6 минут
1С:Финансовый архив – централизованный электронный архив финансовых документов: договоров, актов, счетов-фактур и УПД, построенный на базе 1С:Архив. Если вы уже выбрали продукт и готовитесь к проекту – эта инструкция поможет разобраться в логике настройки, даже если само внедрение будет вести подрядчик.
Статья будет особенно полезна компаниям, которые переходят на налоговый мониторинг, холдингам с несколькими юрлицами и организациям, которые планируют создать долговременный архив первичной документации в электронном формате.
Разберем настройку 1С:Финансового архива за шесть шагов – от подготовки инфраструктуры до запуска и обучения пользователей.
Начальная страница
Шаг 1. Что вам понадобится перед настройкой
Перед тем как приступать к настройке 1С:Финансовый архив, стоит закрыть несколько организационных и технических вопросов:
-
лицензии на платформу и конфигурацию 1С:Финансовый архив;
-
сервер 1С и СУБД – PostgreSQL Pro для 1С или MS SQL Server;
-
перечень учетных систем для интеграции – обычно это 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:БГУ или отраслевые конфигурации;
-
решение для электронной подписи – сертификаты УКЭП и плагин для работы с ней;
-
стратегия резервного копирования – куда и как часто сохраняются копии базы и файлового хранилища.
Точные требования к серверу зависят от объема базы и числа пользователей и уточняются на этапе предпроектного обследования. Этот чек-лист стоит пройти ещё до старта проекта – так вы избежите пауз в работе интегратора из-за нехватки лицензий или доступов.
Шаг 2. Установка и развертывание
Технически установка 1С:Финансовый архив не отличается от развёртывания других решений на платформе 1С: разворачивается пустая информационная база, в нее загружается типовая конфигурация, создаётся пользователь-администратор. После этого стоит завести тестового пользователя и убедиться, что в журнале регистрации нет критических ошибок.
Если внедрение ведёт интегратор, попросите зафиксировать ключевые шаги скриншотами – это пригодится и для внутренней документации, и для обучения новых сотрудников.
Настройка ролей
Шаг 3. Настройка справочников и ролей
Дальше заполняются справочники, на которые опирается вся дальнейшая работа архива: организации с реквизитами, контрагенты, виды документов – договор, акт, счёт-фактура, накладная, УПД.
Отдельное внимание – ролям пользователей 1С: архивариус, бухгалтер, аудитор, руководитель, при необходимости – внешний доступ для налогового инспектора. Права доступа настраиваются на уровне документов и разделов, а не выдаются «всем на всё» – это требование не только здравого смысла, но и 152-ФЗ о персональных данных.
После настройки справочников все документы, попадающие в архив, доступны в едином журнале документов с фильтрами по виду, контрагенту, дате и сумме – это и есть тот самый быстрый поиск, ради которого чаще всего внедряют архив.
Настройка роли «Архивист”
Шаг 4. Настройка интеграции с учетной системой
Интеграция с 1С:Бухгалтерия
Интеграция 1С:Бухгалтерия с архивом реализована через типовую библиотеку интеграции – переработанные с нуля обмены здесь, как правило, не нужны: документы автоматически попадают в архив после проведения или подписания в учетной системе, а сама 1С:Бухгалтерия не дорабатывается.
Настройка сводится к тому, чтобы сопоставить виды документов между системами и определить условия выгрузки – какие документы переносить, только подписанные или все, за какой период.
Если стандартных настроек недостаточно и нужна доработка – например, добавить атрибуты документа, которых нет в типовой конфигурации – это делается через расширение конфигурации, обычно затрагивающее общие модули и регистры сведений, и требует участия разработчика 1С, а не штатной настройки силами администратора.
Интеграция с 1С:ERP
Подход к интеграции с 1С:ERP аналогичен: заказы поставщикам, поступления и реализация товаров, корректировки, акты сверки. Интеграция 1С:ERP с архивом также строится на бесшовной интеграции 1С – без изменения учетной конфигурации.
Не всё стоит переносить в архив автоматически: внутренние черновики и неподписанные документы обычно остаются в ERP до завершения согласования. Перед переносом на продуктивную базу такой обмен стоит обязательно проверить на тестовом контуре.
