ЭПД для перевозчиков: как подписывать электронные транспортные накладные

● Наталия Бурцева — эксперт по 1С:Документообороту
▣ Опубликовано 23 октября 2026
◷ 6 минут на чтение

Из каких титулов состоит электронная транспортная накладная, кто и какой подписью их подписывает, как подписывает водитель и чек-лист перевозчика, в том числе для ИП.

Для перевозчика переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) означает, что груз принимают и сдают по электронной транспортной накладной (ЭТрН), а свои части накладной — титулы — перевозчик подписывает электронной подписью. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу формируется в электронном виде (Устав автомобильного транспорта, ст. 8, ч. 1).

Ниже — из каких титулов состоит ЭТрН, кто и какой подписью их подписывает, как подписывает водитель, через кого идёт обмен и что подготовить перевозчику, в том числе индивидуальному предпринимателю.

Коротко

Электронные перевозочные документы подписывают усиленной квалифицированной подписью. Физическое лицо, в том числе действующее по доверенности, может подписать усиленной неквалифицированной подписью, созданной в инфраструктуре госуслуг. Простая подпись допускается только для грузополучателя-гражданина (Устав, ст. 18.1, ч. 1).

Что меняется для перевозчика с 1 сентября 2026 года

Накладная — электронная. Договор перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая формируется в виде ЭТрН; случаи бумажного оформления определяет Минтранс (Устав, ст. 8, ч. 1).
Заказ и заявка — тоже электронные, если перевозка выполняется по ним (Устав, ст. 8, ч. 5).
Путевой лист по-прежнему можно оформлять на бумаге или в электронном виде, кроме отдельных случаев, — подробнее в статье «Электронный путевой лист».
Обмен — только через операторов из реестра Минтранса (Устав, ст. 18.1, ч. 14).

Правила одинаковы для организаций и индивидуальных предпринимателей: обязанность связана с договором перевозки, а не с размером бизнеса. Кому ещё нужна ЭТрН и какие есть исключения, — в статье «ЭПД и ЭТрН: что это и кому обязательны с 1 сентября».

Из чего состоит ЭТрН и кто подписывает титулы

Электронная транспортная накладная — не один файл, а последовательность частей, которые заполняют и подписывают разные участники перевозки. Состав и подписантов определяют Правила, утверждённые постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931:

Титул	Что в нём	Кто подписывает
1Грузоотправителя	Участники, условия договора, машина и водитель, груз и сопроводительные документы, обстоятельства погрузки	Грузоотправитель или лицо, которое грузит груз
2Перевозчика о приёме груза	Принятие груза и фактические обстоятельства погрузки	Перевозчик или лицо, уполномоченное подписывать ЭТрН от его имени
3Грузополучателя	Приёмка груза, его фактические характеристики, обстоятельства приёмки	Грузополучатель или уполномоченное им лицо
4Перевозчика о выдаче груза	Выдача груза получателю и обстоятельства выдачи	Перевозчик или уполномоченное лицо
5Переадресовка	Новый пункт доставки или новый грузополучатель	Перевозчик
6Замена водителя или машины	Сведения о новом водителе или транспортном средстве	Перевозчик
7Стоимость перевозки	Выполнение перевозки, плата и порядок расчёта	Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни у перевозчика
8Подтверждение стоимости	Согласие грузоотправителя с данными перевозчика о стоимости	Ответственное лицо грузоотправителя

Цветом выделены титулы перевозчика. Нумерация — для удобства: в Правилах это «файлы обмена». Титулы 5 и 6 оформляют только при переадресовке или замене водителя либо машины.

Как подписывать электронные транспортные накладные

Порядок задают Устав и Правила обмена ЭПД:

Подпись — усиленная. Участники подписывают ЭПД усиленной квалифицированной электронной подписью. Физическое лицо, в том числе действующее по доверенности, может использовать усиленную неквалифицированную подпись, сертификат которой создан в инфраструктуре госуслуг, — это подпись из приложения «Госключ» (Устав, ст. 18.1, ч. 1).
Сотрудник подписывает от имени компании по доверенности. Если титул подписывает не руководитель, а логист или водитель, он использует свою подпись физического лица и машиночитаемую доверенность (63-ФЗ, ст. 17.2). Про МЧД — в статье «МЧД что это и для чего нужна».
Титулы идут по порядку. Сначала титул грузоотправителя, затем парный титул перевозчика о приёме груза, затем титулы грузополучателя и перевозчика о выдаче. ГИС ЭПД проверяет формат файла, действительность подписи и последовательность титулов (ПП РФ № 931).
Простая подпись — только у гражданина-получателя. Грузополучатель — физическое лицо может подписать документ простой электронной подписью, ключ которой получен при личной явке (Устав, ст. 18.1, ч. 1).

