Для чего нужна номенклатура дел?

База знаний

Вопросы и ответы

Для получения ответов на свои вопросы, выберите нужную вам категорию. Все вопросы разбиты по категориям.
Архивное дело

Для чего нужна номенклатура дел?

       Во время ведения деятельности каждая организация накапливает огромное количество различных документов. В процессе ведения деятельности в любой момент может возникнуть необходимость получения информации, которая хранится в этих документах.

       Если классифицировать эту информацию, то можно быстро найти любой документ. Самая простая классификация предполагает объединение документов в дела.

       Документом, который хранит информацию обо всех делах организации, распределяет их по групповой принадлежности и учитывает сроки хранения, считается номенклатура дел.

       Таким образом, номенклатура дел используется, в первую очередь, для классификации документов и отслеживания сроков хранения, установленных законами, нормативными актами и внутренними нормативными документами организации.

       Номенклатура дел позволяет рационально организовать работу с документами:
  • группировать документы в дела по определенной системе классификации, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
  • присваивать регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел;
  • отбирать дела для передачи на архивное хранение;
  • отбирать дела с истекшим сроком хранения для дальнейшего их уничтожения;
  • вести учет дел временных сроков хранения.

       В системах электронного документооборота рубрикация для бизнес-целей организации может отличаться от номенклатуры дел, которая создается в соответствии с требованиями, предусмотренными стандартами.

       О том, как организована рубрикация и классификация документов в «1С:Документооборот», можно прочесть в главе «4. Категоризация».
24.02.2018