ТЗ на внедрение 1С:КЭДО: состав и образец

Когда нужно техническое задание

Если вы подключаете 1С:Кабинет сотрудника к одной организации в кадровой программе и переводите типовые документы, обычно хватает положения о КЭДО и плана настройки. ТЗ стоит готовить, когда:

• в проекте несколько организаций или филиалов с разными правилами и подписантами;
• кадровые документы согласуются в 1С:Документообороте или другой системе, нужна интеграция с кадровой программой;
• есть нетиповые документы, маршруты согласования или печатные формы;
• есть требования службы безопасности к доступу, хранению и локальной установке;
• работу выполняет подрядчик и результат принимается по этапам.

Что взять за основу

• ТК РФ, ст. 22.1–22.3 — какие документы можно вести электронно, а какие нет (ч. 3 ст. 22.1), какой подписью подписывают работодатель и работник (ч. 1–5 ст. 22.3), что должна уметь система: подписывать, хранить и фиксировать получение документа (ч. 4 ст. 22.1).
• Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н — состав и форматы электронного кадрового документа: PDF/A-1A, файлы подписей, машиночитаемая доверенность при наличии, описание в XML.
• Положение о КЭДО — перечень документов, категории работников, система, сроки (что включить и образец). ТЗ не должно расходиться с положением.
• Законодательство об архивном деле — сроки хранения (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ), в том числе по перечню типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — кадровые документы содержат персональные данные, требования к доступу и защите входят в ТЗ.

Состав ТЗ: разделы и что в них описать

Раздел	Что описать
1Общие сведения	Цели, границы проекта, участники, сроки этапов, термины
2Организации и сотрудники	Организации и филиалы, численность, категории работников по положению о КЭДО, кто работает на бумаге
3Программы и версии	Кадровая программа и её версия, 1С:Кабинет сотрудника (облако или локальная версия), 1С:Документооборот, другие системы; какая из них — «информационная система работодателя» по ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ
4Документы и процессы	Таблица: документ, где создаётся, подписанты и вид подписи, маршрут согласования, срок, где хранится (пример ниже)
5Электронные подписи	УКЭП работодателя и кто подписывает — руководитель или уполномоченный по машиночитаемой доверенности; подписи сотрудников и кто их выпускает; правила простой подписи (ч. 5 ст. 22.3)
6Согласия и уведомления	Как учитываются согласия и отказы, что видят сотрудники без согласия, как оформляется приём новых сотрудников
7Интеграции и обмен	Что и куда передаётся: сотрудники, подразделения, документы, статусы подписания; направление, частота, что делать при сбое
8Форматы и хранение	Состав документа по приказу № 578н, сроки хранения, архив, выгрузка по запросу, резервное копирование
9Доступ и безопасность	Роли и права, разграничение по организациям и подразделениям, защита персональных данных, журнал действий
10Контроль и отчёты	Напоминания, просрочки, отчёты «кто не подписал» и «кто не ознакомился»
11Бумажный контур	Документы сотрудников без согласия (ч. 9 ст. 22.2), исключения ч. 3 ст. 22.1, действия при недоступности системы
12Обучение и инструкции	Для кадровой службы, руководителей, сотрудников; кто и когда обучает
13Испытания и приёмка	Сценарии проверки, пилотное подразделение, критерии приёмки каждого этапа
14Этапы и изменения	План работ, кто согласует ТЗ, как вносятся изменения требований

Как собрать требования

1. Перечень документов. Выпишите кадровые документы за последний год: виды, сколько их, кто создаёт и кто подписывает.
2. Интервью. Кадровая служба, бухгалтерия, юрист, ИТ, руководители филиалов — что мешает сейчас и что должно измениться.
3. Маршруты «как есть» и «как будет». Для каждого документа — шаги согласования и подписания, сроки, кто ознакомляется.
4. Ограничения. Организации, подписанты, требования к хранению и безопасности, сотрудники без согласия.
5. Пилот. Решите, с каких документов и подразделения начать.

Как организовать интервью и оформить требования, подробно разобрано в статье о сборе требований для ТЗ на 1С:Документооборот — подход тот же.

Пример таблицы документов для ТЗ

Документ	Где создаётся	Подписи	Маршрут и срок
Трудовой договор	Кадровая программа	Работодатель — УКЭП; работник — УНЭП или УКЭП в личном кабинете	Кадровая служба → руководитель → сотрудник; в день приёма
Заявление на отпуск	Личный кабинет сотрудника	Работник — простая подпись или УНЭП	Сотрудник → руководитель → кадровая служба; срок — по положению
Приказ об отпуске	Кадровая программа	Работодатель — УКЭП или УНЭП; работник — ознакомление	Кадровая служба → руководитель → сотрудник; до начала отпуска
График отпусков	Кадровая программа или 1С:Документооборот	Работодатель — УКЭП или УНЭП; работники — ознакомление	Утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ)
Ознакомление с локальным актом	1С:Документооборот или кадровая программа	Работник — простая подпись или УНЭП	Рассылка по списку; срок — по положению; отчёт о неознакомившихся
Расчётный листок	Кадровая программа	Получение фиксирует система	Рассылка в личные кабинеты при выплате
Приказ об увольнении	—	Только на бумаге (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ)	Вне КЭДО

Образец оглавления ТЗ

Образец — основа для работы. Состав разделов меняйте под свой проект; юридические формулировки сверяйте с положением о КЭДО и юристом.

Частые ошибки в ТЗ

• Перечень документов в ТЗ не совпадает с положением о КЭДО.
• Не указано, кто подписывает документы от имени работодателя и нужна ли машиночитаемая доверенность.
• Забыт бумажный контур: сотрудники без согласия и документы, которые остаются на бумаге.
• Нет требований к хранению и выгрузке документов в формате приказа № 578н.
• Описаны экраны программы, а не документы и маршруты.
• Нет сценариев проверки — приёмка превращается в спор.

Какие программы нужны для КЭДО на 1С, как 1С-КПД помогает с проектом — от обследования до настройки маршрутов, — смотрите на странице «Электронный кадровый документооборот на 1С». Возможности и тарифы сервиса для сотрудников — на странице 1С:Кабинета сотрудника.

Вопросы и ответы

Читайте также

• КЭДО что это: плюсы для компании и сотрудников
• Положение о КЭДО: что включить, образец
• Критерии выбора решения КЭДО
• Как подключить 1С:Кабинет сотрудника?