Положение о КЭДО: что включить, образец
Обязательные сведения по ст. 22.2 ТК РФ, разделы положения, перечень документов, как принять и ознакомить сотрудников. Образец положения — скопировать или скачать в Word.
Положение о КЭДО — локальный нормативный акт, которым работодатель вводит кадровый электронный документооборот. Без него перейти нельзя: ТК РФ требует принять такой акт и указать в нём систему, перечень документов, категории работников, срок уведомления и дату введения (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Ниже — что в положении обязательно, а что желательно, из каких разделов оно состоит, как его принять и ознакомить сотрудников, и образец, который можно скопировать или скачать в Word.
Что требует закон
ТК РФ называет два документа: локальный нормативный акт о введении электронного документооборота (ч. 2 ст. 22.2) и порядок его осуществления (ч. 3 ст. 22.2). Оба принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке ст. 372 ТК РФ — если профсоюз в организации есть.
На практике оба часто оформляют одним положением о КЭДО, а порядок делают его разделом. Закон этого не запрещает, но выбор формы согласуйте со своим юристом [уточнить].
| Что указать | Обязательно? | Норма |
|---|---|---|
| Информационная система (системы) для КЭДО | да | ч. 2 ст. 22.2 |
| Порядок доступа к системе | при необходимости | ч. 2 ст. 22.2 |
| Перечень электронных документов | да | ч. 2 ст. 22.2 |
| Категории работников, на которых распространяется КЭДО | да | ч. 2 ст. 22.2 |
| Срок уведомления работников о переходе | да | ч. 2 ст. 22.2 |
| Дата введения КЭДО — не раньше окончания срока уведомления | да | ч. 2 ст. 22.2 |
| Сроки подписания и ознакомления с учётом рабочего времени, периодичность | по решению работодателя | ч. 3 ст. 22.2 |
| Инструктаж сотрудников по работе в системе | при необходимости | ч. 3 ст. 22.2 |
| Исключительные случаи, когда документы оформляются на бумаге | по решению работодателя | ч. 3 ст. 22.2 |
| Взаимодействие с профсоюзом, представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам | при необходимости | ч. 3 ст. 22.2 |
Из каких разделов состоит положение
| Раздел | Что описать |
|---|---|
| 1Общие положения | Цель, правовые основания (ст. 22.1–22.3 ТК РФ, Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», приказ Минтруда № 578н), на кого распространяется |
| 2Термины | КЭДО, электронный документ, виды подписи, личный кабинет |
| 3Информационная система | Название системы, кто ею управляет, как сотрудник получает доступ (веб-версия, приложение, Госуслуги) |
| 4Перечень документов и категории работников | Чаще всего — приложениями к положению; исключения ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ в перечень не входят |
| 5Электронные подписи | Какой подписью какие документы подписывают работодатель и работник (ч. 1–5 ст. 22.3), кто выпускает подписи и за чей счёт (ч. 12 ст. 22.2), правила простой подписи: как определяется подписант и как хранится ключ (ч. 5 ст. 22.3) |
| 6Уведомление и согласие | Срок уведомления, форма согласия, учёт отказов; кому согласие не требуется (ч. 7 ст. 22.2) |
| 7Порядок работы | Сроки ознакомления и подписания, напоминания; заявления работника считаются полученными на следующий рабочий день (ч. 9 ст. 22.3) |
| 8Выдача документов и копий | По заявлению — не позже трёх рабочих дней, на бумаге или электронно по выбору работника (ч. 10–11 ст. 22.3) |
| 9Документы на бумаге | Исключения закона, документы сотрудников без согласия, свои исключительные случаи — например, сбой системы |
| 10Хранение | Сроки по законодательству об архивном деле (ч. 14 ст. 22.3), формат по приказу № 578н, резервное копирование |
| 11Ответственные | Кадровая служба, ИТ, кто подписывает документы от имени работодателя |
| 12Заключительные положения | Дата введения, порядок изменений, приложения |
Перечень документов — главное приложение
Перечень определяет, что именно станет электронным. На него опираются и требования Минтруда к составу и форматам: приказ № 578н применяется к документам из перечня, утверждённого работодателем по ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Удобно начинать с документов, где хватает простой подписи, и расширять перечень изменениями положения.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказы о приёме, переводе, отпуске, командировке | УКЭП или УНЭП | ознакомление — УКЭП, УНЭП или простая подпись |
| Заявления сотрудников: на отпуск, о выдаче справок и копий | — | УКЭП, УНЭП или простая подпись |
| График отпусков, локальные нормативные акты | УКЭП или УНЭП | ознакомление — УКЭП, УНЭП или простая подпись |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении | — | УКЭП или УНЭП |
| Расчётный листок | УКЭП или УНЭП | получение фиксирует система |
Простая подпись работника допустима, только если её правила установлены соглашением сторон трудового договора (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ). В перечень не включают трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы об инструктажах по охране труда (ч. 3 ст. 22.1) — подробнее в статье «Что нельзя подписывать в КЭДО?».
