Методы описания процессов – База знаний 1С-КПД
Вопросы и ответы
Для получения ответов на свои вопросы, выберите нужную вам категорию. Все вопросы разбиты по категориям.
Общие вопросы по делопроизводству

Методы описания процессов

Одним из методов регламентации процессов документооборота является его структурированное описание, отражающее следующие аспекты:

·      Последовательность движения документа и работы с ним

·      Изменения, внесенные в документ в результате этих действий

·      Субъект, отвечающий за изменение документа

Также описание процессов документооборота позволяет провести их детальный анализ с целью дальнейшей оптимизации или автоматизации.

Методологические подходы и способы описания, применяемые для процессов документооборота, те же, что и для описания бизнес- процессов предприятия.

Существуют три основных метода описания бизнес-процессов:

1.     Последовательное текстовое описание процесса.

Примером текстового описания фрагмента процесса документооборота является следующий текст: "Делопроизводитель регистрирует документ и передает его на рассмотрение Директору".

Описание процесса в текстовой форме считается самым неудобным способом, так как сплошной текст не позволяет проанализировать и оценить правильность описания процессов.

Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно и большая часть внутренней мыслительной деятельности человека уходит на то, чтобы преобразовать текст в образы. Поэтому при использовании текстового описания процессов документооборота производительность и качество решений по их оптимизации оставляют желать лучшего.

Текстовое описание оптимально использовать для регламентации (закрепления) процессов документооборота в качестве Положения о документообороте или приложения к должностным инструкциям сотрудников.

  • Табличное описание процесса.

Табличная форма описания процессов документооборота более эффективна по сравнению с текстовой.

Если в таблице четко определить поля: название функции, исполнитель функции, время исполнения, логика маршрутизации, то такое описание процесса будет достаточно наглядным и удобным для использования. Из него можно будет понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в процессе выполняются работы, и соответственно процесс будет проще проанализировать.

Табличное описание активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания процессов в приложении к задачам автоматизации, поскольку позволяет задать маршрутизацию документа, описать изменение содержания информации, способ ее внесения и определить возможность автоматизации данной операции.

Графическое описание процесса.

Графическая форма описания процессов считается наиболее эффективной, поскольку облегчает восприятие и логический анализ процессов, а так же заставляет правильно отражать логику процесса.

Графическое описание бизнес-процессов может быть представлено в простой форме, например с использованием MS Visio. Простота и наглядность этих схем позволяет работать с ними даже тем сотрудникам, которые не имеют навыков системного анализа.

Графическое описание процессов документооборота необходимо тогда, когда в организации сложный документооборот с разветвленными процессами, процедурами движения документов и множеством субъектов, участвующих в этих процессах. Графическое описание применяется для детального анализа процессов на предмет их оптимальной организации, выявления узких мест.

Для сложной формы описания обычно используются специализированные инструментальные средства и нотации, принятые для описания бизнес-процессов

райне важно при создании графического представления БП пользоваться стандартизованными нотациями графического описания. Они хорошо известны среди специалистов, существуют довольно продолжительное время и поддерживаются рядом специальных программных продуктов (CASE-средствами). Поэтому модели, созданные по стандартизованным правилам описания, легко воспринимаются всеми заинтересованными лицами и передаются от исполнителя заказчику в электронном виде.

 

Вопросы, на которые должна отвечать схема БП

·      После какого события или факта процесс начинается?

·      Кто в нем участвует (является его исполнителем)?

·      Что конкретно делает каждый исполнитель?

·      Что является результатом выполнения всего процесса и результатом работы каждого исполнителя?

·      Какие могут быть разветвления (варианты) в процессе и в каких случаях?

whatsapp