Подпись документов в CRM

В CRM Битрикс24 вы можете создавать в карточке сделки различные документы и подписывать их при помощи функционала «Подпись». Зайдите в меню «Подпись», основное окно имеет варианты представления «Список» и «Канбан». Подписываемый документ будет двигаться по стадиям, которые мы можем настраивать. Вы можете запустить произвольный документ на подписание, нажав кнопку «Подписать».
 
Подписание выполняется в три шага:
• Выбор проекта документа;
• Подготовка и разметка документа для автоматического заполнения;
• Отправка.
 
Для стадий подписания документа можно настроить автоматизацию, например, автоматическую смену стадии при подписании документа сторонами и уведомление ответственному по окончании процесса подписания.
 

Как подписать документ непосредственно в сделке?

Разберемся в подписании непосредственно в сделке. Перейдем в меню «CRM» и откроем сделку на этапе «Отправка КП». В сделке уже есть автоматически сформированный документ, откроем его.
 
Проверим документ и нажимаем ссылку «Подпись» в правом нижнем углу.
 
На этапе «Подготовка» вам необходимо, во-первых, проверить верность указания данных вашей стороны подписания и контрагента.
 
Во-вторых, разметить документ, выбрав место для подписей и печатей сторон, а также иной нужной информации из списка права.
 
На этапе «Отправка» вы еще раз проверяете документ перед. В правой части экрана показывается как расположены блоки для автозаполнения. Устанавливаете, как подписанты получат документ на подпись, например, по электронной почте. Нажмите кнопку «Отправить и подписать» для запуска процесса подписания.
 
В этот момент в карточке сделки наш документ изменил статус на «Документ на подпись».
   
На почту подписанту от нашей компании поступит письмо с просьбой подписать документ. Нажимаем кнопку «Открыть документ».
  
Для подтверждения, что вы имеете право подписать документ, придет код на электронную почту.
 
Далее вы загружаете скан печати и подписи, либо расписываетесь от руки, либо создаете из имени.
 
Благодаря автоматизации процесса смены стадий подписания, вы всегда можете увидеть актуальную стадию в меню «Подписание», проследить движение документа.
 

Как документ подписывает контрагент?

Подписание документа контрагентом выполняется аналогично. На почту поступит письмо, в котором можно будет открыть документ. Подпись и печать первой стороны уже будет в документе.
   
После подписания документа обеими сторонами на почту придет письмо со ссылку на него.
 
В системе документ автоматически перешел на стадию «Полностью подписан» и согласно настроенный автоматизации менеджер получи об этом уведомление.
 
Откроем документ и убедимся, что все необходимые подписи и печати проставлены.
 
Переведем документ в стадию «Завершить» для окончания процесса подписания. Выберем успешный результат – «В архив».
 

Где хранятся подписанные документы и как ограничить доступ к «Подписи»?

Все ваши полностью подписанные документы хранятся для быстрого доступа в разделе «Мой сейф».
 
Доступ к функционалу «Подпись» и можно разграничить правами доступа, как в целом, так и на отдельные его составляющие.
 
Функционал «Подпись» значительно повышает удобство работы с документами в Битрикс24, снижает количество ошибок и задержек при подписании документов, экономит время и средства компании.