Чем отличаются квалифицированная, неквалифицированная и простая подписи, — в статье «Виды электронной подписи».

Как водителю подписать электронную транспортную накладную

Водитель участвует в двух моментах: при погрузке (титул о приёме груза) и при выгрузке (титул о выдаче). Есть два сценария:

Подписывает сам водитель — своей подписью и по доверенности перевозчика, обычно в мобильном приложении оператора.
Подписывает уполномоченный сотрудник в офисе — логист по данным, которые водитель передал с места погрузки или выгрузки.

Какой сценарий выбрать, зависит от числа водителей, связи на маршрутах и того, есть ли у перевозчика диспетчер. Мобильные приложения операторов умеют работать и с подписью водителя, и без неё — уточните возможности при подключении.

Через кого идёт обмен: реестр Минтранса и роуминг

Участники перевозки не отправляют документы в ГИС ЭПД напрямую. Между ними и государственной системой работают операторы информационных систем ЭПД, а работать через системы операторов, которых нет в реестре, нельзя (Устав, ст. 18.1, ч. 14). Реестр ведёт и публикует на своём сайте Минтранс (ст. 18.1, ч. 9 и 15).

Требования к оператору жёсткие: российская компания без иностранного участия, круглосуточная инфраструктура в России, чистые активы не меньше 300 млн рублей (ст. 18.1, ч. 4). Если вы и ваши заказчики работаете у разных операторов, документы ходят между ними в роуминге — его стоит проверить до первого рейса.

Как подобрать оператора и подключить обмен в 1С, — на странице сервиса 1С-ЭПД: там же сценарии для перевозчиков и мобильное приложение для водителей.

Чек-лист перевозчика

Квалифицированная подпись руководителя (её выпускает УЦ ФНС) и подписи сотрудников, которые будут подписывать титулы.
Машиночитаемые доверенности для логистов и водителей.
Договор с оператором из реестра Минтранса и проверка роуминга с основными заказчиками.
Порядок подписания: кто подписывает титулы о приёме и выдаче груза — водитель или сотрудник в офисе, — и в какой срок.
Путевые листы на каждую машину — на бумаге или в электронном виде.
Обучение водителей: что делать при погрузке, выгрузке и расхождениях по грузу.
Хранение подписанных документов — о сроках в статье «Как хранить ЭПД и ЭТрН».

Что грозит, если документы не оформлены, и как действует нештрафуемый период до 1 марта 2027 года, — в статье «Штрафы за электронные транспортные накладные».

Частые вопросы

Нужна ли водителю своя электронная подпись?

Только если титулы будет подписывать он сам. Тогда нужна подпись физического лица (квалифицированная или неквалифицированная из «Госключа») и машиночитаемая доверенность от перевозчика. Если подписывает сотрудник в офисе, подпись водителю не нужна.

Можно ли подписать ЭТрН простой электронной подписью?

Только грузополучателю — физическому лицу, и только ключом, полученным при личной явке (Устав, ст. 18.1, ч. 1). Организации и перевозчики подписывают усиленной подписью.

Что делать, если заказчик работает у другого оператора?

Настроить роуминг между операторами. Его проверяют заранее: без роуминга титулы не дойдут до второй стороны.

ИП-перевозчику тоже нужно переходить на ЭПД?

Да. Обязанность оформлять ЭТрН связана с договором перевозки, а не с формой бизнеса: ИП-перевозчик подписывает свои титулы так же, как организация.

Сколько хранятся ЭТрН в ГИС ЭПД?

Оператор государственной системы хранит электронные перевозочные документы в неизменном виде пять лет с даты размещения (Устав, ст. 18.1, ч. 5). Свой архив компании стоит вести отдельно — подробнее в статье о хранении ЭПД.