Как принять положение и ознакомить сотрудников
| Шаг | Что делаем | Норма |
|---|---|---|
| 1Проект | Готовим положение и приложения: перечень документов, категории работников, форму согласия | ч. 2–3 ст. 22.2 |
| 2Мнение профсоюза | Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, направляем ему проект; мотивированное мнение он направляет не позднее пяти рабочих дней | ст. 372 |
| 3Утверждение | Утверждаем положение приказом руководителя | — |
| 4Ознакомление | Знакомим сотрудников с положением под роспись — пока КЭДО не введено, на бумаге | ст. 22 |
| 5Уведомление | Уведомляем каждого о переходе и праве дать согласие в срок из положения — образцы уведомления и согласия | ч. 4–5 ст. 22.2 |
| 6Введение | Переходим на КЭДО с даты из положения — не раньше окончания срока уведомления | ч. 2 ст. 22.2 |
| 7Новые сотрудники | При приёме сообщаем о КЭДО и знакомим с положением до подписания трудового договора | ч. 6 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68 |
Образец положения о КЭДО
Образец — основа для работы, а не готовый документ. Проверьте его с юристом под вашу организацию: систему, перечень документов, виды подписей, сроки и исключительные случаи. Подсвеченные места заполните своими данными.
УТВЕРЖДЕНО
приказом наименование организации
от дата № номер
ПОЛОЖЕНИЕ
о кадровом электронном документообороте
1. Общие положения
1.1. Положение устанавливает порядок введения и ведения кадрового электронного документооборота (далее — КЭДО) в наименование организации (далее — работодатель) в соответствии со статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Едиными требованиями к составу и форматам документов, связанных с работой, утверждёнными приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н.
1.2. КЭДО — создание, подписание, использование и хранение работодателем и работником документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
1.3. Положение распространяется на работников категорий, указанных в приложении 2, давших письменное согласие на КЭДО, а также на лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж.
2. Информационная система
2.1. КЭДО ведётся в информационной системе работодателя: название системы, например кадровая программа с сервисом личных кабинетов сотрудников.
2.2. Работник получает доступ к системе через личный кабинет веб-версия и (или) мобильное приложение. Данные для входа выдаёт подразделение не позднее N рабочих дней со дня получения согласия.
2.3. Система обеспечивает подписание электронных документов, их хранение и фиксацию факта их получения сторонами трудовых отношений.
3. Перечень электронных документов
3.1. В электронном виде оформляются документы по перечню (приложение 1).
3.2. На бумажном носителе оформляются: трудовые книжки; приказы (распоряжения) об увольнении; акты о несчастных случаях на производстве; документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда; документы работников, не давших согласия на КЭДО; документы в случаях, указанных в пункте 7.3.
