Кадровый электронный 1C:Документооборот

Автоматизация бизнес-процессов в сфере кадрового делопроизводства раньше осложнялась тем, что многие кадровые документы нельзя было вести только в электронном виде – приходилось дублировать их на бумаге. Это было не очень удобно. Хотя и в таких условиях более 40 % российских компаний в той или иной мере использовали электронный кадровый документооборот (КЭДО) и автоматизацию связанных с ним процессов.

После введения в действие закона № 377-ФЗ ситуация существенно улучшилась. Использование КЭДО получило законодательную основу, при этом многие ранее действовавшие нормы были смягчены. Каждый работодатель сейчас может использовать КЭДО, в том числе на базе сторонних информационных сервисов, таких как "1С:Документооборот".

В этой статье мы разберем:

• преимущества кадрового электронного документооборота в 1С;
• какие процессы можно автоматизировать с помощью КЭДО;
• какие кадровые документы можно использовать в электронном виде;
• как перейти на КЭДО;
• как сотрудники будут получать документы на подпись;
• как подписывать документы в КЭДО, каким типами электронных подписей.

В чем плюсы перехода на КЭДО?

Кадровые документы в большинстве организаций занимают минимум 20 % от общего объема документооборота. В компаниях небольшого размера обычно используется до 40 различных видов документов, а в крупных корпорациях их число может достигать пары сотен.

В свете этих данных неудивительно, что переход на электронный кадровый документооборот поможет существенно снизить:

• расходы на бумагу, картриджи для принтеров и их техническое обслуживание, канцелярские принадлежности, оплату трудозатрат кадрового отдела;
• время обработки каждого документа — его создание, согласование, подписание;
• расходы на почтовые и курьерские услуги — документ теперь можно передать по электронным каналам связи;
• риски потери важных документов.

Кадровые процессы будут проходить гораздо быстрее. Согласование нового штатного расписания, отпусков сотрудников, приема на работу, перевода и увольнения — все это станет максимально оперативным.

Особенно полезно внедрение КЭДО для компаний, у которых:

• штат сотрудников насчитывает больше 70 человек;
• расходы на документооборот составляют существенную часть общих затрат;
• есть филиалы или подразделения в других городах или даже регионах.

Какие процессы можно автоматизировать?

С помощью "1С:Документооборот" и организованного на его базе электронного кадрового документооборота можно автоматизировать огромное количество процессов в отделе кадров. Например:

1. Оформление и согласование заявлений. Например, о приеме на работу, на отпуск, о переводе на другую должность, об увольнении. Можно настроить шаблон и автозаполнение реквизитов, запрограммировать процесс согласования заявления у всех ответственных сотрудников.
2. Процесс приёма на работу нового сотрудника. Он может длиться с приема и, например, до окончания испытательного срока. Такой процесс может включать в себя всё, что нужно для принятия человека на работу: прием и оформление, сканирование личных документов, выделение рабочего места, адаптацию, создание плана личного развития и многое другое. Система будет создавать задачи согласно настроенному процессу сама.
3. Процессы согласования приказов. Мы знаем, что практически все приказы по кадрам создаются в "1С:Зарплата и управление персоналом" или других кадровых системах. Типовая интеграция с учетными системами позволяет настроить автоматическое создание карточки документа в "1С:Документооборот". Далее с помощью настраиваемых шаблонов можно организовать прохождение согласований электронного документа по самым сложным маршрутам.
4. Обработку служебных записок. Можно настроить создание и обработку любых служебных записок в организации по заранее заданному маршруту.
5. Учёт рабочего времени. "1С:Документооборот" имеет встроенную возможность для создания ежедневных отчётов о проделанной работе, умеет формировать детальную статистику в соответствии с отчётами с разбивкой по задачам, отделам, конкретным пользователям и так далее.
6. Процессы, связанные с HR-деятельностью компании.Например, настроить этапы собеседований, заполнение отчетов о прохождении собеседования, организацию аттестаций сотрудников – с указанием требований к аттестациям и прописанными этапами прохождения аттестаций.

Какие документы переходят в цифровой формат?

После принятия закона № 377-ФЗ и внесения соответствующих изменений в ТК РФ в электронном виде можно вести практически весь кадровый документооборот, за редким исключением. Предприятие может перевести в цифровой формат:

• заявления сотрудников;
• приказы на прием, перевод на другую должность;
• трудовые соглашения и договоры о материальной ответственности и т. д.

