База данных и резервное копирование Битрикс24

Содержание

• Варианты реализации БЗ в Битрикс24
• Создание корпоративной базы знаний
• Создание базы знаний проекта
• Создание базы знаний для отдельного раздела
• Разграничение доступа к базам знаний

Варианты реализации БЗ в Битрикс24

База знаний – это платформа для хранения информации, организованная в рамках системы Битрикс24. Создавая её, разработчики решали задачу по аккумулированию множества данных, касающихся компании, в одном месте – для упрощения рутинных бизнес-процессов. Сервис может хранить неограниченное количество регламентов, чек-листов, скриптов для работы, обучающего контента и прочих документов, потребность в которых у сотрудников возникает регулярно. Чтобы каждый раз не запрашивать нужные данные у ответственных лиц, можно однократно организовать хранение базы данных в рамках системы Битрикс.

Варианты реализации БЗ в Битрикс24: 

• БЗ внутри портала Битрикс. Это стандартный сервис, доступный всем обладателям Битрикс24. Чтобы её создать, достаточно выбрать в левом меню пункт "Компания" – "База знаний" и нажать “Новая база знаний”. Данная БЗ имеет типовой, интуитивно понятный интерфейс: в специальном обучении нет необходимости, даже начинающий пользователь Битрикс легко сможет разобраться в сервисе. Чтобы создать и наполнить необходимые разделы, не нужно обладать навыками программирования или знаниями в области дизайна: все шаги элементарны и понятны. Готовая БЗ может дополняться и корректироваться в любой момент.

Преимущество базы знаний Битрикс24 – в аккумулировании всей информации в одном месте, её удобном хранении и использовании. Это исключит потерю информации при увольнении сотрудника. Количество стандартных баз, доступное для создания, зависит от используемого тарифа Битрикс: для обладателей бесплатной версии доступно создание только 1 базы, для тех, кто приобрёл тариф "Базовый", – до 3 баз, тариф "Стандартный" – до 5 баз, а при покупке "Профессионального", “Энтерпрайз”  тарифа или коробочной версии можно создавать неограниченное количество баз.

Искать нужную информацию удобно при помощи "умного" поиска: он выдаст нужный документ, файл или ссылку по вашему запросу. Готовой базой можно пользоваться как с компьютера или ноутбука, так и со смартфона или планшета: мобильная версия позволяет искать нужную информацию в дороге, командировке и даже в отпуске. Чтобы подключиться к базе знаний Битрикс24, достаточно иметь доступ к порталу. 

• БЗ в конструкторе сайтов. Этот вариант находится в разделе левого меню "Сайты и магазины" – "Сайты". Этот вариант предполагает создание публичной страницы, доступной всем пользователям без исключения (тогда как первым вариантом БЗ смогут пользоваться только сотрудники компании). Такая БЗ будет индексироваться в поисковых системах, информацию смогут увидеть, например, потенциальные сотрудники и партнёры. В такой БЗ не стоит размещать конфиденциальные документы, однако можно использовать её для систематизации информации по часто задаваемым вопросам, принципам работы компании, целям и т. п.

• БЗ, созданная при помощи приложений в Маркете. Маркет предлагает достаточное количество приложений, которые решают эту задачу и параллельно – ряд других более мелких. Каждый цифровой продукт имеет свои отличительные особенности: от возможности создания тестов внутри базы знаний до настройки визуала, соответствующего фирменному стилю компании. Следует учесть, что многие приложения доступны только по подписке, а бесплатными являются чаще всего самые простые версии.

• Интеграция Битрикс24 с внешними Базами знаний. Битрикс – не единственная платформа, позволяющая создавать базы знаний. В связи с этим, многие компании, принявшие решение внедрить Битрикс, ранее уже использовали другие инструменты по систематизации и хранению данных. Чтобы не отказываться от уже готовой базы и не проводить всю работу заново, вы можете настроить связь Битрикс с другой внешней системой: отправлять пользователя по ссылкам на другой ресурс или синхронизировать базы, чтобы информация была перенесена в новую БЗ.

