В информационном агентстве ТАСС был проведён методологический проект для улучшения документооборота

В информационном агентстве ТАСС был проведён методологический проект для улучшения документооборота

Рабочих мест
СМИ
Ноябрь 2019 - Июнь 2020
Москва
Задать вопрос
Краткое описание

Проект заключался в том, чтобы тщательно обследовать документооборот компании и в итоге дать рекомендации как подготовить организацию к внедрению 1С:Документооборот. Для этого специалисты 1С-КПД провели тщательный анализ существующего документооборота компании, провели интервью с представителями разных структурных подразделений, а также провели аудит IT-инфраструктуры организации.

Цели и задачи
  • Анализ существующей в организации системы документооборота;
  • Анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам Заказчика, регламентирующим документооборот;
  • Проведение интервьюирования структурных подразделений Заказчика;
  • Определение границ автоматизации с их обоснованием, аудит существующей IТ-инфраструктуры Заказчика в части информационных систем на 1С:Предприятие 8;
  • Подготовка Отчета об обследовании существующего документооборота в ИТАР-ТАСС;
  • Оценка работ по интеграции электронного документооборота в существующую IТ-инфраструктуру Заказчика в части информационных систем на платформе 1С:Предприятие 8;
  • Внесение предложений по дооборудованию IТ-инфраструктуры Заказчика в части информационных систем на платформе 1С:Предприятие 8;
  • Подготовка функциональных требований для подготовки технического задания проекта по автоматизации бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ИТАР-ТАСС на платформе 1С: Предприятие 8, в части подготовки автоматизации данных бизнес-процессов.
Особенности и уникальность проекта
Уникальность выражается сложностью проекта. В каждом отделе работа с документами велась по-своему. В зависимости от отдела, одни и те же документы могли иметь разные маршруты. Кроме того, в организации был очень сложный процесс согласования договорной документации. Для согласования договоров использовалась сильно модифицированная система 1С:Бухгалтерия. Сложность состояла в том, что не было специалистов, которые хорошо знали бы как проходят маршруты через эту систему. Также была децентрализованная регистрация документов, что не позволяло оценить количество входящих и исходящих документов.

Результаты проекта

В результате были описаны бизнес процессы и документопотоки Заказчика, даны рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, требования к организации хранения документов в информационной системе. Кроме того, был составлен документ «Функциональные требования», который может служить основанием для написания технического задания на автоматизацию.


Поделиться ссылкой:
Похожие материалы