Автоматизация системы электронного документооборота Министерства сельского хозяйства РФ

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации — федеральный орган исполнительной власти, обеспечивающий проведение единой агропромышленной политики Российской Федерации.

Цели проекта

Проект был направлен на повышение эффективности процессов работы с документами и поручениями. Основные цели включали:

• обеспечение контроля документов и задач на всех этапах
• сокращение времени обработки входящих, исходящих и внутренних документов
• автоматизацию процессов регистрации, рассмотрения, согласования и исполнения
• обеспечение отказоустойчивости, безопасности и соответствия требованиям госорганов
• интеграцию с внешними государственными системами обмена

Также перед проектом стояла задача обеспечить удобство работы руководителей, секретариата и всего аппарата министерства — от регистрации документов до контроля исполнения поручений.

Ситуация до старта проекта

До внедрения ведомство использовало разрозненные инструменты и несколько несвязанных систем. Это затрудняло контроль статусов документов, приводило к задержкам в исполнении поручений и повышало риск потерь. Единые схемы маршрутизации отсутствовали, значительная часть операций выполнялась вручную.

Необходима была единая централизованная СЭД, способная ежедневно обрабатывать до 2000 документов, обеспечивать работу 1200+ одновременных пользователей и интегрироваться с государственными системами межведомственного документооборота.

Реализация проекта

Была развернута инфраструктура на российском стекe ПО, настроена кластерная и отказоустойчивая архитектура, организовано резервное копирование и выполнена полная подготовка серверной среды.

В процессе внедрения:

• настроены виды документов и маршруты их обработки
• внедрены шаблоны документов и механизмы согласования
• разработаны специализированные интерфейсы и формы для разных ролей
• внедрена ролевая модель с детальной настройкой прав доступа
• создан функционал учёта обращений граждан
• создан законотворческий блок — процессы разработки, согласования и принятия законопроектов
• внедрён модуль контроля исполнения поручений
• обеспечена интеграция с МЭДО, ССТУ, ПОС
• разработан мобильный клиент для удалённой работы и подписания документов
• выполнен перенос исторических данных

После настройки, разработки и тестирования подготовлены инструкции пользователя и администратора, проведено индивидуальное, групповое и дистанционное обучение, затем выполнена опытно-промышленная эксплуатация.

Особенности проекта

Проект отличался высокой масштабностью и требованиями к надёжности. Среди ключевых особенностей:

• использование российского стека технологий
• отказоустойчивая архитектура (кластеризация)
• поддержка мобильного клиента для удалённого подписания документов
• глубокая интеграция с ключевыми государственными системами межведомственного обмена
• профессиональная ролевая модель и сложная система разграничения доступа
• специализированные отчёты для руководителей, делопроизводства и контроля поручений

Результаты внедрения

Внедрение системы позволило министерству перейти к полностью централизованному, прозрачному и управляемому электронному документообороту.

Полученные результаты:

• все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает быстрый поиск и доступ
• ускорение процессов согласования, рассмотрения и исполнения документов
• прозрачность статусов документов и задач на любой стадии обработки
• улучшение исполнительской дисциплины благодаря контролю поручений
• усиление безопасности за счёт использования отечественных технологий и кластеризации
• снижение рисков потерь документов
• интеграция с МЭДО, ССТУ и ПОС обеспечила полный цикл межведомственного обмена
• мобильный клиент повысил мобильность сотрудников и ускорил подписание документов

Достигнутые эффекты:

• сокращение трудозатрат подразделений — до 20%
• снижение материальных расходов — до 20%
• сокращение административных и операционных расходов — до 20%
• ускорение получения управленческой отчётности — до 30%
• рост производительности труда — до 30%

Система способна ежедневно обрабатывать до 2000 документов, поддерживает 1200 одновременных тонких клиентов и 100 веб-клиентов, работает с 30 видами документов и 30 маршрутами, а объём информационной базы составляет 2 ТБ.