Обновление текущей конфигурации 1С:Документооборот 8 ПРОФ Заказчика до текущего (актуального) релиза типовой системы 1С:Документооборот 8 КОРП с сохранением реализованных ранее доработок Заказчика в Обществе с ограниченной ответственностью "ПРОФИЛЬ-ЕВРО"

ООО «Профиль-Евро» является семейным предприятием, основанным 01 сентября 1992 года для оказания услуг по таможенному оформлению, и в настоящий момент является старейшей организацией в этой области. Наша компания оказывает услуги по международному экспедированию грузов всеми видами транспорта, а также их складской обработке.

С момента создания мы сделали акцент на сотрудничество с российскими подразделениями международных компаний и российскими предприятиями, работающими в правовом поле. Мы гордимся доверием наших клиентов, многие из которых остаются с нами практически с нашего основания.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта стало повышение эффективности работы с документами и контроль за исполнением поручений за счёт внедрения системы электронного документооборота.

Задачи проекта включали:

• перевод конфигурации 1С:Документооборот 8 ПРОФ на редакцию 1С:Документооборот 8 КОРП;
• сохранение всех ранее реализованных доработок;
• обеспечение централизованного хранения документов;
• сокращение времени на поиск и обработку документации;
• контроль исполнительской дисциплины;
• повышение прозрачности процессов документооборота.

На момент начала проекта в компании использовалась устаревшая конфигурация 1С:Документооборот 8 ПРОФ с рядом доработок. Необходим был переход на актуальную версию КОРП с полным сохранением пользовательского функционала и адаптаций, а также переносом существующих данных.

Выбор был сделан в пользу «1С:Документооборот КОРП» — популярной платформы с открытым кодом, зарекомендовавшей себя как надёжное решение для управления документами и делопроизводством на российском рынке.

Описание внедрения

Основные этапы внедрения:

1. Анализ изменений в конфигурации Заказчика.
2. Обновление конфигурации в тестовом контуре с сохранением всех доработок.
3. Перенос обновлённой конфигурации на продуктивную базу.
4. Первичная настройка системы: загрузка данных о пользователях, справочников (Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты и др.); настройка видов входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе договоров); создание шаблонов видов документов.
5. Настройка бизнес-процессов: регистрация, согласование, рассмотрение, утверждение, подписание, исполнение.
6. Разграничение прав доступа.
7. Настройка отчётности.
8. Подготовка пользовательской документации.
9. Проведение обучения сотрудников.

Проект реализован по модульной технологии внедрения, предусматривающей поэтапную настройку 12 модулей системы, в том числе:

• автоматизация входящих и исходящих документов;
• автоматизация договоров,
• ведение номенклатуры дел,
• управление поручениями и контроль их исполнения.

Результаты проекта:

• Все документы хранятся в единой базе данных;
• Сокращено время на согласование и исполнение документов;
• Обеспечен быстрый поиск и доступ к архиву документов;
• Повышен контроль за поручениями и задачами;
• Увеличена прозрачность всех этапов документооборота;
• Руководители получили инструмент контроля исполнительской дисциплины.

Дополнительные работы и сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС;
• Обеспечена бесплатная поддержка базовой версии: линия консультаций, обновления, методические материалы;
• Предоставлены консультации по выбору ПО и вариантам сопровождения.