Как преодолеть сопротивление сотрудников при внедрении 1С:Документооборот

Содержание:

• Введение
  
• Поддержка лидера или руководителя отдела/компании
  
• Обучение сотрудников
  
• Изменение схем мотивации
  
• Автоматизация в системе наиболее частых процессов компании
  
• Заключение

Введение

Самая частая проблема при внедрении 1С:Документооборот, а также любой другой информационной системы, - это сопротивление со стороны персонала.

Сотрудники могут высказывать различные опасения и противоречивые мнения, такие как "Почему я должен что-то куда-то сохранять", "Этого нет в моих должностных обязанностях", "Развели бюрократию", "На это уходит больше времени" и другие. Кроме того, сопротивление нововведениям в организации является стандартной проблемой, особенно в контексте внедрения электронного документооборота и автоматизации документооборота с использованием 1С:Документооборот. 

В данной статье мы представим несколько практических советов, как преодолеть сопротивление сотрудников при внедрении 1С:Документооборот и автоматизации электронного документооборота.

Поддержка лидера или руководителя отдела/компании

Одним из наиболее эффективных способов преодоления сопротивления сотрудников при внедрении 1С:Документооборот и автоматизации документооборота является поддержка со стороны руководителей. Руководители могут внести изменения в процессы согласования и утверждения документов, требуя, чтобы все документы принимались и обрабатывались только в системе 1С:Документооборот. Если сотрудник принес документ на бумаге или в другой информационной системе, то такой документ не должен приниматься в работу. Это создаст мотивацию для всей команды перейти на использование системы 1С:Документооборот и автоматизировать электронный документооборот.

Обучение сотрудников

Часто сотрудники могут испытывать сложности не только при работе с новой системой электронного документооборота, но и с компьютером в целом. Поэтому первым шагом при внедрении 1С:Документооборот и автоматизации электронного документооборота следует уделить внимание обучению общей компьютерной грамотности. 

Такое обучение должно включать в себя работу с офисными приложениями, периферийным оборудованием и другие компьютерные навыки. Особое внимание следует уделить сотрудникам, которые не имеют опыта работы с информационными системами, в том числе с 1С:Документооборот. Для обеспечения успешного обучения, компания может предоставить таким сотрудникам бумажные и видео инструкции, а также создать доступную линию поддержки.

Мы регулярно разрабатываем курсы для обучения сотрудников по системе 1С:Документооборот и можем предложить готовые обучающие курсы для пользователей:

Видеокурс для пользователей "1С:Документооборот 3.0"

Видеокурс для пользователей "1С:Документооборот 2.1"

Кроме этого, рекомендуем иметь в качестве самоучителя книги про 1С:Документооборот в вопросах и ответах по редакциям 2.1 и 3.0.

Изменение схем мотивации

Для увеличения вовлеченности сотрудников и успешного внедрения 1С:Документооборот и автоматизации электронного документооборота, можно изменить систему мотивации. В некоторых проектах руководство компании решает премировать сотрудников на основе показателей исполнительской дисциплины, которые система 1С:Документооборот позволяет отслеживать. 

Например, можно добавить премии сотрудникам, которые обрабатывают наибольшее количество задач, соблюдают сроки выполнения задач, и имеют высокие оценки за выполнение задач. Это мотивирует сотрудников активно использовать систему 1С:Документооборот и поддерживать ее функциональность.

Автоматизицаия в системе наиболее частые процессы компании

Для привлечения как можно большего числа сотрудников к использованию системы 1С:Документооборот и автоматизации электронного документооборота, стоит автоматизировать наиболее часто встречающиеся процессы в компании. Это могут быть процессы, такие как подача заявлений на отпуск, заявки на отгул, и функция проверки остатка отпусков через систему 1С:Документооборот. Автоматизация этих простых, но важных процессов обеспечит высокую посещаемость системы и сделает ее неотъемлемой частью рабочей жизни сотрудников.

Заключение

Преодоление сопротивления сотрудников при внедрении 1С:Документооборот и автоматизации электронного документооборота может быть сложной задачей, но с правильным подходом, обучением и поддержкой со стороны руководства, можно добиться успешной адаптации системы в организации. 

Данные советы основаны на практике руководителей проектов компании 1С-КПД и могут помочь минимизировать сопротивление сотрудников и добиться успешного внедрения информационной системы 1С:Документооборот и автоматизации электронного документооборота.

Для получения дополнительной информации о преимуществах интеграции 1С:Документооборот с вашими офисными приложениями, оставьте заявку