Система хранения электронных документов в ТотальЭнерджис Маркетинг Россия

Специалисты компании «1С-КПД» создали систему хранения электронных документов в компании «ТотальЭнерджис Маркетинг Россия» на базе «1С:Document management»

Компания «ТотальЭнерджис Маркетинг Россия» является филиалом подразделения TotalEnergies Marketing & Services, поставляющим на российский рынок автомобильные смазочные материалы марок TotalEnergies и ELF. Филиалы «ТотальЭнерджис Маркетинг Россия» открыты в Москве, Санкт-Петербурге, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге, Казани и Новосибирске.

В связи с тем, что компания «ТотальЭнерджис Маркетинг Россия является российским филиалом международной компании, то для создания единой системы хранения электронных документов было принято решение выбрать «1С:Document Management» - специально адаптированную СЭД под нужды крупных международных компаний или их представительств в России.

В рамках проекта командой «1С-КПД» были выполнены следующие работы:

• Сформированы функциональные требования к системе, составлено ТЗ на разработку и настройку системы.
• Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
• Выполнена интеграция систем «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Document Management».
• Созданы технологические инструкции, описывающие порядок выполнения бизнес-функций в информационной системе.
• Проведено обучение пользователей.

В результате проекта были сокращены сроки обработки договорных документов, которые теперь ведутся в единой системе с контролем версий каждого, что позволило исключить ошибки маршрутизации. Также внутреннее согласование документов происходит автоматическим подбором состава участников и срока согласования в зависимости от типа документа. Благодаря автоматическому контролю сроков исполнения и распоряжений повысилась результативность и качество выполнения поручений.