Автоматизация системы менеджмента качества группы компаний «ЭКО РЕСУРС» на базе 1С:Документооборот КОРП 3.0

АО «ЭКО РЕСУРС» - это российское, динамично развивающееся предприятие, которое успешно ведет свою деятельность с 1994 года. Компания прошла интересный и плодотворный путь от группы увлеченных энтузиастов до серьезных профессионалов и одного из лидеров отрасли пищевых красителей и ингредиентов. Компания обладает собственным производством пищевых красителей и является признанным экспертом на рынке пищевых красителей не только в России, но и в странах СНГ.

Цели проекта

Проект направлен на создание единой информационной среды для управления документацией и процессами СМК.

Основные цели включали:

• централизацию всей документации и процессов СМК в единой системе
• повышение прозрачности задач и поручений
• сокращение сроков выполнения процессов
• автоматические уведомления о сроках исполнения и актуализации документов
• быстрый доступ к действующим регламентам, инструкциям и методикам
• упрощение подготовки к внутренним и внешним аудитам

Решение должно было не только заменить ручное ведение и обмен документов, но и создать современный инструмент контроля и анализа состояния системы качества.

Ситуация до старта проекта

До начала внедрения управление СМК в группе компаний осуществлялось вручную, без единой системы:

• документы СМК хранились в отдельных папках на сервере
• согласование и актуализация изменений выполнялись по электронной почте
• утверждение документов происходило вручную через пересылку файлов
• подписание документов выполнялось на бумажных носителях
• новые версии документов заменялись вручную в файловых каталогах
• ознакомление сотрудников с новыми документами также проводилось по электронной почте

Такой подход создавал риски потери информации, дублирования версий документов и нарушал требования стандартов ISO в части контроля актуальности и доступности данных.

Ход реализации проекта

Проект был реализован компанией 1С-КПД с использованием методики внедрения типовых решений с доработкой под специфику клиента.

В ходе работ выполнено:

• настройка нормативно-справочной информации (структура предприятия, должности, роли, пользователи)
• настройка видов документов СМК: процедуры, инструкции, методики, планы контроля и другие
• добавление в карточки документов дополнительных реквизитов, отражающих специфику учёта документов СМК
• формирование отдельных реестров по видам документов
• настройка разграничения прав доступа в разрезе ролей: директор по качеству, менеджер по качеству, руководители подразделений, сотрудники
• внедрение автоматической рассылки задач на ознакомление новым сотрудникам и сотрудникам, переведённым между подразделениями

Работы по адаптации решения

Для соответствия внутренним процессам заказчика были реализованы дополнительные доработки:

• Автоматическое ознакомление сотрудников с комплектом документов СМК — система формирует задачи на ознакомление при публикации нового комплекта документов или внесении изменений
• Добавление участников из связанных документов — в задачи типа «Ознакомление» автоматически подставляются исполнители из связанных карточек документов, что исключает ошибки ручного выбора участников

Эти функции обеспечили полный цикл электронного управления жизненным циклом документов СМК — от разработки и утверждения до ознакомления персонала.

Особенности проекта

Проект отличался высокой степенью адаптации под требования стандартов ISO и внутренние регламенты группы компаний «ЭКО РЕСУРС». Особое внимание уделено:

• разграничению прав доступа по ролям и видам документов
• автоматическому уведомлению сотрудников о новых версиях и изменениях
• формированию единых шаблонов и маршрутов согласования
• возможности оперативного анализа актуальности документации и задач

Реализованные решения позволили автоматизировать процессы управления качеством без нарушения существующих производственных схем.

Результаты проекта

• автоматизировано 211 рабочих мест
• внедрены виды документов СМК: процедуры, инструкции, методики, планы контроля и другие
• сформированы отдельные реестры по видам документов
• настроено ограничение прав на создание и редактирование документов по видам СМК
• реализовано разграничение доступа для руководителей, менеджеров по качеству и сотрудников подразделений
• введен автоматический механизм ознакомления сотрудников с актуальными документами при приеме на работу или переводе
• обеспечена полная прозрачность и контроль исполнения поручений в рамках системы менеджмента качества

Эффект от внедрения

После внедрения компания получила централизованную систему для ведения всей документации СМК, что позволило:

• исключить дублирование и устаревшие версии документов
• обеспечить быстрый доступ к актуальной информации
• повысить качество подготовки к аудитам
• минимизировать риски несоответствий стандартам ISO
• ускорить процессы согласования и утверждения документов

В результате повысилась дисциплина ведения документации, улучшилась управляемость процессами СМК и снизилась нагрузка на сотрудников службы качества.

Отзыв клиента

Чтобы узнать, какие процессы ускорились, какие задачи стали прозрачными и что изменилось в работе службы качества, переходите по ссылке и смотрите видео. О результатах рассказывает заказчик — Виктор Анатольевич Яковлев, генеральный директор управляющей компании «ЭКО РЕСУРС».

Описание проекта в Справочнике «1С»