1С:Документооборот — что это за программа

● Наталия Бурцева — эксперт по 1С:Документообороту
▣ Опубликовано 13 декабря 2019
◷ 10 минут на чтение

1С:Документооборот (сокращённо 1С:ДО, в обиходе «ДО 1С») — это программа фирмы «1С» на платформе «1С:Предприятие 8», в которой организация регистрирует, согласовывает, подписывает, исполняет и хранит документы. Она ведёт документ по маршруту, следит за сроками поручений и сохраняет всю историю работы с ним. По классу это ECM-система, текущая версия — 3.0.

Ниже — для чего нужна программа, что она умеет, как с ней работать сотруднику, чем отличаются редакции и с чего начать.

Что такое 1С:Документооборот

Если сказать простыми словами, это готовое решение для работы с документами и поручениями. Его выпускает фирма «1С», и работает оно на той же платформе «1С:Предприятие 8», что бухгалтерия, кадры и ERP. Для сотрудника это одно рабочее место: входящее письмо, договор или служебная записка лежат в карточке документа вместе с файлами, а рядом видно, кто и что по ним должен сделать и к какому сроку.

Названия «1С:Документооборот», «1С:ДО» и «ДО 1С» обозначают один и тот же продукт. Сегодня актуальна версия 3.0, во всех редакциях программа поставляется именно в ней.

Какой это класс программ: СЭД и ECM

По задачам это система электронного документооборота (СЭД): она отвечает за движение документов и контроль исполнения. Более широкий класс — ECM, управление корпоративным контентом: документами, файлами и записями на всём их жизненном цикле. 1С:Документооборот поддерживает большинство функций ECM-систем, поэтому его относят к этому классу — подробно в статье об ECM-системах. Если к нему добавить 1С:Архив, получится ECM-система на 1С: документы, процессы и долговременное хранение на одной платформе.

Сам документооборот — это движение документов от создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив. Как он устроен в организации, какие бывают формы и этапы, разобрано в статье про формы и этапы документооборота.

Для чего нужен 1С:Документооборот

Программа нужна, когда бумага и почта перестают справляться. Типичные признаки:

документы теряются или их долго ищут;
согласование договора или приказа занимает больше недели;
поручения руководителя срываются, а об этом узнают в последний момент;
нельзя быстро сказать, у кого сейчас документ и на каком он этапе;
есть филиалы или удалённые сотрудники, которым нужно подписывать документы;
документов становится больше, а канцелярия не успевает.

Если документов немного и все сидят в одном офисе, можно обойтись и без системы. Но когда согласования затягиваются, а документы ищут дольше, чем работают с ними, она окупается и в небольшой компании. Лучше начать с одного процесса, например с договоров.

Что система берёт на себя:

Порядок в документах. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов с номером и карточкой, номенклатура дел, шаблоны.
Согласование и подпись. Маршруты, лист согласования, электронная подпись, отметка о подписи на документе.
Контроль исполнения. Резолюции, задачи, сроки, напоминания, отчёты по исполнительской дисциплине.
Договоры. Реестр, шаблоны, согласование, контроль сроков и оплат.
Хранение и поиск. Полнотекстовый поиск, сроки хранения, передача дел в архив.
Обмен с другими системами. Связь с программами 1С и операторами ЭДО.

Какие возможности есть в версии 3.0

Документы и делопроизводство

Входящие, исходящие и внутренние документы, договоры и заявки на оплату ведутся в одном справочнике. Особенности каждого вида задаются настройками: нумерация, файлы, реквизиты, обработка, права доступа. Регистрационные номера присваиваются автоматически, у каждого сотрудника есть рабочее место «Мои документы». Учёт ведётся по номенклатуре дел, можно отмечать места хранения бумажных оригиналов, а сканы документов распознаются через сервис распознавания.

Согласование и подписание

Согласование, подписание, утверждение, регистрация, исполнение и ознакомление в версии 3.0 собраны в одной обработке документа. Есть визы, лист согласования и лист ознакомления с историей. Документы подписывают усиленной электронной подписью, можно подписать сразу несколько файлов, а на самом документе появляется отметка о подписи. В редакции КОРП добавляются комплексные процессы с нелинейным маршрутом, эскалация задач и согласование в режиме замечаний.

Поручения и контроль исполнения

Задачи собраны в трекер: свои, подчинённых, поставленные вами, просроченные. Поручения можно ставить по документам, файлам и контрагентам, задавать иерархию подзадач и ставить на контроль. На время отпуска назначается заместитель с полной или частичной передачей полномочий. У руководителя есть отдельный рабочий стол, на котором видны сроки и загрузка сотрудников.

Договоры

В программе ведут реестр договоров, в том числе многосторонних, работают с шаблонами, согласуют их и контролируют сроки и оплаты. В редакции ПРОФ для договорной документации есть готовые типовые настройки.

