Персональные данные в 1С:Документооборот

База знаний

Общие вопросы по работе с 1С:ДО

Персональные данные в 1С:Документооборот

В последнее время очень ужесточились требования к обработке персональных данных. Этот вопрос не дает покоя как обычным пользователям ДО, так и специалистам, связанным с внедрением данного программного продукта. Интересный факт заключается в том, что на вопрос как решается проблема контроля доступа к персональным данным, может ответить не каждый специалист, не говоря уже об рядовом пользователе. Поэтому предлагаем разобраться по порядку.

Документооборот – программный продукт, который полностью соответствует Федеральному закону №152 (ФЗ-152). Эта статья посвящена демонстрации функций документооборота учитывающих требования ФЗ-152

Включение возможности учета доступа к персональным данным

Раздел «Настройки и администрирование», Настройки программы:


 

Общие настройки программы:


 

Проставляем флажок «Учет доступа к персональным данным согласно требованиям Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Переходим в «настройки регистрации событий доступа»


Устанавливаем галочки напротив областей данных программы, где требуется контроль учета к персональным данным. Жмем «Записать и закрыть».


 

После этого, во всех указанных областях данных программы будет включен режим учета доступа к персональным данным.

Где и как это используется?

1)    Справочник физические лица.

В карточке физического лица появляется вкладка «Персональные данные» и кнопка «Согласие на обработку ПНд»


На вкладке «Персональные данные» будут отражаться документы, в которых используются персональные данные текущего физического лица.

При нажатии на кнопку «Согласие на обработку ПНд» открывается форма ««Согласие на обработку ПНд». Данную форму следует заполнить соответствующими реквизитами отражающими данные физического лица. Провести документ.


После этого из формы Согласие на обработку по кнопке «Печать» можно посмотреть какой документ сформировала система по шаблону в автоматическом режиме.



 

В документе будут указаны: Организация, которая будет обрабатывать данные, оператор, ФИО физического лица и его персональные данные.

Данный документ распечатывается, отдается на подпись физическому лицу, после подписания вы храните данный документ, тем самым выполняя требование ФЗ-152.

В случае, если требуется отозвать «Согласие на обработку ПНд», из карточки документа нужно нажать кнопку «Создать на основани» - «Отзыв Согласие на обработку ПНд»


Нажать на кнопку «Провести и закрыть»


Таким образом документ «Согласие на обработку ПДн» станет недействителен, отозванным.

Эту важную информацию можно получить в любое время при помощи отчетов:

·      Действующие согласия на обработку персональных данных – список согласий с отбором по организации или по дате действия.


·      Согласия на обработку персональных данных, срок действия которых истекает – показывает согласия, срок действия которых попадает в выбранный период.


Отчеты открываются по одноименным командам из списка отчетов раздела Документы и файлы.

 

2)    Карточки документов, вкладка «Дополнительно»

При создании карточки документа появляется вкладка «Дополнительно».

На эту вкладку добавляются все физические лица, персональные данные которых используются в документе.


 

Выводы:

·      Документооборот – программный продукт, который полностью соответствует Федеральному закону №152 (ФЗ-152). Эта статья посвящена демонстрации функций документооборота учитывающих требования ФЗ-152;

·      Функционал прост и удобен;

·      Имеет эффективную отчетную форму

 Теперь на вопрос пользователей и коллег как в ДО учитываются требования закона об обработке персональных данных, можно отвечать несколькими пунктами:

  • протоколирование действий, совершаемых с персональными данными;

  • регистрация согласий на обработку персональных данных с указанием срока действия;

  • регистрация отзыва согласий на обработку персональных данных;

  • печать согласий на обработку персональных данных;

  • формирование отчетов о действующих и просроченных согласиях.


 

Для тестирования программы 1С:Документооборот вам достаточно заполнить форму, нажав на кнопку ниже.

                                         ДЕМОВЕРСИЯ ОНЛАЙН
14.02.2018