Для чего нужна номенклатура дел?

       Во время ведения деятельности каждая организация накапливает огромное количество различных документов. В процессе ведения деятельности в любой момент может возникнуть необходимость получения информации, которая хранится в этих документах.

       Если классифицировать эту информацию, то можно быстро найти любой документ. Самая простая классификация предполагает объединение документов в дела.

       Документом, который хранит информацию обо всех делах организации, распределяет их по групповой принадлежности и учитывает сроки хранения, считается номенклатура дел.

       Таким образом, номенклатура дел используется, в первую очередь, для классификации документов и отслеживания сроков хранения, установленных законами, нормативными актами и внутренними нормативными документами организации.

       Номенклатура дел позволяет рационально организовать работу с документами:

• группировать документы в дела по определенной системе классификации, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
• присваивать регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел;
• отбирать дела для передачи на архивное хранение;
• отбирать дела с истекшим сроком хранения для дальнейшего их уничтожения;
• вести учет дел временных сроков хранения.

       В системах электронного документооборота рубрикация для бизнес-целей организации может отличаться от номенклатуры дел, которая создается в соответствии с требованиями, предусмотренными стандартами.

       О том, как организована рубрикация и классификация документов в «1С:Документооборот», можно прочесть в главе «4. Категоризация».