Архив кадровых документов

С помощью 1С:Документооборот можно существенно автоматизировать и структурировать работу отдела кадров: создавать документы по шаблонам в 1 клик с автоматическим заполнением реквизитов, упростить их обработку (согласование и т. д.). Также программа позволяет вести электронный архив кадровых документов, обеспечивая при этом:

• защиту данных, в том числе согласно ФЗ-152;
• организацию удобной и правильной номенклатуры архивных дел;
• контроль сроков хранения;
• быструю передачу дел в архив;
• простое и безопасное уничтожение документов.

Организация ведения архива в 1С:Документооборот полностью соответствует ГОСТам, законам и нормативным актам РФ.

Порядок и сроки хранения кадровых документов в архиве

Электронный архив кадровых документов подчиняется тем же законодательным нормам, что и бумажный. Предприятие (организация) должно обеспечить:

• защиту от несанкционированного доступа в соответствии с требованиями Закона "О персональных данных";
• хранение кадровой документации отдельно от других документов;
• соблюдение установленного законом срока хранения. Здесь подразумевается не только то, что документ нельзя уничтожать раньше срока. Компания также должна принять все необходимые меры, чтобы документ не пропал, не был украден или поврежден.

В электронном архиве кадровых документов выполнить эти требования проще, чем в бумажном:

1. Защита от постороннего доступа легко настраивается типовыми средствами 1С:Документооборот. К кадровой документации даже в режиме чтения будут иметь доступ только определенные, назначенные сотрудники.
2. Права уничтожения и копирования файлов можно предоставить еще более узкому кругу лиц.
3. Все действия с документом регистрируются в программе. В любой момент можно посмотреть логи этих действий, даже если это простое чтение документа.
4. В электронном архиве документу не грозит выцветание чернил (документ станет нечитаемым), гибель в пожаре, порча грызунами или водой при прорыве системы отопления и т. п.
5. Цифровой формат хранения позволяет создавать резервные копии ваших баз с документами и хранить их, для надежности, отдельно от основного места размещения – на другом компьютере, внешнем жестком диске.
6. С помощью 1С:Документооборот легко контролировать сроки хранения: они проставляются по каждому делу.

Какие сроки хранения у электронных кадровых документов?

Срок хранения кадровых документов, в том числе в электронном виде, определяется видом документа, а также его датой. В зависимости от даты подписания, завершения делопроизводства по нему документ попадает под действие разных законодательных актов, или регулируется разными нормами внутри одного акта:

• до 01.01.2003 года – срок хранения 75 лет, установлен ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• после 01.01.2003 года – срок хранения 50 лет, установлен тем же законом;
• после 19.02.2020 года – срок хранения каждого вида документа определяется Приказами Росархива №236 и №237 от 20.12.2019 г., а точнее, утвержденным ими Перечнем и Инструкцией по его использованию.

Отметим, что разделение "до/после 2003 года" переехало и в Перечень, утвержденный Приказом Росархива № 236. У многих документов в графе "срок хранения" там проставлено "50/75 лет". Это означает: срок хранения 50 лет – по документам с 2003 года, 75 лет – до 2003 года.

Также для кадровых документов с датой ранее 19.02.2020 по срокам хранения можно ориентироваться на:

• Приказ Главархива СССР от 15.08.1988;
• Приказ Минкульта РФ №55 от 25.08.2010;
• Постановление ФКЦБ 03‑33/пс от 16.07.2003 (для документов АО);
• Приказ Минкультуры России №1182 от 31.07.2007 (для типовых документов производств и научно‑технических организаций).

Преимущества хранения кадровой документации в электронном архиве

Помимо плюсов, перечисленных в предыдущем разделе, отметим также:

• предельно простой и быстрый поиск архивных кадровых документов в 1С:Документооборот. Особенно это актуально для организаций с большим количеством сотрудников: обращения за той или иной справкой/выпиской в таких компаниях происходят довольно часто;
• возможность организовать удаленный доступ, например, для контролирующих органов;
• экономия на расходах на содержание помещения под бумажный архив - не нужно оплачивать аренду, коммунальные и охранные услуги;
• штат сотрудников, работающих в отделе кадров, с внедрением электронного документооборота можно сократить, как минимум, в 2 раза;
• возможность работать с документами удаленно, а также работать нескольким сотрудникам с одним и тем же документом одновременно;
• быстрое и недорогое расширение при необходимости. Чтобы увеличить объем электронного хранилища, максимум, что потребуется – купить еще один жесткий диск или дополнительное пространство в облаке. Расширение обычного – это выделение дополнительного помещения, покупка стеллажей и т. д.

