Исполнителям ставится задача, результатом выполнения которой является несколько файлов. Как организовать передачу файла автору задачи?

Каждый процесс имеет поле «Предмет», которое содержит ссылку на объект (документ, файл, проект или т. п.), который ассоциирован с процессом. В случае, если процесс был запущен с пустым полем «Предмет», то исполнитель задачи имеет возможность указать предмет и, тем самым, «прикрепить» его к процессу. Прикрепленный предмет автоматически отображается во всех задачах процесса в поле «Предмет».

Установить предмет можно командой в форме процесса «Изменить предмет»:


 
       Предметом процесса может быть несколько объектов.

       Рассмотрим пример

       Каждый месяц руководителям подразделений ставится задача «Подать данные о выработке подразделения». Задача каждому руководителю создается в рамках одного процесса «Исполнение». По каждому подразделению может быть несколько файлов с отчетами. Как руководителям подразделений передать данные автору процесса?

       Первый вариант. Собрать данные в один файл.

       Автор процесса запускает процесс по файлу, в который каждый руководитель добавляет данные своего подразделения и отчитывается о выполнении. Тем самым все данные аккумулируются в прикрепленном файле, который заполняется в ходе процесса.

       Ограничения данного подхода: все данные смешиваются в один файл, и этот файл одновременно может редактировать только один пользователь. То есть, данные должны собираться последовательно.

       Второй вариант. Использовать общую папку файлов.

       В хранилище файлов создается папка для сбора данных «Отчеты подразделений». В этой папке, если есть необходимость, можно создать подпапки для каждого подразделения, и настроить доступ по подразделениям. Процесс «Исполнение» запускается без предмета, но в описании можно указать папку, в которой исполнителям необходимо будет сохранить данные.

       Ограничения данного подхода: отсутствие связи между процессом, задачами и предоставленными файлами. Также необходимо перед запуском процесса настроить папку (или папки) для сбора информации.

       Третий вариант. Создать новый вид документа «Данные по выработке подразделений».

       В этом случае процесс исполнения следует запускать по документу. Каждый исполнитель должен добавить свои файлы в документ и отчитаться о выполнении. Если необходимо разделять данные разных подразделений, то следует создавать на каждое подразделение свой процесс и свой документ.

       Ограничения данного подхода: необходимость дополнительных настроек нового вида документа. Этот вариант подходит только для неоднократного сбора информации.

       Четвертый вариант. Исполнители приложат файлы к поступившей им задаче в Предметы. Автор процесса сможет ознакомиться с приложенными документами в задаче на ознакомление, которая придет ему после того, как все руководители подразделений завершат свои задачи.

       Какой вариант оптимален? Решать вам. В каждом конкретном случае необходимо понять специфику процесса и взвесить все «за» и «против».