бумагу и краску, обслуживание техники (принтеров), не говоря уже о том, что работать таким образом намного удобней.

Виды ЭДО

ЭДО на предприятии может быть:

• внутренним (используется только для внутренних документов);
• внешним (обмен документацией производится, в том числе, с другими предприятиями).

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО подходит компаниям любого масштаба – от небольших до крупных организаций. Активно используют системы ЭДО в своей работы и ИП. Такой способ ведения документооборота ускоряет взаимодействие с контрагентами. Всю цифровую документацию можно отправлять, принимать и подписывать в один клик.

Бумажный и электронный документооборот: как совмещать

Полностью и в сжатые сроки перейти на ЭДО весьма затруднительно: это займёт некоторое время; к тому же далеко не все партнёры, вероятно, используют ЭДО. Выход – использовать и цифровые носители, и их бумажные аналоги. Некоторые системы позволяют прикреплять к цифровому носителю скан бумажного оригинала. При этом найти нужный документ не составит труда, так как он будет включён в электронную систему. Бумажный оригинал при распечатывании маркируется QR-кодом, который связывает его с электронной версией.

Преимущества и недостатки ЭДО

Разумно ли переходить на ЭДО именно вам? Разобраться в вопросе поможет подробное рассмотрение преимуществ и недостатков данной системы.

ЭДО позволяет компании получить ряд преимуществ:

• Экономию расходов (бумага, краска для принтера, обслуживание оргтехники), а также исключение почтовых расходов. Отдельные виды документов, согласно законодательству, требуют хранения в бумажном виде; для большинства же достаточно электронного вида.
• Экономию времени. Электронный документ легче найти среди множества других, процесс обмена такими документами займёт не больше нескольких минут. Обмен же бумажными документами может занимать длительное время (особенно, если получатель и отправитель территориально находятся в разных городах). Отправку электронных документов можно производить круглосуточно, с любого устройства.
• Возможность отслеживания статуса документа: отправитель всегда может посмотреть, принят ли его документ, подписан или отклонён.
• Защиту от доступа третьих лиц. Системы ЭДО полностью безопасны: доступ к информации злоумышленников или вероятность утери документы исключены.
• Возможность интеграции с системой бухучёта на предприятии.
• Экономию пространства: не нужно выделять отдельное помещение под хранение бумажной документации – все документы хранятся на серверах ЭДО.
• Повышение эффективности работы сотрудников: согласования документов происходят быстрее, доведение информации до пользователей многократно ускоряется, упрощается контроль за действиями сотрудников, есть возможность отследить историю изменений документа.

Но и недостатки у систем ЭДО также есть:

• Риск потери информации из-за программного сбоя.
• Необходимость ведения смешанного документооборота, если у части партнёров отсутствует ЭДО.
• Необходимость вложений на этапе внедрения системы ЭДО: приобретение СЭД, электронных подписей, обучение сотрудников.

Кадровый ЭДО

Кадровый ЭДО позволяет работать со следующими видами документов:

• трудовыми договорами и ГПХ;
• заявлениями;
• приказами;
• графиками отпусков;
• журналами охраны труда;
• больничными листами;
• обходными листами;
• трудовыми книжками и многими другими (до 160 видов кадровых документов).

Схема ЭДО

Все системы ЭДО работают по одному принципу.

Как происходит обмен документами в рамках ЭДО:

• отправитель создаёт документ, подписывает его при помощи специальной электронной подписи;
• создатель отправляет документ через установленную на предприятии систему программного обеспечения. Такой способ передачи информации является надёжным и защищённым, может использоваться для любых видов документов;
• получатель принимает документ и подписывает его со своей стороны электронной подписью (если получатель не согласен с документом, он может отклонить его с соответствующим комментарием либо внести необходимую корректировку, а также создать со своей стороны новый документ и направить его отправителю);
• отправитель получает уведомление о том, что документ принят и подписан.

Если получатель цифрового документа не пользуется системой ЭДО, ему на почту придёт приглашение зарегистрироваться.

ЭП (электронная подпись) в данном случае абсолютно эквивалентна подписи от руки. Документы, подписанные ЭП, обладают юридической силой.

Какая ЭЦП потребуется для ЭДО

Наличие электронной подписи – обязательное условие при использовании ЭДО. КЭП (квалифицированная подпись) делает возможным участие в госзакупках, различных видах торгов, регистрацию онлайн-кассы в ФНС, приём на работу сотрудника (подпись трудового договора) или осуществление других необходимых процедур с документами.

Неквалифицированная подпись подойдёт для внутреннего документооборота компании.

Ещё один вид ЭП – простая подпись. Она используется физическими лицами и не подходит для организации.

Подходит ли ЭДО для вашей компании

Наибольшее количество плюсов от перехода на ЭДО смогут ощутить крупные компании с серьёзным документооборотом, особенно если они имеют несколько филиалов и работают с партнёрами в различных регионах. Такие предприятия сразу почувствуют экономию, связанную с почтовыми расходами и затратами на печать документов.

Для небольших компаний преимущество внедрения ЭДО, в первую очередь, касается скорости обмена документами: например, покупатель сможет мгновенно получить счёт и быстрей оплатить заказ.

Просчитать, эффективно ли будет внедрение в вашей компании ЭДО, поможет калькулятор на сайте ФНС: вы сможете сопоставить предстоящие затраты с потенциальной выгодой.

Операторы ЭДО

Наиболее простой путь внедрения ЭДО на предприятии – подключение к одному из операторов, который уже располагает настроенной системой обмена цифровыми документами. Это гораздо дешевле, быстрей и удобней, чем создавать такую систему на предприятии самостоятельно. Система, к которой вы решите присоединиться, должна будет уведомить ФНС о том, что вы подключились к ЭДО. Также в функции оператора входит проверка подлинности ЭП, шифрование каналов, по которым передаётся информация, и обеспечение её безопасности и конфиденциальности.

Список одобренных систем ЭДО на сегодняшний день можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на ЭДО

Если вы приняли решение перейти на ЭДО, вам необходимо:

1. Уведомить контрагентов о внедрении ЭДО.
2. Приобрести для каждого сотрудника, кто имеет право подписи, собственную ЭП (сделать это можно в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Министерства связи РФ).
3. Выбрать подходящую систему, заключить договор с оператором и подключиться к ней.
4. Начать работу с электронными документами.

Перечисленные выше шаги не представляют сложности: при необходимости помощь во внедрении системы могут оказать специалисты выбранного сервиса.