Подготовка документов для передачи в архив в 1С:Документооборот

В электронный архив кадровых документов можно передать электронные и бумажные документы. Последние для этого предварительно сканируются, и регистрируются в системе. Сканирование предусмотрено в самой системе 1С:Документооборот, оно организовано таким образом, чтобы максимально упростить и ускорить этот процесс.

Отсканированными документами можно пользоваться так же, как электронными, например, вести поиск по их реквизитам и тексту.

Передача дел в архив в программе 1С:Документооборот проводится очень быстро: на одно дело уходит максимум 3-5 минут:

• формируем дела, в которые помещаются документы, передаваемые на хранение;
• создаем документ передачи со списком соответствующих дел и проводим его. Там же можно распечатать опись.

Теперь сравните это с передачей бумажных документов на архивное хранение. Для каждого дела вам потребуется:

• пронумеровать и прошить листы документов;
• составить опись;
• подготовить лист-заверение и т. д.

Как уничтожаются документы по личному составу в электронном архиве

После окончания срока хранения кадровых документов их можно уничтожить. В электронном архиве этот процесс организован проще и безопаснее, чем в бумажном:

• Снижается риск уничтожения документов, по которым еще не истек срок хранения. Если вы отбираете на уничтожение, например, бумажные документы о переводе на сокращенную работу пятилетней давности, то случайно можете отправить в шредер те, что касаются вредных условий труда, а ведь по ним срок хранения не 5 лет, а 50. В 1С:Документооборот такую ошибку допустить сложно: в каждом деле проставлен срок хранения, он виден в списке в отдельной колонке, и можно сделать отбор по нему.
• Само уничтожение проводится в несколько кликов мышкой – вам нужно только создать документ уничтожения, со списком нужных дел. В бумажном архиве вам потребовалось бы время на то, чтобы пропустить документы через шредер, не говоря уже о том, что нужно купить и обслуживать сам шредер.
• Акт об уничтожении формируется автоматически, на основании документа уничтожения.

Распространенные заблуждения об электронном архиве

Каждое внедрение чего-то нового сопровождается множеством сомнений. Архивирование кадровой документации в электронном виде - не исключение. Поговорим о самых распространенных сомнениях.

Архив может быть уничтожен вирусом.

Такой риск для цифровой информации действительно существует. Но при этом только цифровой формат хранения предполагает быстрое и простое создание резервных копий архива, равнозначных оригиналу. Копию данных можно разместить в облаке или на сервере, расположенном в другой части города, страны. Облачные хранилища обычно очень хорошо защищены от взлома.

Отметим, что бумажный архив тоже может быть уничтожен: при пожаре, во время наводнения, даже грызунами. Однако в его случае "резервную копию" сделать очень сложно.

Документ станет недействительным, когда истечет срок ЭЦП.

Это не так: согласно 63‑ФЗ "Об электронной подписи" ЭЦП считается действительной спустя любое количество времени, если на момент подписания квалификационный сертификат был действительным.

Форматы документов часто устаревают, и спустя 20-30 лет его невозможно будет открыть.

Сейчас Росархив совместно с Минкомсвязи и Минтруда работают над нормативной базой регулирования форматов электронных документов – они обязаны сделать ее к марту 2023 года. Но в любом случае, есть международный формат PDF/A, который утвержден именно для долгосрочного хранения архивных документов и используется уже больше 15 лет, в том числе в госархивах РФ.

Если у вас еще нет электронного архива

Если идея вас привлекает, но страшит объем работы, непонятно, как организовать переход на электронную систему хранения и т. д. – обращайтесь к нам. Наша компания реализовала больше сотни проектов автоматизации работы с документами на предприятиях и в организациях. Мы поможем настроить 1С:Документооборот под ваши нужды, обучим работе с системой ваших сотрудников.