Какая технология долгосрочного хранения документа используется в электронном архиве?

С целью физического сохранения электронных документов, предупреждения физического/морального устаревания носителей, оборудования, программных средств, связанных с ними носителей и форматов, производится комплекс технологических мероприятий по стандарту ISO 14721:2012, включающих:

• консервацию технологий,
• эмуляцию,
• инкапсуляцию,
• миграцию/конвертирование (преобразование электронные документы в новые форматы и/или перенос в новые информационные системы).

Логическая схема архивной системы включает полный диапазон архивных функций сохранения информации, включая:

• подготовку информации к архивированию,
• архивирование,
• архивное сохранение,
• управление информацией,
• управление доступом.

Также производится миграция цифровой информации на новые носители и форматы, модели данных, используемые для представления информации, а также обмен цифровой информацией между архивами. Такая модель обеспечивает масштабируемость, расширяемость и возможности взаимодействия.
Для целей долговременного хранения используется формат архивного хранения PDF/A. Архивный формат может использоваться как непосредственно при создании электронного документа, так и в процессе передачи в архив документов, подлежащих длительному хранению.

Электронный архив также обеспечивает:

• периодическое резервное копирование электронных документов;
• соблюдение требований к наличию резервных экземпляров электронных документов и идентичности экземпляров АУФ.

Электронный архив обеспечивает возможность проведения проверки наличия и состояния электронных дел, документов:

• осуществляет уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью);
• обеспечивает возможность просмотра состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;
• осуществляет проверку соответствия учетных данных в АУФ различных уровней;
• обеспечивает создание (копирование) и включение в электронный архив экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;
• применяет специальные программы проверки технического состояния электронных документов и сохраняет результаты проверки в течение установленного времени;
• формирует акты установленной формы по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел.
• обеспечивает возможность внесения изменений в АУФ по результатам проверки.

В целях обеспечения сохранности электронный архив обеспечивает процессы конвертирования и/или миграции электронных документов вместе с их метаданными.
В электронном архиве предусмотрена возможность выполнения действий по конвертированию электронных документов:

• без удаления из электронного архива файлов устаревших форматов (с отложенным удалением после контроля успешности выполненных действий и проверки воспроизводимости документов) и включением в систему файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к АУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных АУФ;
• с удалением из электронного архива файлов устаревших форматов (с отметкой в АУФ и журнале учета действий системы).