Как производится отправка, получение и подписание документов в 1С:Документооборот?

Процесс подписания электронного документа реализуется с помощью электронной подписи (далее - ЭП). Программа поддерживает несколько видов ЭП: 

- простую электронную подпись (комбинация логина и пароля пользователя), 
- усиленную неквалифицированную электронную подпись (используется преимущественно в целях подписания документов для внутреннего пользования или обмена с контрагентами, в случае если заключено соглашение об использовании данного вида подписи),
-  усиленную квалифицированную электронную подпись (используется для подписания юридически значимых документов).

Использование усиленной электронной подписи имеет ряд преимуществ перед собственноручной подписью:
- невозможно подделать, т.к. ЭП создается в ходе криптографического преобразования информации и содержит метку времени, когда был подписан документ;
- снижает расходы на хранение и транспортировку бумажных документов;
- позволяет подписывать документы без физического присутствия в офисе, для этого достаточно иметь устройство с установленным ПО.

Обмен электронными документами
В 1С:Документооборот реализовано отражение факта отправки или получения документа различными способами связи: по эл. почте, курьером, факсом, почтой и др. (Рис. 15) с указанием адресата/получателя и даты.


Рис. 15 – Реквизит способа отправки

Также система электронного документооборота позволяет обмениваться электронными документами по телекоммуникационным каналам связи без использования сторонних программ, как с контрагентами, так и с контролирующими органами.

Для этого достаточно выполнить подключение к сервису 1C-ЭДО и настроить обмен электронными документами. Для обмена необходимо направить приглашение контрагенту и после принятия приглашения приступать к совместной работе.

Для взаимодействия с госорганами достаточно подключить и настроить сервис 1С-Отчетность. С помощью данного сервиса можно осуществлять обмен регламентированной отчетностью с контролирующими органами сокращая при этом расходы на отправку документов и сроки, что является очень важным.

Где работать с юридически значимыми электронными документами?

В программе есть специальный модуль, позволяющий выполнять обмен юридически-значимыми электронными документами (Рис. 16). Рабочая область разделена на группы действий (слева) и список документов (справа).


Рис. 16 – Модуль – Текущие дела ЭДО

Пользователь может ознакомиться с маршрутом следования электронного документа и его состоянием, создать на основании полученного файла электронный документ в системе и многое другое, делающее работу с электронными документами комфортной и эффективной.