Документопотоки в организации: что это и как их считать

Документопоток — это группа документов одного вида или назначения, которые проходят в организации по одному и тому же маршруту: например, все входящие письма, все договоры или все приказы по основной деятельности. В любой организации выделяют три основных потока: входящий — документы, которые поступили извне, исходящий — документы, которые организация создала и отправила, и внутренний — документы, которые создают и используют внутри. Сколько документов прошло по всем потокам за период, показывает объём документооборота. По нему оценивают нагрузку на делопроизводство и решают, что автоматизировать в первую очередь.

Что такое документопоток по ГОСТу

Термины закреплены в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который применяется с 1 марта 2025 года. В разделе «Организация документооборота»:

• документационный поток; документопоток (п. 91) — «совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут в рамках документооборота»;
• документооборот (п. 88) — «движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки»;
• объем документооборота (п. 90) — «количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период».

Проще говоря, документооборот — всё движение документов в организации, а документопоток — его часть, где у документов одинаковый маршрут. Маршрут — это последовательность шагов и участников: кто регистрирует документ, кто рассматривает, согласует, исполняет и куда документ попадает в конце. По сути это бизнес-процесс работы с документом. О формах и этапах самого документооборота — в статье «Документооборот: что это, формы и этапы».

На какие документопотоки делится документация

По направлению движения документы делят на три потока. Такое деление закреплено, например, в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, п. 3.6): выделяются «входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы». Коммерческие компании обычно используют ту же схему в своей инструкции по делопроизводству.

Поток	Что в него входит	Как движется документ
Входящий	Документы, которые поступили в организацию от органов власти, других организаций и граждан: письма и запросы, договоры и акты от контрагентов, счета, заявления, жалобы	Приём и первичная обработка → регистрация → предварительное рассмотрение и резолюция руководителя → исполнение и контроль → в дело
Исходящий	Документы, которые организация создала и отправила за свои пределы: ответы на запросы, инициативные письма, коммерческие предложения, отчёты в контролирующие органы	Подготовка проекта → согласование → подписание → регистрация → отправка адресату → копия в дело
Внутренний	Документы, которые создают и используют внутри организации: приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, служебные и докладные записки	Подготовка проекта → согласование → подписание или утверждение → регистрация → доведение до исполнителей и исполнение → в дело

Внутри каждого из трёх потоков выделяют более узкие — по виду или назначению документов: договоры, счета, обращения граждан, приказы по личному составу. У каждого такого потока свой маршрут: договор согласуют юрист и бухгалтерия, а письмо-запрос рассматривает руководитель и поручает исполнителю. Для госорганов Правила делопроизводства перечисляют группы входящих и исходящих документов: документы органов власти, документы организаций, обращения и запросы граждан, парламентские и депутатские запросы и другие.

Входящие и исходящие документы регистрируют один раз, независимо от способа доставки (п. 3.21 Правил), а входящие — в день поступления или на следующий рабочий день (п. 3.22). Какие входящие документы встречаются чаще всего, разобрано в статье «Виды входящих документов», путь письма за пределы компании — в статье «Прохождение исходящего документа», а как вести регистрацию и журнал — в статье о регистрации входящих и исходящих документов.

Документопотоки и виды документов — не одно и то же

Деление на потоки отвечает на вопрос, откуда и куда движется документ. Деление на виды — организационные, распорядительные, информационно-справочные и другие — отвечает на вопрос, какую задачу документ решает. Это разные классификации: один и тот же вид может встречаться в разных потоках, например письмо бывает и входящим, и исходящим. Какие документы относятся к каждому виду, рассказано в статье «Виды документов в деятельности организации». Документы, которые закрепляют структуру компании, — положение об организационной структуре, штатное расписание, положения о подразделениях — разобраны в статье «Документы оргструктуры компании».

