Автоматизация документооборота при помощи "1С:Документооборот КОРП" ред.3.0 в Общество с ограниченной ответственностью "ВЕЛЕС-СТРОЙ"

ООО "Велес-Строй" - Российская строительная компания, входящая в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Основу деятельности ВЕЛЕССТРОЙ составляют три основных принципа: эффективная и своевременная реализация интересов заказчика, использование высокотехнологичных и самых современных инженерных решений, уважительное отношение к сотрудникам, в том числе через соблюдение правил и стандартов в области охраны труда и промышленной безопасности. Объекты ВЕЛЕССТРОЙ расположены по всей территории Российской Федерации – от Ямальского полуострова на севере до Краснодарского края на юге, от Ленинградской области на западе до о. Сахалин на востоке, - везде можно встретить бренд ВЕЛЕССТРОЙ, являющийся несомненным знаком качества выполняемых и уже выполненных работ.

• Формирование единой информационной среды для управления и учета деятельности компании
• Автоматизация процессов делопроизводства
• Организация оперативного контроля за документооборотом и бизнес-процессами
• Внедрение электронного согласования документов
• Возможность работы с системой с мобильных устройств
• Повышение скорости обмена информацией и обратной связи внутри компании

Ситуация до внедрения:

• Документооборот не автоматизирован
• Отсутствие системы электронного согласования
• Сложности в оперативном получении информации о текущем статусе документов и процессов

Ход проекта:

Сроки реализации: с 01.04.2024 по 25.06.2024

Общая длительность: 86 дней

Трудозатраты: 82 часа

Команда проекта: 1 руководитель проекта, 1 консультант-аналитик

Трудозатраты на 1 АРМ: 1,64 часа

Основные работы:

• Сбор и анализ требований заказчика
• Планирование проекта, составление календарного плана
• Установка и параметрическая настройка ПО
• Создание интерфейсов, настройка ролей и прав доступа
• Настройка папок, типов связи, видов документов
• Внедрение 2 маршрутов согласования документов
• Внедрение 2 маршрутов уведомлений
• Настройка встроенного почтового клиента
• Подключение мобильного клиента
• Публикация веб-сервиса рабочей базы
• Обучение пользователей
• Предоставление пользовательской и административной документации

Автоматизированные бизнес-процессы:

1. Согласование документов
2. Уведомления по документам

Автоматизированные функции:

 • Управление проектами и портфелями

 • План-фактный анализ

 • Делопроизводство

 • Ведение номенклатуры дел

 • Учет и хранение документов

 • Учет договоров

 • Контроль исполнения поручений

 • Управление бизнес- и ИТ-процессами

 • Работа с ECM-системой

Настроенные виды документов (17 шт.)

• Договоры: СМР, ПИР, с Заказчиком, на поставку, на услуги
• Заявка на оплату, заявка на расходование ДС
• Акт/УПД
• КС-2, КС-3 (внутренние и внешние) и др.

Экономический эффект

Благодаря внедрению системы были достигнуты следующие результаты:

 • Сокращение трудозатрат в подразделениях

 • Снижение операционных и административных расходов

 • Ускорение получения управленческой отчетности

 • Повышение производительности труда

Уникальность проекта

Проект представляет собой модульное внедрение типового функционала с адаптацией под потребности Заказчика. Несмотря на использование стандартной конфигурации, были настроены ключевые процессы, позволяющие Заказчику выйти на новый уровень управления документооборотом и задачами. Интересно отметить, что функциональный заказчик повторно обратился за внедрением после смены места работы, что подтверждает эффективность и положительный опыт предыдущего взаимодействия с командой «1С-КПД».

Результаты:

• Автоматизированы процессы делопроизводства
• Обеспечен доступ к документам с мобильных устройств
• Ускорен процесс согласования и контроля исполнения
• Повышена прозрачность и управляемость документооборота