Создание шаблонов документов компании в CRM

CRM Битрикс24 позволяет создавать все основные виды документов непосредственно в карточке сделки. Благодаря этому документы остаются в системе и находятся в быстром доступе. Их создание также не вызывает сложностей – они создаются по готовым шаблонам.

Как создать документ в карточке сделки?

Перейдем в меню «CRM» и откроем одну из сделок, для которой необходимо создать документ.
 
В карточке сделки в правом верхнем углу нажмите кнопку «Документ» и выберите нужный, например, «Счет (Россия)».
 
Система автоматически создаст документ и заполнит в нем информацию по готовому шаблону, присвоит ему название, порядковый номер.
 

Как добавить новый шаблон документа или изменить существующий?

Получившийся счет может не удовлетворять требованиям компании по форме и наполнению. В этом случае нужно создать новый шаблон документа компании или изменить существующий. Для этого нажмем кнопку «Документ» в карточке сделки и выберем «Добавить новый шаблон».
 
Ввести в систему новый шаблон можно при помощи кнопки «Загрузить» - откроется форма для загрузки файла счета. Если необходимо сделать лишь небольшие изменения, то вы можете отредактировать имеющийся шаблон. Для этого нажмите на три полоски слева от названия и выберите «Изменить».
 
Сперва изменим название шаблона, чтоб он стал узнаваем для сотрудников. Пункт «Активность» включается автоматически и отвечает за возможность использовать шаблон в элементах CRM. Пункт «С подписью и печатью» включает возможность автоматически размещать в счете скан-изображения печати компании и подписи ответственного лица.

Выберите, какая информация из карточки сделки будет размещаться в счете – товары, услуги или и то и другое.
Установите связь с элементами CRM, такими как, компания, контакт, сделка, относящаяся к определенной воронке и т.д.
Предоставьте выбранным сотрудникам доступ для использования этого шаблона.
 
Установите привязку к стране – это влияет на формат даты, времени и написание имени в шаблоне.
Задайте нумератор, для этого нажмите ссылку «Настроить».
 
Изменим название нумератора для определенности. Создадим новый формат автоматического задания номера, выбрав нужные значения из списка ниже и их порядок.
 
Создадим новый счет, используя измененный шаблон – название и номер теперь задаются согласно новому шаблону.
 
Все создаваемые документы остаются в карточке сделки и имеют перекрестные ссылки с ранее указанными элементами CRM.
 
Настраивайте шаблоны под нужны компании, создавайте и работайте с документами сделок прямо в карточке. Использование шаблонов почти полностью убирает риск возникновения ошибок и сильно сокращает время на подготовку документа.