13.12.2019
2 минуты
С точки зрения управления документами важно классифицировать их по отнесенности к деятельности компании. Все документы Компании относятся к определенному уровню или классу документов. Порядок основан на иерархии документов и следовании следующим принципам.
-
Документ более высокого уровня содержит требования к подчиненному документу более низкого уровня.
-
Вышестоящий документ в своей структуре определяет перечень подчиненных документов и требования к структуре его разделов и их содержанию.
-
Подчиненный документ всегда имеет единственный документ в рамках своего класса документов, на основании которого он разработан.
-
Подчиненный документ полностью соответствует требованиям вышестоящего документа в своем классе и не противоречит требованиям документов более высокого уровня других классов.
-
За каждым документом назначается лицо, несущее персональную ответственность за документ, из числа сотрудников — Владелец документа.
-
За одним документом может быть закреплен только один Владелец документа (принцип персонифицированной ответственности).
-
Владелец документа может изменяться по мере движения документа по своему жизненному циклу, но от момента создания проекта документа и до момента его уничтожения за документом на любой стадии жизненного цикла всегда закреплена персонифицированная ответственность.
-
Помимо Владельца документа ответственность за работу с документом (обеспечение его движения, регистрации, хранение или архивирование) может быть дополнительно закреплена, в том числе и за другими сотрудниками компании в рамках установленного процесса либо делегирования прав и полномочий, но без освобождения от ответственности Владельца документа.
-
Уровни документа определяют требования к назначению конкретного документа в иерархии документов.
Данные принципы классификации и управления документами могут быть реализованы и поддержаны 1С:Документооборот.