Как автоматизировать документооборот?

Большое количество деловых бумаг и рутинных процессов тормозит работу компании. Для решения данной задачи разработана система автоматизации. Ею пользуются крупные корпорации и небольшие фирмы. Система автоматизации документооборота помогает не только ускорить работу с документами, но и привлечь серьёзных партнёров в бизнес.

Автоматизация документооборота: что это такое?

Более 80% всей имеющейся на предприятии информации сосредоточено в документах, лишь 20 % доводится в устной форме. Поэтому объём документации обширный. При автоматизации электронного документооборота используются два понятия:

• внутренний документооборот:
• делопроизводство.

В первом случае подразумевается движение документов внутри компании. Второе понятие — более обширное и включает в себя:

• создание документа;
• его передвижение по службам или передачу внешним пользователям;
• контроль за исполнением поручений;
• ведение архива.

Автоматизация документооборота — это специальная программа, включающая в себя внутренний документооборот и делопроизводство. От скорости передачи информации зависит результат деятельности компании. Поэтому система электронного документооборота (СЭД) привлекает бизнесменов.

Возникает вопрос: зачем внедрять СЭД? Можно завести картотеку, заносить в неё текущую информацию и пользоваться ею. Но сразу встаёт вопрос: насколько быстро можно отыскать нужного клиента или документ, который был создан несколько лет назад, а потребовался сегодня. Сотруднику придётся перебирать папки в поиске нужной информации. Автоматизация документооборота позволит сделать это в считанные минуты. Достаточно ввести реквизиты документа или данные контрагента. Кроме того, информация по одному лицу может быть разрозненной. 

К примеру, нужны данные на сотрудника. Одни из них можно найти в отделе кадров, другие — в бухгалтерии. При автоматизированном подходе достаточно набрать в поисковой строке ФИО, и вы получите полное досье.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

Программу приобретают для разных потребностей. У кого-то накопилось слишком много документов, их желательно оцифровать. Для других компаний важна скорость согласования документации. Софт способен решать широкий спектр задач:

• Экономия на бумаге, печатной и копировальной технике, на содержании архива. Те, кто пользовался программой, оценили, что затраты по этой статье уменьшились в 10 раз.
• Упорядочение движения документов. В программе реализованы возможности выстроить цепочку движения однотипных документов, контролировать её работу. Для каждого вида имеются специальные формы, которые ускоряют процесс составления документации.
• Скорость. Программный продукт позволяет быстро находить нужные сведения, отправлять их на рабочий стол коллег. Возможность коллективно работать с документами служит ускорению согласований.
• Безопасные условия хранения. При использовании автоматизированной системы документооборота исключена опасность потерять, испортить деловые бумаги, хранящиеся в электронном виде.
• Повышение качества работы. Все рутинные процессы выполняет программа. В свободное время сотрудники могут выполнять более серьёзные задачи, повышать квалификацию.

Программа постоянно обновляется, её функционал совершенствуется.

Цели

Основная цель безбумажного документооборота — сведение к минимуму оформления документов на бумаге. Необходимость его внедрения продиктована проблемами, возникающими в работе компании:

• утеря документов;
• потеря времени на поиск нужной информации;
• проблемы при организации контроля за документооборотом;
• сложности при согласовании из-за сложных схем передачи документации.

Исходя из этого, разработчики ставили перед собой цели:

• повысить качество управления и оперативность, что даёт бизнесу преимущество перед конкурентами;
• объединить все структуры компании в единый делопроизводственный цикл;
• унифицировать алгоритмы и схемы;
• планировать графики прохождения документации;
• обеспечить безопасность хранения информации;
• обеспечить разграниченный доступ к информации для отдельных групп сотрудников;
• снизить трудозатраты, накладные расходы;

Программа предусматривает постепенный перевод документации в электронный формат.

Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) ставит перед собой задачи:

• конвертировать имеющиеся на предприятии схемы документооборота в единый процесс;
• избавиться от ручной работы и автоматизировать рутинные процессы;
• формировать и накапливать базы данных с удобным поиском;
• создать алгоритмы движения документов;
• наладить контроль деятельности сотрудников;
• организовать электронный обмен документами внутри организации и с внешними пользователями информации.