4. Электронные подписи
4.1. Трудовые договоры и изменения к ним, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования, приказы о дисциплинарных взысканиях и уведомления об изменении условий трудового договора работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью. Иные документы — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью.
4.2. Документы, указанные в пункте 4.1, а также согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью; иные документы — также простой электронной подписью.
4.3. Простой электронной подписью является например: вход в личный кабинет по логину и паролю и код подтверждения из SMS. Работник обязан хранить ключ простой электронной подписи в тайне. Правила использования простой электронной подписи устанавливаются соглашением сторон трудового договора.
4.4. Расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель.
5. Уведомление и согласие
5.1. Работодатель уведомляет каждого работника о переходе на КЭДО и о праве дать согласие в течение N рабочих дней со дня утверждения положения.
5.2. Согласие работник даёт в письменной форме (приложение 3). Отсутствие согласия признаётся отказом; работник вправе дать согласие в последующем.
5.3. Отсутствие согласия или электронной подписи не является основанием для отказа в приёме на работу или увольнения. Работникам, не давшим согласия, документы, связанные с работой, предоставляются на бумажном носителе безвозмездно.
5.4. Лицо, поступающее на работу, работодатель информирует о КЭДО при приёме на работу.
6. Порядок работы
6.1. Работник знакомится с электронным документом и подписывает его в рабочее время в течение 2 рабочих дней со дня его поступления в личный кабинет.
6.2. Заявления, уведомления и сообщения работника, направленные через систему, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.
6.3. По заявлению работника документы, связанные с работой, или их заверенные копии предоставляются не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления — на бумажном носителе или в электронном виде по выбору работника.
7. Хранение, ответственные, исключительные случаи
7.1. За организацию КЭДО отвечает кадровая служба, за работу системы — ИТ-служба.
7.2. Электронные документы хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
7.3. Если система недоступна более N рабочих дней, документы оформляются на бумажном носителе.
8. Заключительные положения
8.1. КЭДО вводится с дата — не ранее окончания срока уведомления, указанного в пункте 5.1.
8.2. Положение принято с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации реквизиты — если профсоюз есть.
Приложения: 1 — перечень электронных документов; 2 — категории работников; 3 — форма согласия работника.
Форма согласия для приложения 3 и образец уведомления — в статье «Согласие сотрудника на КЭДО: образец и порядок».
Частые ошибки
- В положении нет обязательного: системы, перечня, категорий работников, срока уведомления или даты введения.
- Дата введения раньше окончания срока уведомления.
- В перечень попали приказ об увольнении или документы об инструктажах по охране труда.
- Простая подпись используется для трудового договора или заявления об увольнении — для них нужна усиленная.
- Нет соглашения сторон о простой подписи, хотя сотрудники подписывают ею заявления.
- Сменили систему или перечень, а положение не изменили.
Перечень документов и подписи затем настраиваются в программах. Как это устроено в 1С — кадровая программа, 1С:Кабинет сотрудника и 1С:Документооборот, — на странице «Электронный кадровый документооборот на 1С».
Вопросы и ответы
Обязательно ли положение о КЭДО?
Да, если вы вводите КЭДО: электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Нужно ли согласовывать положение с профсоюзом?
Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации — положение принимается с учётом его мнения по ст. 372 ТК РФ. Если профсоюза нет, этот шаг не нужен.
Можно ли вводить КЭДО поэтапно?
Да. Перечень документов и категории работников определяет работодатель — их можно расширять, внося изменения в положение.
Что делать, если меняется система или перечень документов?
Изменить положение: система и перечень — его обязательные сведения (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). Изменения принимаются так же, как само положение.
Нужно ли отдельное соглашение о простой подписи?
Правила простой подписи устанавливаются соглашением сторон трудового договора (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ) — обычно это дополнительное соглашение или пункт трудового договора.
Читайте также
◉ Остались вопросы?
Наши эксперты помогут подобрать решение под ваши задачи.