Новости

Смотрим в будущее: Система электронного документооборота

Всё чаще возникают разговоры, что современные системы электронного документооборота подобны продуктам менеджмента прошлого века. От бумажной бюрократии мы перешли к новому уровню: эта бюрократия теперь стала электронной. И правда, все правила, стандарты и регламенты, которые применялись к бумажным документам, теперь можно контролировать посредством системы электронного документооборота (СЭД). Но при этом, бытует мнение, что современные СЭД отнюдь не являются инновационными решениями, способными качественно менять бизнес-среду. Почему и каких инноваций нам ждать от СЭД в ближайшем будущем?

Последние пять лет эксперты много говорят о стирании границ (географических, лингвистических, информационных и пр.), общей глобализации, высоком ускорении бизнеса и т. д. Однако, всё это — эволюционное, а не инновационное развитие и все современные СЭД учитывают эти тенденции.

Для формирования единого пространства, в том числе и многоязычного, ускорения процессов и т. д., важность СЭД неоспорима. Согласитесь, было бы странно, если бы на текущем уровне развития человечества мы оставались с бумажными документами и ходили километры пешком за подписью. И системы электронного документооборота оперативно подстраиваются под современный уровень требований к менеджменту и ведению бизнеса.

Здесь стоит отметить, два важнейших результата такой эволюции.

СЭД сегодня — это не только поддержка классического документооборота, а единая система, объединяющая любой информационный контент организации. Это не только входящие и исходящие документы, приказы, служебные записки, но и чертежи, графики, рисунки, видео, переписка, дорожные карты, мероприятия — всё, что угодно, любая информация, которая является результатом деятельности и знаниями компании.
СЭД сегодня — это не только хранение информации, но и управление задачами и бизнес-процессами, все современные СЭД уже имеют встроенные BPM-движки.
Первое, к чему следует стремиться, развивая свою СЭД — это организация на основе существующего объёма данных некоторой базы знаний, в которой пользователь может найти нужную информацию, вводя соответствующий запрос.

Развитие синхронно с рынком

Несмотря на то что все компании мечтают об инновационном технологическом развитии, далеко не все к этому готовы. Прорывные инновационные технологии могут использоваться только на базе достаточно хорошей классической автоматизации, которой мы занимались последние 25 лет и продолжаем заниматься сейчас. Без перевода данных и информации в электронный вид, без автоматизации процессов и процедур, без устойчивых навыков работы в информационных системах трудно говорить о технологических инновациях.

Пока ещё в России уровень автоматизации остаётся недостаточно высоким. Многие компании до сих пор не пришли к тому, чтобы все важные данные и документы организации были оцифрованы. Ещё много компаний не имеет СЭД. Целый ряд компаний создали СЭД лишь несколько лет тому назад, поэтому даже классические функции, заложенные в СЭД, используются далеко не на 100% и дополнительных требований к системе у пользователей не возникает

Кроме того, менеджмент российских компаний далеко не всегда системен. Например, часто отсутствуют какие-либо регламенты или форматы документов. Поэтому обычное внедрение СЭД уже считается важным шагом для улучшения управления бизнесом.

Новаторские компании формируют новые требования рынка, их яркие и известные примеры мотивируют всех. И благодаря им меняются и системы электронного документооборота. Но поскольку подобных компаний относительно немного, добавление новых технологических инноваций в СЭД происходит постепенно, синхронно с требованиями клиентов. И пройдёт определённое время, пока в представленных на рынке СЭД появятся качественно новые технологии.

Какие же инновации в СЭД ждать в ближайшем будущем? Выделим две самые на наш взгляд, важные.

Мы перестаём полноценно управлять, наш естественный рост как профессионалов ограничивается — ИТ-системы делают из нас роботов, нажимающих на кнопки.

Привычный поиск и доступ с мобильных устройств

Выше мы уже говорили, что современная СЭД — это хранитель любого информационного контента организации, база её знаний, некий аналог интернета для организации. А как действует обычный пользователь, который хочет найти нужную информацию? Он заходит в интернет, открывает известную поисковую систему, вводит запрос и получает множество ответов. При этом люди склонны использовать те инструменты, с которыми они работают чаще всего — привычные гаджеты и мобильные телефоны. Таким образом, использование привычного поиска и мобильных устройств —наиболее популярное направление развития, способ повысить полезность ИТ-системы.

Итак, первое, к чему следует стремиться, развивая свою СЭД — это организация на основе существующего объёма данных некоторой базы знаний, в которой пользователь может найти нужную информацию, вводя соответствующий запрос. Использование поведенческих факторов пользователей, открытой информации из интернета, данных о предыдущем пользовательском опыте и алгоритмов машинного обучения создают огромное поле для инноваций! При этом интерфейс такого поиска не должен быть перегруженным, базовый функционал должен быть доступен на любом удобном для пользователя устройстве.

Однако, при внешней прозрачности такого подхода возникает целый ряд сложностей, связанных с хранением информации в базе данных СЭД. Любая значимая единица информации должна быть представлена не только в конкретном официальном документе, но и в специальном хранилище, работающем на принципах и технологиях, разработанных для Big Data.

Генерация определённого массива задач в рамках процесса или в ответ на событие — это не цель системы управления. Мы должны не увеличивать количество задач каждого работника, а уменьшать их!

Не увеличивать количество задач каждого работника, а уменьшать их

 Ещё одна инновация — это автоматизация принятия решений. СЭД прекрасно справляется с задачами постановки и настройки бизнес-процессов, с её помощью можно автоматизировать многие процессы в компании. Например, принятие сотрудников на работу, их обучение, отправку в отпуск, формирование нужных для работника документов. Система при этом генерирует определённый массив задач, которые распределяются между пользователями. Менеджеры привыкают к тому, что создавать задачи — это просто, они нажимают на кнопку, а дальше система делает всё самостоятельно.

Однако тут мы сталкиваемся ещё с одной проблемой — ростом количества задач. В одном из недавних проектов мы увидели, что у ключевых сотрудников компании до 350 задач в месяц. Представьте себе эту цифру! Это по 17 задач за рабочий день, то есть две задачи в час. Но можно ли решить действительно важные задачи в таком потоке и за такое время?

Весьма сомнительно. Это серьёзный психологический фактор, влияющий на когнитивные способности сотрудников. В результате сотрудники перестают решать задачи, перестают задумываться над их содержанием и начинают относиться к ним как к пейзажу, мелькающему за окном поезда. Но тем самым мы перестаём полноценно управлять, наш естественный рост как профессионалов ограничивается — ИТ-системы делают из нас роботов, нажимающих на кнопки. И, через какое-то время в компании останутся лишь пассивные исполнители, все творческие люди уйдут.

Проблема в том, что генерация определённого массива задач в рамках какого-либо процесса или в ответ на какое-либо событие — это не цель системы управления. Любая информационная система должна помогать сотруднику в решении задач. То есть мы должны не увеличивать количество задач каждого работника, а уменьшать их!

И обучив систему и заложив в неё необходимые алгоритмы, мы можем это сделать. Роботизация и развитие машинного обучения (machine learning) — один из самых главных вызовов, которые стоят перед ИТ-специалистами, разрабатывающими новые ИТ-системы. СЭД будущего должна учитывать огромную вариативность решений и делать выбор на основе накопленного опыта. А сотрудники должны меньше заниматься рутиной, имея возможность решать творческие и стратегические задачи.




Поделиться ссылкой:

Другие Новости: