Что такое категоризация данных и для чего она нужна?

Категоризация данных позволяет классифицировать документы, файлы, проекты, проектные задачи, мероприятия и документы как в разрезах, используемых в рамках всей компании, так и в удобных для конкретного пользователя представлениях.

 Для использования в системе механизма категоризации необходимо указать флаг «Категории для документов и файлов» в разделе Делопроизводство в настройках программы, после этого станут доступны элементы управления, формы и отчеты механизма категоризации. Можно будет создавать дерево категорий и настраивать доступ к ним.

Какие бывают категории и как они устанавливаются?

В дереве категорий можно создать персональные (личные) и общие категории, доступ к которым будет у строго определенных пользователей или рабочих групп. Иерархия категорий не допускает, чтобы персональные категории подчинялись общим и наоборот.

Категории данных устанавливаются пользователем или автоматически по заранее настроенным правилам. Каждый документ системы, файл, мероприятие, проект или проектная задача могут иметь произвольное число общих и личных категорий.

Как просматривать и отбирать данные по категориям?

Указание категорий позволяет просматривать данные в требуемых разрезах в разделах Документы и файлы, Нормативно-справочная информация, Главное, а также в форме списков документов или файлов, используя команду «Категории».

Есть возможность производить отбор по нескольким интересующим категориям, используя варианты «И»/«ИЛИ» объединения результатов отбора по каждой отдельной категории. Возможен отбор и с учетом подкатегорий.

Существуют настройки системы, управляющие механизмом категорий: «Категории для документов и файлов», «Автоматическая категоризация», «Проверка категорий документов и файлов».