Для чего нужна автоматизация делопроизводства?

В соответствии с ГОСТ Р 7/0/8-2013:

• «делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов»;
• «документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами»;
• «управление документами — деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации».

Таким образом, делопроизводство — это отдельная сфера управленческой деятельности, являющаяся «подсистемой» общей системы управления организацией. И, как следствие, эффективность системы управления зависит от организации делопроизводства.

Программный продукт «1С:Документооборот» предназначен для автоматизации делопроизводства и функций, связанных с управленческой деятельностью компании и организацией взаимодействия сотрудников. Например, выдача поручений и контроль их исполнения, управление мероприятиями, управление проектами, учет рабочего времени и др.

Основные цели, которые достигаются за счет автоматизации делопроизводства и перевода документов из бумажного в электронный вид:

• Защита от потери документов и несанкционированного доступа к ним. Все документы хранятся в электронном хранилище, к которому пользователи имеют определенный доступ только в рамках разрешенных прав на доступ, поэтому уничтожение файлов непосредственно в системе — невозможно. Для карточек и файлов документов после этапа регистрации — запрещено изменение, что гарантирует сохранение содержимого этих данных в системе в неизменном виде.
• Повышение исполнительской дисциплины за счет механизмов контроля исполнения поручений.
• Быстрый поиск документов. В систему встроены механизмы полнотекстового поиска и поиска по реквизитам, поиск по штрихкоду. Также в системе есть возможность указывать место хранения бумажного экземпляра документа, что упрощает поиск не только документов в системе, но и поиск бумажного экземпляра.
• Сокращение времени на подготовку документов внутри организации. Достигается за счет прохождения всех этапов обработки документов (с момента их создания или получения до отправки на хранение или уничтожение) в электронном виде по заранее настроенным маршрутам.
• Повышение качества внутренней документации за счет использования готовых шаблонов.
• Экономия ресурсов на печать документов (рабочее время, бумага и амортизация оборудования).

Задачи по оптимизации процессов (и задачи, которые сводятся к ним) не являются задачами автоматизации, но решение этих задач перед автоматизацией значительно облегчает процесс внедрения и усиливает эффект от автоматизации.

Важно понимать, что достижение указанных целей возможно, при качественной подготовке процессов работы с документами к их автоматизации.