Как отразить передачу договора на согласование контрагенту? – База знаний 1С-КПД
Вопросы и ответы
Для получения ответов на свои вопросы, выберите нужную вам категорию. Все вопросы разбиты по категориям.
Договорная работа

Как отразить передачу договора на согласование контрагенту?

Договорная работа предусматривает передачу документов между организациями на этапе согласования, подписания и т. д., поэтому в системе предусмотрен механизм контроля возврата переданного экземпляра договора.

В зависимости от того как проходит процесс согласования договора можно поступать по-разному:
  • Если согласование договора не подразумевает передачу бумажных носителей, а проводится, например, по электронной почте, то после создания договора необходимо запустить процесс Согласование, указав в нем сроки и порядок согласования. Ответственный за согласование договора сотрудник создает на основании договора исходящее письмо контактному лицу со стороны контрагента. После поступления письма по электронной почте с результатами согласования, сотрудник указывает в нем в качестве предмета рабочий договор и завершает задачу согласования.
  • Если же согласование проводится с передачей бумажных материалов, то необходимо регистрировать исходящие и входящие документы. Тогда процедура изменится — ответственный пользователь создает на основании договора исходящий документ, отражающий передачу бумажного носителя контрагенту. При его регистрации пользователю будет предложено автоматически отразить в системе передачу договора в журнале передач документов, потребуется указать требуемый срок возврата. Когда договор вернется от контрагента, при регистрации входящего документа пользователем в ответ на исходящий будет предложено отразить возврат в ранее созданной записи о передаче.




       Естественно, если во втором случае используется также обмен письмами, то их тоже можно просматривать. Но принципиальное отличие второго способа состоит в том, что передачу бумажных носителей можно отследить в журнале передачи документов (доступен из карточки
договора или через раздел «Документы и файлы» пункт «Журнал передачи»). Это позволяет легко отслеживать договоры, которые не вернулись в срок, а также формировать отчеты по журналу передачи.



       Аналогично система поддерживает механизм передачи договора на подписание (см. вопрос «86. Как отразить передачу договора контрагенту для подписания?»).

       Более подробно о работе журнала передачи документов описано в вопросе «87. Можно ли контролировать возврат переданного контрагенту экземпляра договора?»
27.02.2018, Константин