Как работает автоматическая категоризация данных?

Система позволяет реализовывать произвольную категоризацию объектов, но этот механизм становится действительно удобным, если настроено автоматическое проставление категорий объектам в типичных случаях.

Для использования в системе механизма автоматической категоризации данных необходимо указать настройку программы «Автоматическая категоризация» в разделе «Делопроизводство».



После этого в разделе «Нормативно-справочная информация» по команде «Правила категоризации» откроется список правил для автоматической категоризации, где и перечисляются все используемые в работе правила.



Для каждого правила необходимо указать:

• Наименование правила;
• Флаг «Используется», показывающий, что сейчас данное правило необходимо использовать при автоматической категоризации;
• «Какую категорию установить» — какая категория будет добавлена объектам, для которых применимо данное правило;
• «Для каких данных» — в списке отмечаются те объекты, к которым будет применяться данное правило;
• «По каким условиям» — список условий, определяющих данное правило. Правило считается применимым к объекту, если применимо хотя бы одно условие из списка.
• Условия могут быть двух типов:
• Ключевые слова. В этом случае перечисляются строки, разделенные переводом строки (клавиша Enter). Условие считается применимым к файлу, если хотя бы одна из строк условия находится внутри содержимого файла или среди значений реквизитов файла. Условие считается применимым к документу, если хотя бы одна из строк условия находится внутри содержимого одного из файлов документа или среди значений реквизитов документа.
• Выражение на встроенном языке. Необходимо написать выражение на встроенном языке 1С:Предприятия. Выражение может оперировать переменной Источник, содержащей ссылку на проверяемый объект, в процессе выполнения обязательно должно присваиваться значение булевой переменной Результат. Правило считается применимым, если в результате выполнения выражения переменная Результат получила значение «Истина».

После заполнения условий правила можно проверить его применимость и результат применения на уже существующих в базе объектах. По кнопке «Проверить» открывается форма «Проверка правила автокатегоризации».



В ней отражается список с объектами, к которым можно применять данное правило в соответствии с указанными типами в настройке «Для каких данных правила».

В верхней части формы есть флаг «Проверять правило автоматически при выделении в списке». Если флаг не указан, то для выполнения проверки к текущему объекту в списке нужно нажать кнопку «Проверить правило на объекте» или использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + П.

В результате в правом нижнем углу формы отражается пиктограмма, отражающая результат применения файла к объекту, более подробно (сообщение об ошибке или результат выполнения «Да» или «Нет») выводится в таблице в нижней части формы.

Существуют способы проставления категорий вручную. Система поддерживает возможность проверки правильности присвоения категорий при указании настройки программы «Проверка категорий документов и файлов».