Как сформировать номенклатуру дел?

Как правило, во всех организациях требуется вести учет документов в соответствии с номенклатурой дел. Если в организации уже есть разработанная и утвержденная номенклатура дел, ее следует ввести в программу. Если в организации нет номенклатуры дел, то ее следует разработать.

Это удобно делать непосредственно в «1С:Документооборот», заполняя справочник Номенклатура дел.

Кого привлечь к составлению номенклатуры дел и с кем ее согласовать?

К составлению номенклатуры дел рекомендуется привлечь специалистов организации, так как именно им придется в дальнейшем заниматься поддержкой и актуализацией этого справочника. При этом важно выработать общее понимание того, для чего вообще используется номенклатура дел в делопроизводстве и как она используется в «1С:Документооборот». Разработанную номенклатуру дел необходимо распечатать и заверить подписью ответственного лица предприятия.

Если организация является государственной, то разработанную номенклатуру дел следует согласовать с вышестоящим учреждением и Росархивом. Если предприятие передает документы в архив, то разработанную номенклатуру дел следует также согласовать со специалистами архивного учреждения.

Как заполнить номенклатуру дел в 1С:Документооборот?

Заполнить номенклатуру дел в «1С:Документооборот» может пользователь, имеющий необходимые права доступа (включен в группу «Ответственный за НСИ»). Это выполняется в справочнике: Нормативно-справочная информация - Номенклатура дел.



Для упрощения дальнейшей работы с номенклатурой дел возможно копирование ее на следующий год.

После ввода номенклатуры дел ее рекомендуется распечатать (команда Печать - Номенклатура дел в списке номенклатуры дел), сверить с оригиналом и подписать у ответственного лица.

Смотрите видеообзор по составлению номенклатуре дел в 1С:Документооборот.