Чем различаются формализованные и неформализованные электронные документы?
Основное различие формализованных и неформализованных электронных документов заключается в том, что формализованные документы – это электронные документы, строго соответствующие требованиям ФНС, в то время, как неформализованные электронные документы могут быть в любых форматах. Причём юридическую силу имеют оба вида документов, если они были подписаны квалифицированной электронной подписью.
Такое разделение существует, потому что в ФНС используют специальное ПО для обработки, которое работает с электронными документами только определённых форматов. Поэтому, при сдаче отчётности нужно следовать рекомендациям ФНС, иначе электронные документы могут быть не приняты.
Это касается следующих видов документов:
• счета-фактуры
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• корректировочные счета-фактуры и УПД
• акты приемки работ
Такое разделение существует, потому что в ФНС используют специальное ПО для обработки, которое работает с электронными документами только определённых форматов. Поэтому, при сдаче отчётности нужно следовать рекомендациям ФНС, иначе электронные документы могут быть не приняты.
В каких форматах должны быть формализованные электронные документы?
На сегодняшний день, законодательно установлено, что электронные подлинники документов должны быть в формате .XML, а отсканированные копии – в форматах .JPG, .TIFF, .PDF или .PNG.Это касается следующих видов документов:
• счета-фактуры
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• корректировочные счета-фактуры и УПД
• акты приемки работ
При этом, электронный документооборот между двумя юридическими лицами может быть в такой форме, в какой им будет удобно.
Какие требования действуют для неформализованных документов?
Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Самое главное, чтобы такие электронные документы подписывались квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, иначе они не будут иметь юридической силы. Но если юридические лица в своём электронном документообороте решили использовать неквалифицированные электронные подписи, то между ними должно быть заключено соглашение о правилах использования и признания электронных подписей.◉ Остались вопросы?
Наши эксперты помогут подобрать решение под ваши задачи.