Проще сказать, что нельзя сделать электронными документами. Это:

• приказ об увольнении;
• документация о прохождении инструктажа по охране труда;
• акт о несчастном случае на производстве.

Также на особом положении трудовая книжка. Чтобы вести ее в электронном виде, необходимо согласие сотрудника.

Как перейти на КЭДО

Сначала нужно выбрать, как вы будете вести кадровый ЭДО, с помощью какого инструмента. Закон предоставляет работодателю выбор:

• использовать платформу "Работа в России". Она бесплатна, но в ней можно зарегистрировать только 50 своих сотрудников. Еще один минус - выбор электронных кадровых документов здесь скудный: их не больше десятка;
• использовать любую другую информационную систему, например, "1С:Документооборот".

Предприятиям, которые уже используют "1С:ЗУП", "1С:Документооборот" проще всего перейти на КЭДО: компания 1С предлагает соответствующий функционал – дополнительный модуль "1С:Кабинет сотрудника".

Далее необходимо:

1. Подготовить внутреннюю (корпоративную) нормативную базу, например, принять Положение о КЭДО.
2. Заключить соглашение с работниками об использовании простой и неквалифицированной электронных подписей - ПЭП и НЭП. Иначе как предприятию, так и сотрудникам придется подписывать документы самой хлопотной в оформлении и дорогой – квалифицированной ЭП (КЭП).
3. Изменить соответствующим образом трудовые соглашения с работниками, добавив пункты о новом способе взаимодействия компании и сотрудников по кадровым вопросам.
4. Уведомить сотрудников о вводе кадрового ЭДО и получить от каждого письменное согласие на обмен кадровыми документами в электронном виде.
5. Получить для ответственных лиц компании, которые будут подписывать кадровые документы, квалифицированную электронную подпись (КЭП) в установленном законом порядке.
6. Внедрить кадровый электронный документооборот в 1С и обучить сотрудников работе с ним.

Обмен документами с сотрудниками

Наиболее "продвинутый" вариант для обмена электронными документами с вашими работниками – это организовать их доступ к системе кадрового ЭДО с соответствующими правами. В этом случае сотрудники смогут:

• получать документы на подпись и подписывать их (самый простой функционал);
• создавать электронные кадровые документы, например, заявления на отпуск;
• отслеживать статус согласования своих документов;
• заказывать различные справки;
• получать сведения о начисленной з/п и т. д.

Более простой и не такой функциональный вариант – это выгружать документы из 1С на сайт "Работа в России", где их будет подписывать сотрудник. Для получения электронных документов работнику нужно будет авторизоваться через Госуслуги.

В качестве электронной подписи со стороны сотрудника для большинства кадровых документов подойдет простая ЭП. Самый распространенный вариант ее реализации – это вход в систему КЭДО с помощью логина и пароля. Но есть исключения, подробнее – в следующем разделе.

Как подписывать электронные документы в КЭДО?

Одно из удобств интеграции кадрового ЭДО и "1С:Документооборота" состоит в том, что функционал электронных подписей уже встроен в систему. Ни сотрудникам отдела кадров, ни руководителям, которые будут заверять документ, не нужно задумываться, как подписать документ, какой подписью. Это происходит автоматически.

Для сотрудников компании также можно настроить максимально удобную работу с кадровыми документами.

Перечислим основные особенности использования ЭП в кадровом ЭДО:

1. Если не заключить соглашение об ЭП, при подписи документов компания и работники должны будут использовать КЭП.
2. Если соглашение есть, со стороны предприятия можно подписывать документы КЭП или НЭП, со стороны работника - НЭП или ПЭП. Но вид подписи выбирается не по желанию, а исходя из того, к какой группе принадлежит документ.
3. Различают две группы кадровых электронных документов:

1. Первая группа перечислена в ч.4 ст. 22.3 ТК РФ. Пример - трудовой договор. Эти документы подписываются работодателем с помощью КЭП, а работник использует подпись не ниже НЭП (то есть простой ЭП их подписать нельзя).
2. Ко второй группе относятся все остальные кадровые документы. Работодатель может подписать их с помощью НЭП, а работник – ПЭП.

• Как 1С:Документооборот может помочь с хранением кадровых документов
• Разъяснение о применении электронных документов в деятельности кадровых служб
• Какие кадровые процессы можно автоматизировать с помощью «1С:Документооборот»?