Внедрение 1С:Документооборот КОРП ред. 3.0 в ООО «Прайд ТПО»
Внедрение 1С:Документооборот КОРП ред. 3.0 в ООО «Прайд ТПО»
Москва
ООО «Прайд ТПО» - ведущая проектная организация Москвы, обладающая опытом международного сотрудничества. Компания осуществляет все виды работ по проектированию и информационному моделированию зданий, сооружений, объектов инфраструктуры с применением BIM-технологий и пространственному развитию территорий.
Цели и задачи проекта
Основной целью проекта стало создание современной системы автоматизации процессов работы с договорной документацией, направленной на повышение эффективности и прозрачности бизнес-процессов.
Задачи проекта включали:
- автоматизацию маршрутов движения договорных документов;
- повышение оперативности получения информации для принятия управленческих решений;
- обеспечение контроля за исполнением документов и поручений;
- создание единой цифровой среды для хранения и поиска документов;
- сокращение времени обработки, согласования и исполнения документов.
Ситуация до начала проекта
ООО «Прайд ТПО» обратилось с запросом на создание системы, ориентированной в первую очередь на процессы договорной работы. Также была обозначена необходимость загрузки нормативно-справочной информации (НСИ) по контрагентам и проектам из внешних источников. Ключевые цели включали автоматизацию договорного контура, разграничение прав доступа, а также создание базы для дальнейшей интеграции с другими информационными системами.
Выбор продукта
Решение было принято в пользу «1С:Документооборот КОРП» редакции 3.0 — одной из наиболее востребованных на российском рынке ECM-систем, отличающейся широкими возможностями настройки, открытым кодом и надежностью.
Описание внедрения
- Первичная настройка системы: внесены данные о структуре предприятия, пользователях, загружены справочники «Контрагенты» и «Проекты».
- Настроены виды договорных документов:
- Договор с заказчиком
- Договор с субподрядчиком
- Договор HR расходов
- Договор IT-услуг
- Финансовый договор
- Хозяйственный договор
А также соответствующие тематики для каждого вида.
- Настроены процессы обработки договорных документов с учетом вариативности по тематикам, структурным единицам, ролям исполнителей, значениям специфических реквизитов заказчика и т.д. В процессах используются этапы (действия), заложенные в стандартной поставке ПО, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение, согласование, утверждение, а также этапы исполнение под специфику работы процессов заказчика.
- Разграничены права пользователей по структурным единицам, группам доступа, по видам документов.
- Настроены отчеты: Справка по исполнительской дисциплине, Сводка о состоянии исполнения документов.
- Проведено обучение пользователей.
- Версия 1С:Предприятия — 8.3
- Вариант работы — клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
- Внедренное типовое решение — 1С:Документооборот КОРП
- Число одновременно работающих пользователей (толстый клиент) — 20
- Объем информационной базы — 400 МБ
- Среднее количество вводимых документов в день — до 50
- Количество видов документов — 6
- Среднее число строк в документе — 10
Организация работ по проекту
При внедрении системы предполагалось формирование контрольного примера и гарантированный результат в сжатые сроки в соответствии со следующими задачами:
- Выявление требований: Систематизация и структурирование требований к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации. Определение видов документов и маршрутов обработки документов;
- Настройка прототипа системы: Формирование контрольного примера и минимальные настройки НСИ;
- Демонстрация прототипа системы: Демонстрация прототипа заказчику на сценариях контрольного примера. Выявление дополнительных требований и функциональных разрывов;
- Настройка системы по уточненным требованиям, обеспечение корректного ввода НСИ, ввод и загрузка всех исходных данных;
- Обучение персонала для обеспечения корректной эксплуатации и администрирования системы;
- Проведение опытно-промышленной эксплуатации системы.
Результаты проекта
- Организована единая корпоративная среда для работы с договорными документами, обеспечена прозрачность при работе с документами;
- Повышена исполнительская дисциплина. Для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников;
- Сокращены временные затраты на поиск документов, исключены случаи потери документов;
- Сокращены временные затраты на согласование и исполнение документов, обеспечена прозрачность бизнес-процессов;
- Исключены ошибки при направлении документов за счет унификации и автоматического направления по регламентированным маршрутам прохождения документов.
