Каким образом организовать подписание и утверждение внутренних документов?

       При ведении учета по сторонам, и при ведении учета по контрагентам в карточке вида внутреннего документа предусмотрены отдельные настройки:

• Использовать гриф утверждения;
• Использовать подписание должностным лицом.

       Настройки взаимоисключающие. Для вида документа может быть установлена только одна из них.

Как работает настройка «Использовать подписание должностным лицом»?

       Использовать подписание должностным лицом — настройка устанавливается, если на предприятии для документа этого вида используется подписание. Согласно делопроизводственной практике подписываются приказы, распоряжения, договоры, дополнительные соглашения, служебные записки и другие виды документов.

       Если настройка включена:

• для документа используется процесс Подписание;
• по умолчанию учет сторон не ведется, но его можно включить. Если для вида документа включена настройка Вести учет сторон, то настройка Использовать подписание должностным лицом устанавливается автоматически.
• для документа доступны состояния Подписан/Отклонен;
• в карточке документа доступны реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата).

       Для отправки документа на подписание в карточке документа предусмотрена команда «Отправить» - «На подписание».



       При выполнении задачи «Подписать» в карточке документа автоматически заполнится дата подписания и сведения о подписывающих.

Как работает настройка «Использовать гриф утверждения»?

       Использовать гриф утверждения — настройка устанавливается, если на предприятии для документа этого вида используется утверждение. Согласно делопроизводственной практике утверждаются акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, планы, сметы, номенклатура дел и другие виды документов.

       Если настройка включена, то:

• для документа используется процесс Утверждение;
• учет сторон не ведется;
• для документа доступны состояния Утвержден/Не утвержден;
• в карточке документа доступны реквизиты утверждения (кто утверждал, результат утверждения, дата).

       В шаблоне документа можно указать пользователя, который подписывает или утверждает этот документ на вашем предприятии. Для этого в карточке вида документа на закладке Шаблон документа — Реквизиты документа предусмотрено поле «Подписывает» или «Утверждает». Реквизит будет автоматически заполнен выбранным значением при создании документа этого вида.

       В шаблоне документа можно указать только одно утверждающее лицо.

       В карточке документа можно указать несколько утверждающих лиц: Еще - Документ - «Несколько грифов утверждения». При этом в карточке документа появится закладка Утверждения со списком грифов утверждения.

       Гриф утверждения может быть добавлен вручную или автоматически при выполнении процесса утверждение.