Техническое задание на внедрение 1С:Документооборота: состав и пример

Что такое ТЗ и зачем оно нужно

ТЗ переводит пожелания компании на язык настроек системы. В нём нет общих слов вроде «удобное согласование» — только проверяемые требования: какой вид документа, какие реквизиты, кто согласует и в каком порядке, что происходит при отказе.

Без ТЗ невозможно точно оценить сроки и бюджет, а приёмка превращается в спор о том, «что имелось в виду». С ТЗ у заказчика и подрядчика один ориентир: что сделано по документу — принято, чего в нём нет — это новое требование.

ТЗ не то же самое, что дорожная карта проекта. Дорожная карта отвечает на вопрос «что за чем делаем», ТЗ — «какой должна быть система». Как составить план перехода по этапам, — в статье «Внедрение электронного документооборота: план и дорожная карта».

Из каких разделов состоит ТЗ

За основу структуры обычно берут ГОСТ 34.602-2020 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» и упрощают её под масштаб проекта. Для 1С:Документооборота состав разделов, как правило, такой:

Раздел	Что в нём описывают
1Общие сведения	Название проекта, заказчик и исполнитель, основания для работ, сроки, используемые термины
2Цели и назначение системы	Зачем компании система, какие процессы переводим в неё, по каким признакам поймём, что цели достигнуты
3Описание объекта автоматизации	Организации и подразделения, филиалы, число пользователей, текущие документопотоки и регламенты
4Требования к системе в целом	Архитектура (единая база или распределённая), режим работы, одновременные подключения, работа через браузер и мобильные устройства, резервное копирование, информационная безопасность
5Функциональные требования	Виды документов и их реквизиты, нумерация, шаблоны, маршруты согласования и утверждения, контроль исполнения, ознакомление, номенклатура дел и архив, отчёты
6Интеграции	С какими системами обмениваемся (учётные системы 1С, почта, ЭДО с контрагентами, сторонние системы), какие данные и в каком направлении передаём, как часто
7Права доступа	Роли пользователей, кто видит и меняет какие документы, правила для конфиденциальных документов
8Нормативно-справочная информация и данные	Какие справочники заполняем и откуда, нужен ли перенос исторических документов и в каком объёме
9Испытания и приёмка	Как проверяем систему: программа и методика испытаний, сценарии, критерии приёмки, опытная эксплуатация
10Подготовка к запуску	Обучение пользователей, инструкции, изменения в регламентах и должностных инструкциях

Подробнее о том, как формулировать требования из пятого раздела, — в статье «Функциональные требования к проекту 1С:Документооборота».

Образец оглавления ТЗ на 1С:Документооборот

Пример оглавления для проекта, в котором переводят в систему канцелярию и договорную работу. Состав пунктов меняется под ваши процессы.

Как собрать требования для ТЗ

Грамотно собранные требования — основа успешного проекта. Поэтому перед тем как писать ТЗ, специалисты проводят обследование и задают заказчику серию вопросов, охватывающих все аспекты будущей работы системы. Вопросы удобно разбить на три блока.

1. Структура и инфраструктура компании

Первый блок вопросов касается организационной структуры и ИТ-ландшафта. Определяется количество сотрудников и подразделений, наличие филиалов и удалённых рабочих мест, оценивается потребность в одновременных подключениях и уровень нагрузки. Аналитики выясняют, какие версии 1С уже используются, есть ли собственный сервер баз данных и кто обслуживает текущие конфигурации. Эти сведения помогают выбрать архитектуру — централизованную или распределённую.

2. Документооборот и процессы

Следующий шаг — анализ текущих и желаемых процессов работы с документами. Например, заказчика просят описать:

• какие виды входящих, исходящих и внутренних документов применяются;
• как организовано делопроизводство и архивное хранение;
• используется ли номенклатура дел;
• нужны ли штрихкодирование документов и потоковое сканирование;
• нужны ли ролевая адресация, условная маршрутизация, шаблоны процессов.

Важно понять, какие процессы требуют автоматизации: согласование, утверждение, исполнение, постановка на контроль или ознакомление. Чтобы ответы были полными, перед обследованием полезно анкетировать сотрудников.

3. Сервисные и интеграционные требования

На этом шаге обсуждают, нужна ли интеграция с другими конфигурациями или облачными сервисами 1С, а также с системами других разработчиков. Выясняют, какие данные синхронизировать: контрагентов, договоры, задачи, файлы. Кроме того, заказчик указывает, нужны ли шифрование, электронные подписи, встроенная почта, уведомления и работа через браузер или мобильные приложения.

Собранные ответы и формируют основу технического задания. Чем точнее они описаны, тем выше вероятность, что система подойдёт под реальные процессы компании.

Типичные ошибки в ТЗ

Ошибка	Чем грозит	Как избежать
Требования без проверки: «удобно», «быстро», «гибко»	При приёмке нельзя доказать, выполнено требование или нет	Для каждого требования записать, как его проверить: сценарий, ожидаемый результат
Описан идеальный процесс, а не реальный	Система не совпадает с тем, как люди работают, пользователи возвращаются к бумаге	Описывать процессы по результатам обследования и согласовывать с теми, кто в них работает
Нет владельцев процессов в согласовании	Требования меняются после утверждения, растут сроки и бюджет	Включить в лист согласования руководителей подразделений, чьи процессы автоматизируем
Интеграции описаны одной строкой	Объём работ по обмену данными становится понятен только на этапе разработки	Для каждой интеграции указать систему, данные, направление, частоту обмена и ответственного
Права доступа «настроим по ходу»	Конфиденциальные документы видят лишние люди, права переделывают после запуска	Описать роли и правила доступа до настройки, отдельно — для конфиденциальных документов
Нет раздела об испытаниях и приёмке	Непонятно, когда работы закончены	Записать порядок испытаний, критерии приёмки и срок опытной эксплуатации
Всё сразу в одном ТЗ	Документ разрастается, согласование затягивается	Разбить проект на очереди: сначала основные процессы, затем остальные

Кто готовит и согласует ТЗ

• Пишет — аналитик или ведущий консультант подрядчика по итогам обследования. Если ТЗ готовит сама компания, — руководитель проекта со стороны заказчика вместе с ИТ-службой.
• Согласуют — рабочая группа заказчика: владельцы процессов (канцелярия или служба ДОУ, договорной отдел, бухгалтерия), ИТ-служба, служба информационной безопасности, при необходимости юрист.
• Утверждает — руководитель проекта со стороны заказчика или спонсор проекта.

Утверждённое ТЗ становится основой для настройки, доработок и приёмки. Изменения после утверждения вносят через рабочую группу, с оценкой их влияния на сроки и стоимость.

В проектном внедрении 1С:Документооборота ТЗ готовим на этапе «Проектирование» — после обследования и до настройки системы. Если нужен быстрый запуск по типовым процессам, без проектных документов, подойдёт модульное внедрение: настройку там ведут по опроснику модуля.

Вопросы и ответы

Читайте также

• Как спроектировать систему 1С:Документооборот
• Функциональные требования к проекту 1С:Документооборота
• Внедрение электронного документооборота: план и дорожная карта