СЭД И ECM DAY 2023

От чего зависит успех проекта по внедрению «1С: Документооборот» и как завоевать сердца сотрудников? Этой теме посвятила свой доклад Наталия Бурцева, директор компании «1С-КПД». Для начала она предложила считать запуск СЭД в промышленную эксплуатацию не чисто «айтишным» проектом. Все-таки тут есть аспект, связанный с корпоративной культурой, поэтому внедрение электронного документооборота в компании — это попытка изменить эту внутреннюю культуру, и лучше сразу думать об этом процессе в таком ключе.

Наталия Бурцева, директор "1С-КПД"

Как только речь заходит о смене культуры в компании, сразу приходится думать о двух вещах: как заставить директора поменяться самому и чем увлечь сотрудников каждого из отделов компании.

По международным стандартам управления лидер в первую очередь должен транслировать корпоративные ценности и культуру. С кого надо начинать и кого надо агитировать работать в ЭДО, так это с руководителя. Но я вам, как подрядчик, могу сказать, что мы приходим в организации, и нам сразу говорят — наш гендир работать не будет. Но это первый человек, который в компании должен говорить, что все только электронно, через почту не читаю, чаты не смотрю. Однако часто за них работают помощники, — делится опытом Наталия Бурцева.

В «1С: Документооборот» руководитель сможет увидеть не только свои задачи, но и все задачи, которые есть у подчиненных, что помогает вести протокол работ и осуществлять контроль исполнительской дисциплины. В свою очередь, поощрение исполнительской дисциплины ведет к тому, что у сотрудников появляется мотивация работать в ЭДО.

У нас был интересный опыт. К заказчику пришел подрядчик, составил талмуд документации и технических заданий, но ничего не взлетело. Затем пришли мы. Мы поняли, что системы примерно одинаковы у всех, а менять нужно культуру. Мы предложили не составлять талмуды, а двигаться вперед короткими итерациями. Сотрудникам начали давать премии за исполнительскую дисциплину. Люди, как обычно, сначала боролись за то, чтобы не работать в системе, но как только получилось, что они на этом месте начали терять деньги, отношение изменилось.

Дополнительно сотрудников мотивирует то, что в «1С: Документооборот» можно оформить заявление на отпуск, ознакомиться с расчетным листком, посмотреть свои задачи, информировать об отгуле.

Подобным образом — перечисляя интересные функции для отдела финансов, HR, для делопроизводителей — докладчица прошлась по тем лайфхакам, которые должны привлечь людей к работе с электронным документооборотом в систем от 1С. Так, например, делопроизводителям должна понравится функция сканирования документа с мобильного телефона и автоматическое размещение документа в систему по штрих-коду.

Подробнее в статье от TADVISER.