В ходе выполнения поставленных задач разработчики учли разграничение функций различных пользователей. Одни могут только просматривать сведения (например, инструкции), другие — вносить корректировки и подписывать.

Как происходит обмен электронными документами?

Для работы с электронными документами (ЭД) внутри компании достаточно установить программу и обучить сотрудников работать на ней. При этом сведения о применении электронного формата заносятся в положения учётной политики предприятия. У сотрудников, которые создают распорядительные, финансовые и иные значимые документы, должна быть электронная подпись (ЭП).

С контрагентами, присоединившимися к ЭДО, заключается договор или дополнительное соглашение. В программе алгоритм работы таков:

• пользователь добавляет сертификат ЭП;
• подключается возможность обмена ЭД;
• создаётся профиль настроек организации и контрагента;
• контрагент приглашается к участию в обмене;
• начинается обмен документами.

Для каждого этапа в программе предусмотрено окно настройки.

Зачем нужна программа электронного документооборота?

Программа электронного документооборота от фирмы 1С нужна предприятию, чтобы избавиться от бумажных носителей, создать комфорт сотрудникам, повысить эффективность работы персонала. 

Помимо оперативности сотрудничества с контрагентами, в задачи программы ЭДО входит организация внутреннего обмена данными. Среди возможностей:

1. Управление проектами, когда в одном месте собрана вся необходимая документация с момента принятия решения о запуске проекта до его завершения. Здесь имеется возможность составлять текущие планы, включать в переписку участников проекта, контролировать выполнение текущих задач, управлять проектом. Задачи формируются в виде списка и диаграммы.
2. Совместная работа персонала. В программе реализована возможность отслеживать загруженность персонала на основании составленных личных табелей, вести видеоконференции, переписываться в чате. Доступно создание голосования и подсчёта голосов участников. Чаты создаются в разрезе подразделений организаций либо по иным критериям.
3. Контроль задач. Программа позволяет создавать задачи каждому работнику, устанавливать срок исполнения документа, проверять готовность.
4. Контроль сотрудников. С этой целью создаются персональные календари, формируется учёт отсутствия сотрудников и иная оперативная отчетность.

Программный продукт позволяет использовать встроенную почту, настроить несколько почтовых ящиков. Это создает удобство руководителям высшего и среднего звена. Можно отправлять письма сотрудникам с распоряжениями, прикреплять файлы.

Администратор может управлять правами пользователей. Имеется возможность подключить мобильное приложение.

Готовые решения

Популярностью в отношении организации электронного документооборота пользуются программные продукты фирмы «1С». Версий «1С: Документооборот» несколько. Они отличаются функциональностью:

• версия «ПРОФ» рассчитана на представителей малого и среднего бизнеса;
• версия «КОРП» — для крупных корпораций и холдингов;
• версия для госучреждений.

«1С: Документооборот КОРП» имеет дополнительный функционал по сравнению с версией ПРОФ:

• категоризация данных;
• штрихкодирование;
• настройка маршрутизации;
• учёт этапов исполнения документа;
• веб-сервисы;
• некоторые другие.

Каждая организация ориентируется на масштабы деятельности и необходимость наличия дополнительного функционала при приобретении программы.

Виды систем документооборота предприятия

Наиболее распространённый вид системы документооборота — смешанный, когда документация ведётся как на бумаге, так и в электронном виде. Существует ещё несколько видов:

1. Бумажный. Это отмирающий вид. Современные требования не позволяют использовать его. Например, налоговики не принимают отчётность в бумажном виде, появились электронные трудовые книжки. Всё это вытесняет бумажный вид документооборота. Кроме того, каждая фирма борется за право занять достойное место среди конкурентов и старается использовать передовые методы в работе.
2. ЭДО. Его внедрение принимает широкие масштабы. Многие бизнесмены оценили удобство и экономию, используя данный способ.
3. СЭД, по-другому называемая внутренним корпоративным документооборотом.
4. ЕСМ. Это самая современная и многофункциональная система. 

