13.12.2019
6 минут
Какие фазы можно выделить в жизненном цикле проекта внедрения?
Основа жизненного цикла проекта внедрения СЭД состоит из шести фаз:
1. Фаза инициации проекта.
2. Фаза проектирования.
3. Фаза разработки.
4. Фаза обучения пользователей.
5. Фаза опытной эксплуатации.
6. Фаза ввода в промышленную эксплуатацию.
При этом проект может разделяться на несколько этапов, существование которых обусловлено необходимостью внедрения несколько релизов СЭД в рамках одного проекта.
Какие работы входят в фазу инициации проекта?
Фаза инициации проекта
Ключевые задачи этапа:
§ Проведение первичного анкетирования Заказчика. Выявление сведений о среднем количестве документов за прошлый год (входящие, исходящие, ОРД), количество сотрудников, предполагаемых к подключению к СЭД, возможностей ИТ-структуры.
§ Определение границ и рамок проекта внедрения СЭД в виде контекстного описания функций и/или перечисление бизнес-процессов предприятия, которые будут автоматизированы в ходе выполнения работ по проекту.
§ Описание границ и рамок проекта всеми заинтересованными лицами.
§ Согласование коммерческих условий выполнения работ по проекту (в случае консалтингового проекта), первичная оценка стоимости проекта.
§ Принятие решения о начале работ по проекту и назначение руководителя проекта. Выявление всех заинтересованных лиц проекта и формирование рабочей группы.
§ Определение необходимых ресурсов для выполнения работ по проекту, каналов коммуникации. Идентификация внешних ограничений проекта и допущений, которые принимаются при планировании работ.
Какие работы входят в фазу проектирования системы?
Фаза проектирования системы
Ключевые задачи:
§ Проведение анкетирования и интервьюирования участников автоматизируемых процессов.
§ Анализ и консолидация полученной информации. Формирование списка видов документов, распределение ответственности при обработке документов. Описание бизнес-процессов («как есть»).
§ Проведение краткого обучения ключевых сотрудников Заказчика возможностям СЭД (опционально).
§ Внесение предложений по оптимизации описанных процессов, разработка процессов «как будет». Утверждение описанных бизнес-процессов.
§ Сбор и анализ требований к СЭД. Определение требований к аппаратному и программному обеспечению СЭД. Утверждение требований к СЭД.
§ Определение структуры и категорий внутренних документов, ролей и прав доступа пользователей. (передача форм, помощь в заполнении).
§ Решение вопросов синхронизации при наличии других источников информации (баз данных).
§ Анализ требований Заказчика в разрезе отклонений от типового функционала системы.
§ Оформление согласование и утверждение Технического задания на проект.
§ Разработка, согласование и утверждение методики и программы испытаний СЭД в составе Технического задания на проект.
Какие работы входят в фазу разработки?
Фаза разработки
Ключевые задачи:
§ Разработка конфигурации СЭД, в которой реализованы все требования Технического задания.
§ Проведение тестирование СЭД со стороны Исполнителя.
§ Проведение испытаний СЭД со стороны Заказчика. Подписание акта сдачи-приемки.
§ Принятие решения о запуске СЭД в опытную эксплуатацию.
Какие работы входят в фазу обучения пользователей?
Фаза обучения пользователей
Ключевые задачи:
§ Подготовка специализированных (по типам пользователей) курсов обучения.
§ Разработка плана и методики проведения обучения.
§ Проведение обучения персонала использованию СЭД.
§ Тестирование и анализ проведения обучения.
Какие работы входят в фазу опытной эксплуатации?
Фаза опытной эксплуатации
Ключевые задачи:
§ Подготовка технической инфраструктуры для развертывания СЭД в опытную эксплуатацию.
§ Проведение опытной эксплуатации системы на основе реальных данных.
§ Проведение приемо-сдаточных испытаний (валидации) информационной системы.
§ Организация службы поддержки пользователей на предприятии заказчика или подготовка и заключение необходимых договоров с организациями, которые могут оказывать поддержку на приемлемых для заказчика условиях.
§ Принятие решения о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию с определенной даты, в виде формального документа с доведением до сведения сотрудников предприятия.
§ Эффективное управление изменениями, возникающих по факту использования системы в процессе опытной эксплуатации.
Какие работы входят в фазу ввода в промышленную эксплуатацию?
Фаза ввода в промышленную эксплуатацию
Ключевые задачи:
§ Доведение технической инфраструктуры, которая необходима для работы СЭД до запланированного уровня.
§ Ввод в промышленную эксплуатацию силами Службы поддержки с контролем при оперативных консультациях со стороны разработчиков.
§ Эффективное управление изменениями в требованиях пользователей, возникающих по факту использования системы, и их реализация силами Службы поддержки при оперативных консультациях со стороны разработчиков.
§ Актуализация проектной документации (плана проекта, бюджетов и т.п.) по факту окончания проекта.
§ Подготовка и проведение итогового совещания, посвященного оценке результатов проекта и его формальному закрытию.
Основные факторы, влияющие на успешность проектов внедрения
10 факторов успеха проекта внедрения СЭД
1. Ясно поставленные цели.
2. Подробная детализация плана проекта.
3. План-фактный анализ на каждой стадии выполнения проекта.
4. Высокая квалификация руководителя проекта и членов команды.
5. Выделение одного конкретного ответственного для каждой задачи.
6. Наличие административной поддержки и высркая вовлеченность персонала.
7. Достаточное количество времени и ресурсов.
8. Отлаженное информационное сопровождение проекта и коммуникации в команде.
9. Хорошая организация и четкая, последовательная структура проекта.
10. Умение руководителей использовать механизмы поиска и коррекции отклонений.
3 ошибки, ведущие к провалу проекта
Провальным принято считать проект, в котором произошло нарушение хотя бы одного из критических параметров:
1. Сроки.
Ошибка: неверная оценка временных затрат на работы (срыв сроков).
2. Стоимость.
Ошибка: некорректная оценка стоимости.
Ошибка: увеличение стоимости работ за счет разработки некачественного ТЗ.
3. Объем.
Ошибка: увеличение объема работ за счет составления некачественного ТЗ.
Ошибка: поверхностная верификация системы, порождающая доработки.
Управление ожиданиями заказчика в случае отклонений
1. Документирование (качественное ТЗ, спецификация СЭД, протоколы совещаний).
2. Регулярное проведение правильно организованных совещаний и оформление статус-отчетов по их итогам позволяет за промежуток времени между ними выявить и проинформировать Заказчика о возможных рисках, составить подробный план работ и предупреждающих мероприятий, которые необходимо осуществить.
3. План работ необходимо регулярно актуализировать совместно обеими сторонами команды и пересматривать в случае выявления отклонений. По каждому из них – должен быть назначен конкретный ответственный за выполнение работ и отдельно – за прием результатов.