Как создать корпоративную базу знаний в Битрикс24?

Корпоративная база знаний – эффективный инструмент по передаче информации о процессах в компании новому сотруднику. Создать её не составит труда: такая возможность есть у всех обладателей Битрикс24 (однако ваш тариф может иметь ограничения по количеству доступных баз знаний и отдельным шаблонам).

Чтобы создать корпоративную базу знаний, необходимо последовательно выполнить следующие шаги: 

• В левом боковом меню портала выбрать раздел "Компания", а затем в верхнем меню – "База знаний".

• Нажать кнопку "Создать" или выбрать “Новая база знаний”.

• Выбрать подходящий шаблон или создать базу с нуля (кнопка "Пустой шаблон"). Если имеющиеся варианты шаблонов вам не подходят, вы можете загрузить их из "Битрикс24.Маркет" при помощи соответствующей кнопки.

• Добавить название, описание для базы, выбрать нужную цветовую палитру и нажать "Создать" (впоследствии эти параметры можно будет отредактировать в разделе меню "Настроить базу знаний").

• Заполнить базу знаний, добавив картинки, видео, тексты и рассказав о сотрудниках – к кому и с каким вопросом можно обратиться.

Рис. Создание базы.

Рис. Выбор шаблона.

Рис. Обзор шаблона базы.

Рис. Настройка базы знаний.

Как создать базу знаний проекта в Битрикс24?

Можно создать базу знаний для конкретного проекта или отдела: она будет содержать более детальную и конкретную информацию, не затрагивая работу всей компании. Доступность данной функции ограничена некоторыми тарифами Битрикс24. 

Если ваш тариф позволяет создавать базу знаний проекта, выполните следующие шаги: 

• В левом боковом меню перейдите в раздел "Группы"

• Откройте нужную группу или проект.

•  В верхнем меню справа выберите пункт "Ещё" и в нём – "База знаний".

• Выберите нужный шаблон из стандартных или загрузите дополнительные из "Битрикс24.Маркет".

• Задайте все необходимые параметры (название, описание, цветовую палитру и т. п.).

• Чтобы настроить и заполнить разделы, нажмите кнопку "Редактировать" в меню информационного блока базы.

Рис. Меню “Группы”.

Рис. Создание базы знаний в группе.

Рис. Редактирование содержимого базы.

Другой способ создать базу знаний проекта – воспользоваться кнопкой "Расширения" .

Создание базы знаний для отдельного раздела

База знаний может описывать определённый вид деятельности: способ постановки задач сотрудникам, скрипт для общения с клиентами, заполнение профиля и т. п. 

Как создать базу знаний, описывающую постановку задач подчиненным: 

• В левом боковом меню выбрать пункт "Задачи и Проекты".

• Нажмите на три точки в правой части окна и выберите “Создать базу знаний”.

• Выберите шаблон из имеющихся или загрузите нужный из "Битрикс24.Маркет".

• Заполните базу знаний.

Как разграничить доступ к базам знаний?

По умолчанию ограничений на создание баз знаний у сотрудников нет: эта функция доступна каждому пользователю. Если отдельные базы знаний требуют ограничения доступа, такие настройки может выполнить администратор: он может предоставить или закрыть доступ отдельному сотруднику или всему отделу.

Чтобы настроить права доступа, необходимо: 

• Перейти в пункт меню "Компания" – "База знаний" – "Права доступа".

• В "Списке ролей" выбрать пункт "Добавить право доступа".

• Создать нужную роль и наделить её правами доступа к конкретным базам знаний.

• Применить созданную роль к сотруднику или отделу.

Созданные роли впоследствии могут быть отредактированы администратором. 

Рис. Открытие настройки прав доступа.

Рис. Добавление новой группы прав.

Рис. Редактирование роли.