Какие требования есть к СЭД для связки с архивным хранилищем?
Система электронного документооборота обязательно должна поддерживать автоматическое обновление информации о подлинности электронных документов, обновлять их метаданные. Должна быть выстроенная инфраструктура для передачи электронных документов из оперативного хранилища в архивное в виде архивной единицы, которая включает сам документ и его метаданные.
СЭД должна соответствовать нормативным требованиям, в частности, обеспечивать установленный режим конфиденциальности информации, дифференцируя субъектов доступа к такой системе, ограничивать возможность распространения информации, содержащейся в системе, а также обеспечивать необходимый уровень защиты информации.
В СЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей учетных форм классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.
В СЭД должно обеспечиваться формирование и представление (в том числе печать на бумажном носителе) сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему, и действиях с ними, а также других документов, создание которых предусмотрено правилами ведения делопроизводства и хранения документов.
В СЭД должна быть реализована возможность хранения:
СЭД должна соответствовать нормативным требованиям, в частности, обеспечивать установленный режим конфиденциальности информации, дифференцируя субъектов доступа к такой системе, ограничивать возможность распространения информации, содержащейся в системе, а также обеспечивать необходимый уровень защиты информации.
Какие функции должна поддерживать СЭД?
Система электронного документооборота должна поддерживать:- импорт (прием), регистрацию, экспорт (отправку) ЭД, хранение, управление доступом,
- визуализацию, поиск, отчеты и анализ, поддержание деловых процессов,
- информационный аудит, систематизацию дел, экспертизу ценности, процедуры архивного хранения.
В СЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей учетных форм классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.
В СЭД должно обеспечиваться формирование и представление (в том числе печать на бумажном носителе) сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему, и действиях с ними, а также других документов, создание которых предусмотрено правилами ведения делопроизводства и хранения документов.
В СЭД должна быть реализована возможность хранения:
- актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению;
- сведений (метаданных), связанных с передачей документов на хранение в электронном архиве;
- описей дел структурных подразделений.
Эти требования выполняют системы электронного документооборота на 1С — их можно сравнить в одном разделе.
◉ Остались вопросы?
Наши эксперты помогут подобрать решение под ваши задачи.