Этапы проекта 1С:Документооборота: как работает проектная технология

Если среди форматов внедрения 1С:Документооборота вы выбрали проектную технологию (waterfall — этапы идут друг за другом по утверждённому плану), эта статья покажет, как пройдёт ваш проект.

Проектное внедрение 1С:Документооборот не ограничивается установкой программы. Это последовательная работа по созданию системы, которая учитывает особенности документооборота конкретной компании. Такой подход позволяет внедрить решение без сбоев, с четким контролем сроков и бюджета. Поэтому перед стартом важно понимать, из каких этапов состоит проект.

План проектного внедрения: схема из 5 этапов

Проект идёт по плану-графику из пяти этапов. Каждый этап имеет цель и заканчивается документом — так заказчик видит, что сделано и что дальше.

1. ОбследованиеИзучаем текущие процессы в границах проекта.Итог: сводный протокол обследования
2. ПроектированиеФормируем требования к системе.Итог: утверждённое ТЗ с макетами форм
3. Настройка и доработкаНастраиваем типовой функционал и дорабатываем систему по ТЗ, тестируем.Итог: протоколы тестирования
4. Подготовка к опытной эксплуатацииПоказываем систему заказчику, разворачиваем рабочую систему, обучаем пользователей, готовим инструкции.Итог: протокол демонстрации и протокол готовности к ОПЭ
5. Опытная эксплуатация и запускСопровождаем работу пользователей, исправляем ошибки, фиксируем пожелания.Итог: журнал ОПЭ, готовность к промышленной эксплуатации

1. Что входит в обследование?

Первым шагом проводится анализ текущих процессов, форм документов, отчетности и регламентов. На этом этапе фиксируются все особенности работы компании, собираются шаблоны документов и определяется структура ИТ-инфраструктуры. Итогом становится отчет об обследовании, который задает границы проекта и обеспечивает общее понимание задач между заказчиком и подрядчиком.

Обследование идёт в три шага: сбор материалов (оргструктура, регламенты, описания процессов, шаблоны документов), интервью с владельцами процессов и сводный протокол. Протокол согласуют все участники интервью: в нём виды документов и их реквизиты, интегрируемые системы, требования к загрузке исторических данных, макеты форм и отчётов. Этот этап можно заказать отдельно — предпроектное обследование.

2. Что происходит на этапе проектирования?

Далее формируются функциональные требования и техническое задание. Здесь определяется, какие функции будут автоматизированы, какие интеграции нужны, как организовать права доступа и маршруты согласования документов. Техническое задание становится основным документом, по которому ведется вся дальнейшая работа.

В ТЗ входят общие настройки и виды документов, эскизы доработок, схема интеграций, требования к загрузке данных, производительности и правам доступа. Заказчик согласует ТЗ, после утверждения оно становится основой для разработки и настройки.

3. Настройка и доработка системы

На этом этапе специалисты настраивают систему, реализуют утвержденные доработки, подключают интеграции и проводят тестирование. Результатом становится рабочая конфигурация, адаптированная под реальные процессы компании.

Разработка и настройка идут параллельно. Доработки делаются в отдельном контуре разработки и проходят внутреннее тестирование. Там, где в ТЗ нет особых требований, используется типовой функционал. Интеграции проверяются на тестовом контуре.

4. Подготовка к опытной эксплуатации

Разворачивается продуктивная среда, проводится обучение пользователей, настраиваются права и загружаются справочники. Это позволяет сотрудникам начать работу в тестовом режиме и заранее отработать основные сценарии.

На этом этапе также загружаются исторические данные и готовятся инструкции пользователя и администратора. Обучение идёт группами по утверждённой программе. Этап заканчивается протоколом готовности к опытной эксплуатации.

Демонстрация системы

Этап открывается демонстрацией: исполнитель показывает систему рабочей группе заказчика по заранее подготовленному сценарию — виды документов, доработки, интеграции, отчёты, загруженные данные. Замечания фиксируются и исправляются, итог — подписанный протокол функционального тестирования.

5. Опытная эксплуатация и запуск в промышленную эксплуатацию

Пользователи работают с системой в реальных условиях, выявленные замечания устраняются. После успешного завершения испытаний система официально вводится в промышленную эксплуатацию.

Обращения пользователей регистрируются в журнале опытной эксплуатации: ошибки исправляются, пожелания к дополнительным требованиям собираются в реестр. Для перехода в промышленную эксплуатацию готовятся план перехода, план поддержки и проекты приказов о запуске системы. Дальше систему можно передать на сопровождение.

Каждый из этапов влияет на качество и стабильность будущей системы. В следующей статье мы рассмотрим, как важно правильно сформировать функциональные требования на внедрение 1С:Документооборот на этапе подготовки к проекту.

Проектная технология — не единственный вариант

Проектное внедрение подходит, когда нужна готовая система под требования компании, учитывающая сразу все требования при запуске, при большом числе пользователей и сложной ИТ-инфраструктуре. Для более быстрого и гибкого внедрения мы применяем другие технологии. Подобрать технологию, удобную по срокам и стоимости, можно на странице услуг.

Пример проектного внедрения — электронный архив на 1С:Документооборот в ГК «Зарубежнефть» (1 670 рабочих мест). Другие проекты — в разделе кейсов.