Совещания и проекты

Для совещаний программа хранит повестку и протокол, а поручения по итогам ставятся прямо из протокола. В КОРП и старших редакциях есть и управление проектами с диаграммой Ганта.

Архив, поиск и работа с телефона

Документ ищут по реквизитам и по тексту, файлы хранятся с версиями, а предпросмотр открывает их без запуска офисных программ. Согласовывать документы и работать с задачами можно с телефона: есть мобильный клиент для iOS и Android.

Совместная работа

В редакции КОРП и старших к этому добавляются встроенная почта, каналы обсуждений, рабочий календарь, бронирование помещений, учёт рабочего времени и отсутствий, уведомления в Telegram и VK. В ПРОФ коллективная работа ограничена файлами: версии, сравнение версий в MS Office, OpenOffice или Р7-Офис.

Права доступа и безопасность

Доступ задаётся по папкам, видам документов и рабочим группам, поэтому сотрудник видит только то, что ему положено. В КОРП действия пользователей протоколируются, есть двухфакторная аутентификация и вход через OpenID Connect. По журналу видно, кто и что делал с документом.

Как пользоваться 1С:Документооборотом

Работа в системе строится вокруг документа и задач по нему. Схема для сотрудника выглядит так.

Откройте рабочий стол. Здесь собраны виджеты, быстрый доступ к своим задачам и документам. Руководитель видит срок и загрузку подчинённых на своём рабочем столе.
Создайте документ. Выберите вид: входящий, исходящий, внутренний, договор или заявка на оплату. Вид определяет нумерацию, набор реквизитов, правила работы с файлами и права доступа. Заполните карточку и добавьте файл, например из шаблона или со сканера. Регистрационный номер система присвоит сама.
Запустите обработку. Выберите, что нужно сделать с документом: согласовать, подписать, утвердить, зарегистрировать, передать на исполнение или ознакомление. Участников, сроки и условия задаёт настройка обработки.
Работайте с задачами. Согласующие и исполнители получают задачи, отмечают выполнение или оставляют замечания. Руководитель накладывает резолюцию: кто, что и в какой срок должен сделать.
Подпишите. Подписание идёт усиленной электронной подписью прямо в системе, отметка о подписи ставится на документ.
Найдите и сохраните. Исполненный документ попадает в дело по номенклатуре, его находят по реквизитам и по тексту, а по истечении срока передают в архив.

Какие виды документов и маршруты будут в вашей системе, определяет настройка под компанию, поэтому экраны у разных организаций различаются. Пошаговые инструкции по конкретным действиям — в базе знаний по 1С:Документообороту.

Пример: путь договора

Покажем схему на самом частом документе. Это иллюстрация логики, а не описание конкретной настройки.

Юрист или менеджер создаёт договор из шаблона: типовая форма заполняется автоматически, а карточка договора хранит файлы и реквизиты.
Договор уходит на согласование по маршруту. Согласующие видят документ одновременно или по очереди, оставляют замечания и визы, а система собирает лист согласования.
Руководитель подписывает электронной подписью, на документе появляется отметка о подписи.
Подписанный договор отправляют контрагенту через оператора ЭДО (эта возможность входит в КОРП и старшие редакции).
Система следит за сроком действия договора и оплатами, а в карточке остаётся вся история: кто, когда и что сделал.

Такой же путь с другими участниками и сроками проходят приказы, служебные записки и входящие письма.

Кому программа помогает в работе

Руководителю — видны сроки, загрузка сотрудников и просрочки без совещаний и звонков. Подробнее — в статье про рабочий стол руководителя.
Делопроизводителю — регистрация, нумерация, рассылка копий, журналы и отчёты делаются автоматически.
Исполнителю — все задачи и документы по ним в одном месте, а о сроках напоминает система.
Согласующему — документ приходит задачей, замечания и визы остаются в истории.
ИТ-специалисту — типовой обмен с учётными программами 1С, методические материалы, книги, инструкции и курсы, чтобы самостоятельно разобраться с настройкой.

Как 1С:Документооборот работает с другими программами 1С

Сильная сторона продукта — платформа. 1С:Документооборот работает на той же платформе «1С:Предприятие», что бухгалтерия, кадры и ERP, поэтому обмен с ними проще, чем у систем на отдельной платформе. СЭД на платформе 1С можно связать с учётными программами, и документы, процессы согласования и данные учёта начинают работать в единой информационной среде. С чем связывается программа:

обмен данными с 1С:ERP, 1С:Бухгалтерией и 1С:ЗУП;
связь с 1С:Архивом для долговременного хранения и с 1С:Кабинетом сотрудника для кадровых документов;
обмен документами с контрагентами через операторов ЭДО, а для госорганов — через МЭДО.