Шаг 5. Настройка хранилища файлов
Файлы документов – сканы, электронные подлинники, файлы с подписями – можно хранить как внутри информационной базы, так и в отдельных томах хранения на файловом сервере: это штатный механизм платформы 1С, который снимает нагрузку с базы при больших объемах.
Для бумажных документов пригодится сканирование первичных документов и OCR-распознавание сканированного документа. Резервное копирование файлового хранилища обычно настраивается отдельно от бэкапа базы данных.
Шаг 6. Запуск, тестирование, обучение пользователей
Перед полным запуском лучше провести пилот на одном подразделении и пройти по чек-листу типичных сценариев: загрузка договора, поиск по реквизитам, выгрузка пакета документов, проверка прав доступа для разных ролей. Обратная связь от пилотной группы почти всегда приводит к небольшим правкам – это нормальная часть проекта, а не признак ошибки в настройке.
Обучение пользователей обычно занимает одну групповую сессию на 1,5–2 часа плюс видеогайды и базу знаний. В первый месяц после запуска стоит держать на контроле скорость отклика системы и количество обращений в поддержку.
Журнал документов в архиве
5 типовых ошибок при настройке 1С:Финансовый архив
-
Перенос всех документов без фильтрации. База разрастается, поиск замедляется. Решение – фильтровать перенос по статусу, дате и виду документа.
-
Слишком широкие права доступа. Если роли пользователей 1С не продуманы, каждый видит документы других подразделений. Решение – точная матрица ролей с самого начала.
-
Электронная подпись настроена только на администратора. Массовое подписание документов становится невозможным. Решение – выдать право подписи ответственным сотрудникам с делегированием на время отпуска.
-
Не учтены требования налогового мониторинга. Схему хранения приходится переделывать задним числом. Решение – согласовать состав архива с финансовым отделом и куратором от ФНС ещё на старте.
-
Резервное копирование настроено для галочки. При сбое теряются и документы, и связи между ними. Решение – автоматические бэкапы базы и файлового хранилища с хранением в нескольких местах.
Хотите, чтобы мы настроили под ключ
С 2009 года 1С-КПД удерживает первую строчку рейтинга Центра компетенций по документообороту Фирмы «1С», а за это время наша команда довела до финиша свыше 200 проектов по документообороту и финансовым архивам. Проект мы ведём полностью — от предпроектного обследования до обучения сотрудников, — и ваша учетная система при этом остается без изменений.
В нашей портфолио много подобных примеров, например – кейс внедрения финансового архива в компании ОЗК.
FAQ
Чем 1С:Финансовый архив отличается от 1С:Документооборот?
1С:Финансовый архив – специализированная конфигурация на платформе 1С:Архив, заточенная под хранение финансовой первички и готовность к налоговому мониторингу. 1С:Документооборот – более широкое решение для управления любыми корпоративными документами и процессами. Бесшовная интеграция 1С:Финансовый архив и 1С:Документооборот позволяет работать с ними в одном окне.
Какие документы можно хранить в 1С:Финансовом архиве?
Практически любую финансовую первичку компании: от договоров, актов и накладных до счетов-фактур, УПД и платёжных поручений. Формат не важен — подойдут и подписанные электронные документы, и отсканированные бумажные оригиналы.
Как настроить интеграцию 1С:Финансовый архив с 1С:Бухгалтерия?
Отдельно настраивать ничего не нужно – за перенос документов в архив отвечает готовая типовая библиотека интеграции: она сама сопоставляет виды документов и подхватывает их сразу после проведения в учетной системе. 1С:Бухгалтерию при этом дорабатывать не требуется.
Сколько лицензий нужно для 1С:Финансовый архив?
Зависит от режима работы – файлового или клиент-серверного – и количества пользователей, которые работают в системе одновременно. Точный расчёт делается индивидуально под структуру и задачи компании.
Какие требования к серверу для 1С:Финансовый архив?
Конкретная конфигурация сервера зависит от объёма данных, числа пользователей и режима работы – эти параметры уточняются на этапе предпроектного обследования.