При помощи ЕСМ-системы можно не только управлять потоком документов, но и выстраивать бизнес-процессы и управлять веб-контентом.

Советы по выбору системы автоматизации электронного документооборота

При выборе системы автоматизации электронного документооборота нужно руководствоваться несколькими критериями. Прежде всего, следует задать себе несколько вопросов:

• Что будет автоматизироваться?
• Кто будет в числе пользователей: весь персонал или одно лицо?
• Где будет храниться информация?
• Имеется ли у компании сервер или планируется хранить архив в облаке?
• Есть ли в организации собственный IT-отдел, который будет осуществлять настройку и сопровождение?
• Каков уровень профессионализма сотрудников, которые будут применять ЭДО?
• Сколько документов будет обрабатываться в день, неделю, месяц?
• Планируется ли усовершенствовать программу?

Ответив на эти вопросы, пользователь может подобрать готовый вариант. При этом только покупатель может определить, готов ли он переплачивать за дополнительный функционал.

Чаще всего пользователи останавливают выбор на программном продукте фирмы «1С». Какую версию приобрести, зависит от формы собственности, государственной или частной, и от необходимого функционала.

Преимущества

Среди преимуществ программ «1С: Документооборот» можно выделить:

• удобный интерфейс;
• возможность выбрать подходящий вариант для любой организации: крупной, средней, малому бизнесу, государственному и муниципальному учреждению;
• доступность и многообразие форм обучения работе в программе (курсы, книги, видео, методические пособия и многое другое)
• наличие демоверсии.
• невысокая стоимость владения программой

Порядок внедрения системы

К внедрению системы нужно тщательно подготовиться:

• составить перечень процессов, которые планирует автоматизировать компания;
• донести до сотрудников преимущества внедрения систем.

Первым этапом является работа с сотрудниками. Руководитель должен разъяснить персоналу преимущества нового способа ведения документооборота. Для этого можно воспользоваться демонстрационной версией.

Второй этап заключается в совместной работе руководителя, IT-специалиста и рядовых сотрудников по составлению плана перевода документооборота в электронный формат. В это же время составляется график автоматизации процессов. 

Завершающий этап — внедрение продукта.

Результаты внедрения автоматизированной системы

В результате внедрения системы появится возможность:

• работать с договорами в электронном виде;
• эффективно управлять бизнес-процессами, ускорять их;
• учитывать и планировать рабочее время персонала;
• наладить совместную работу с документами;
• создать внутри компании собственную электронную почту;
• интегрировать программный продукт с отраслевыми решениями.

На практике сотрудники быстро осваивают программу и ощущают преимущества работы в ней.

Какие проблемы решает СЭД

Внедрение СЭД — непростая процедура. Возникают сложности в плане дополнительных затрат на покупку программного продукта, в вопросе перестройки работы, обучения сотрудников. В дальнейшем всё 

это окупается. СЭД решает важные проблемы:

• ускоряет процесс обработки документов;
• исключает их потерю;
• снижает трудозатраты;
• помогает сэкономить на расходах на канцтовары и оргтехнику.

С внедрением СЭД компания повышает значимость в глазах контрагентов, что позволяет начать сотрудничество с крупными партнёрами. 

Критерии эффективности автоматизированной системы управления документооборотом

С первого дня работы в системе невозможно оценить её эффективность. Для этого должно пройти не менее года. Для оценки берутся два вида показателей:

• денежный;
• неденежный.

Первый подразумевает сокращение экономических и трудозатрат. Здесь имеется в виду снижение затрат по статье «Канцтовары, оргтехника». Также может быть оценено сокращение труда работников на рутинных операциях.

Второй касается скорости обработки документации, расширения базы клиентов, иногда видов деятельности.

Под критериями эффективности каждая компания подразумевает свои виды оценки, в зависимости от поставленных для автоматизации задач.

К примеру, компания в связи с внедрением СЭД смогла расширить сеть обособленных подразделений благодаря ускорению доставки документов. У другой фирмы могла быть проблема со штрихкодированием, которую она успешно решила с помощью внедрения системы. Если цель достигнута, значит внедрение системы выполнено эффективно.