Ещё одна практическая деталь: клиентские лицензии 1С:Предприятия 8, купленные для других программ, подходят и для 1С:Документооборота. Если сотрудник уже работает в 1С со своего места, документооборот у него запустится без новой клиентской лицензии.

Редакции 3.0: какая для кого

Редакции различаются не базовой работой с документами, а сложностью процессов и масштабом. По таблице фирмы «1С» для версии 3.0 у КОРП и ДГУ отмечено 337 возможностей, у ПРОФ — 166.

ПРОФ — компаниям до 200 сотрудников. Учёт документов, типовые маршруты согласования, контроль поручений, быстрый запуск без отдельного ИТ-отдела.
КОРП — компаниям больше 200 сотрудников со многими подразделениями. Сложные маршруты, коллективная работа, разграничение прав, интеграции.
Для холдинга — группам компаний. У каждого юрлица и филиала своя база, центральный узел собирает данные всей группы. Это развитие КОРП 3.0, все его возможности сохраняются.
ДГУ — государственным и муниципальным учреждениям. Возможности как у КОРП, но учёт обращений граждан по 59-ФЗ включён сразу, есть обмен через МЭДО.

Полная таблица функций и подбор редакции — в статье о том, чем отличаются редакции 1С:Документооборота.

Если у вас версия 2.1. Перейти на новую редакцию можно: данные сохраняются, а старые процессы спокойно завершаются в 2.1, пока идёт параллельная работа. Как проходит переход — на странице перехода с 2.1 на 3.0.

С чего начать работу с программой

Сформулируйте задачи. Выберите один-два процесса, с которых начнёте, например договоры, канцелярию или поручения. Так проще оценить результат и расширять систему потом. Подробный чек-лист подготовки — в статье как подготовиться к переходу на СЭД и не переплатить.
Посмотрите программу. Видеообзор и описание возможностей есть на странице продукта: запись вебинара «Обзор 1С:Документооборот ПРОФ 3.0» идёт 49 минут. Можно записаться на демонстрацию на ваших документах.
Посчитайте комплект. В калькуляторе лицензий и сервера указывают редакцию, число одновременных пользователей, мобильные места, сервер, филиалы и обновления. Считаются сеансы в пике, а не все сотрудники. Результат — спецификация, по которой менеджер подготовит коммерческое предложение.
Выберите формат запуска. Систему можно запускать по модулям, по часам или по проекту; как проходит проектный запуск, описано в статье об этапах проекта 1С:Документооборота.

1С-КПД — центр компетенции фирмы «1С» по документообороту, с 2009 года №1 в рейтинге ЦКД фирмы «1С». У компании более 200 проектов 1С:Документооборота, десять из них получили победу в конкурсе «1С:Проект года». Опубликованные кейсы собраны на странице продукта, ссылка на неё — выше.

Частые вопросы

Что такое 1С:Документооборот простыми словами?

Это программа фирмы «1С», в которой компания ведёт документы и поручения: регистрирует, согласовывает, подписывает, контролирует сроки и хранит. Работает на платформе «1С:Предприятие 8», актуальная версия — 3.0.

1С:Документооборот — это СЭД или ECM?

И то и другое. Он управляет движением документов и исполнением, как СЭД, и поддерживает большинство функций ECM-систем. Вместе с 1С:Архивом получается ECM-система на одной платформе.

Чем 1С:Документооборот отличается от ЭДО?

ЭДО — обмен юридически значимыми документами с контрагентами через оператора. Документооборот — работа с документами внутри организации. При этом 1С:Документооборот умеет обмениваться документами через операторов ЭДО, а подписанный экземпляр хранится в нём.

Какая версия программы актуальна?

Версия 3.0. Все редакции поставляются в ней. Владельцам версии 2.1 доступен переход на 3.0.

Нужно ли докупать 1С:Предприятие?

Программе нужны клиентские места и сервер 1С:Предприятия 8. Клиентские лицензии конкурентные: считается число одновременно работающих рабочих мест. Лицензии, купленные ранее для других программ 1С, можно использовать. Точный комплект считает калькулятор.

Покупается один раз или по подписке?

Лицензии бессрочные, платить за продление не нужно. Обновления программы приходят по подписке 1С:ИТС: первые три месяца бесплатно по купону из поставки.

Можно ли работать с телефона?

Да, в редакциях ПРОФ и КОРП есть мобильный клиент для iOS и Android: на нём согласуют документы и работают с задачами.

Какую редакцию выбрать?

ПРОФ — компаниям до 200 сотрудников, КОРП — больше 200, для холдинга — группам компаний, ДГУ — госучреждениям. Точнее поможет подобрать сравнение редакций и калькулятор.