Как работает электронный архив документов?

База знаний

1C:Document Management

Как работает электронный архив документов?

Данная функция позволяет использовать 1C:Document Management 8 как централизованное безопасное хранилище всех документов организации. Для каждого документа можно настроить собственную карточку, в которую можно вместить файл и отсканированную копию документа. Для каждого документа доступен свой функционал. При необходимости его можно дополнить или отключить ненужные возможности, при этом нет никакой необходимости делать изменения в коде программы.

В хранилище можно хранить различные файлы и шаблоны документов для того, чтобы они находились всегда под рукой. При этом работать с документами можно прямо в программе.

Совместная работа с документами

Программа позволяет работать с документами, находящимися в хранилище, нескольким пользователям одновременно. Сам документ можно добавить как автоматически, к примеру из входящего письма, так и ручным способом. При ручном способе программа сама укажет кто из пользователей и когда добавил данный файл в хранилище.

Все файлы распределены по специальным папкам, к которым можно ограничить права доступа пользователя

-в соответствии с организационной структурой компании, к примеру: администрация, бухгалтерия, коммерческий отдел и т. д.
-в соответствии с категорией документов: проектная документация, маркетинговые материалы, договора с контрагентами и т. д.
-в соответствии с уровнем доступа сотрудника: общие документы, конфиденциальные и т. д.


Для обеспечения безопасности документов имеется возможность предоставить право на изменение, добавление и удаление файлов лишь определённым сотрудникам, количество которых рекомендуется сильно ограничить и предоставить такие права лишь минимуму. Большинство пользователей должно иметь право только на чтение файлов.

Файловое хранилище

Файлы, прикреплённые к карточкам, рекомендуется хранить на выделенном сервере. Можно ограничить размер папок, в которых хранятся документы, а также установить специальные правила для размщения файлов.

Доступ к хранилищу в целях безопасности должен быть ограничен одним пользователем, который имеет доступ к серверу и защищён сложным паролем.

Работа с файлами

С файлами, которые находятся в хранилище 1C:Document Management можно производить следующие операции:

-Просмотр
-Редактирование
-Завершение редактирования: сохранение внесённых изменений в файле и отключение функции редактирования.
-Отмена редактирования: закрытие файла без сохранения изменений
-Сохранить изменения без закрытия файла
-Сохранить на диске — сохранение файла на жёстком диске устройства, в котором открыт файл.
-Обновление файла на диске — обновление документа из файла, находящегося на жёстком диске устройства, в котором открыт файл.
-Поставить электронную подпись
-Вставить штрих — код: работает в ручном и автоматическом режимах

Штрихкодирование необходимо для быстрой идентификации и поиска документов. К примеру, для быстрого открытия файла, отсканируйте штрихкод специальным устройством.
15.01.2020, Андрей