Как посчитать объём документооборота

Для госорганов и органов местного самоуправления порядок подсчёта описан в п. 3.56–3.59 Правил делопроизводства. Коммерческие компании могут взять его за образец:

1. Выберите период. Данные обобщают нарастающим итогом и сводят с установленной периодичностью: месяц, квартал, полугодие, год.
2. Решите, в каком разрезе считать: по организации в целом, по подразделениям, по потокам и группам документов, по корреспондентам, по действиям с документами.
3. Считайте экземпляры. Единица учёта — экземпляр документа: подлинник или копия, если копия — единственный экземпляр.
4. Не задваивайте. Исходящее сопроводительное письмо вместе с приложениями считают одним документом. Копии для рассылки и внутреннего использования при необходимости считают отдельно.
5. Берите данные из учёта — из системы электронного документооборота или журналов и карточек регистрации. Документы, которые не требуют исполнения и не нужны для справок, обычно не регистрируют (п. 3.20 Правил), поэтому в такой подсчёт они не попадают.
6. Сведите итог в справку или отчёт для руководителя.

Пример. За квартал в компанию поступило 1 200 документов, она отправила 650 исходящих и создала 900 внутренних. Объём документооборота — 2 750 документов, или около 46 в день при 60 рабочих днях. Исходящие документы организация создаёт сама, поэтому по определению ГОСТа они входят в «созданные» — каждый документ учитывают один раз.

Зачем считать объём документооборота

• Нагрузка и штат службы делопроизводства. Объём по каждой операции — регистрации, контролю, формированию дел — умножают на нормы времени и получают трудоёмкость, а из неё — нужное число сотрудников. Для таких расчётов есть, например, Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 № 72) — они носят рекомендательный характер.
• Организация работы с документами. При большом объёме регистрацию и контроль сосредотачивают в одной службе или, наоборот, распределяют по подразделениям. Как распределить роли — в статье «Кто в компании отвечает за документооборот».
• Выбор и внедрение СЭД. Объём по потокам показывает, какие маршруты самые массовые и с чего начинать автоматизацию, а также помогает оценить нагрузку на систему и объём хранилища файлов.
• Контроль изменений. Сравнение периодов показывает, где растёт нагрузка и какие документы создают лишнюю работу.

Как документопотоки ведутся в 1С:Документообороте

В 1С:Документообороте 3.x все документы хранятся в едином справочнике, а к какому потоку относится документ, определяет его вид. В карточке вида документа есть настройки «Является входящей корреспонденцией» и «Является исходящей корреспонденцией» — они разделяют документы на входящие и исходящие, а виды без этих настроек программа считает внутренними. Для каждого вида настраивают свою нумерацию и свой маршрут — так документопоток из определения ГОСТа становится настройкой программы.

• Регистрация. Регистрационный номер присваивается по нумератору, настроенному для вида документа; при необходимости печатают регистрационный штамп. Пошагово — в статье о регистрации входящих и исходящих документов.
• Маршруты. Для вида документа задают правила обработки — какие действия выполняются и кто их участники — и способ запуска обработки: автоматический, например сразу после регистрации документа, или интерактивный, когда программа сама предлагает запустить обработку. Маршрут собирают из процессов «Рассмотрение», «Согласование», «Утверждение», «Подписание», «Исполнение», «Ознакомление» или объединяют их в комплексный процесс.
• Контрагенты и бумажные оригиналы. Документы учитываются по контрагентам, а передачу бумажного оригинала сотруднику или контрагенту фиксируют в журнале передачи документов.
• Отчёты. Отчёт «Статистика работ над документами» показывает, сколько времени занимает работа над каждым видом документов и где она задерживается, а отчёт «Неотработанные документы» — документы, по которым не ведётся никакой работы. Отдельного отчёта об объёме документооборота нет, но сводку о количестве документов за период по видам и подразделениям можно построить универсальным отчётом — считать журналы вручную не нужно.

Поэтому внедрение 1С:Документооборота удобно начинать с описания документопотоков компании: какие потоки есть, сколько в них документов и по каким маршрутам они движутся. Из этого описания получаются виды документов, нумераторы и процессы для настройки.