Развитие 1С:Документооборот в НИУ ВШЭ

НИУ ВШЭ (Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики") - это крупный российский университет, известный своей ориентацией на исследования и инновации в области экономики, социальных и гуманитарных наук. ВШЭ была основана в 1992 году и с тех пор стала одним из ведущих вузов России, а также получила международное признание.

Цели и задачи проекта

Проект был направлен на развитие, эксплуатацию и поддержку функционирования системы электронного документооборота в одном из крупнейших вузов страны — Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики». Основной задачей стала трансформация и масштабирование системы 1С:Документооборот с целью повышения её стабильности, производительности и удобства использования для всех участников документооборота.

Задачи проекта включали:

• устранение недостатков текущей версии системы и снижение количества инцидентов;
• повышение доступности системы и её ключевых элементов;
• развитие функциональности в соответствии с новыми требованиями заказчика;
• обеспечение возможности подписания документов в удалённом формате;
• создание специализированных инструментов для оптимизации процессов.

На момент начала проекта в 2021 году система электронного документооборота в НИУ ВШЭ не справлялась с возросшей нагрузкой и не удовлетворяла требованиям пользователей:

• наблюдалась высокая частота инцидентов;
• функциональность была ограниченной;
• низкий процент доступности системы мешал эффективной работе;
• существовали сложности с масштабированием и интеграцией.

В качестве платформы было выбрано решение «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1.19.22 на базе «1С:Предприятия» 8.3 с использованием MS SQL Server. Решение отличается гибкостью, развитой системой разграничения прав доступа, возможностью масштабирования и интеграцией с современными механизмами подписания документов, включая УКЭП.

Описание внедрения и развития

Работы по проекту выполнялись одной партнерской организацией. В рамках проекта была организована проектная команда из 7 специалистов, общая длительность — 4 года (2021–2025 гг.), общие трудозатраты — 15 120 часов. Автоматизация охватила 5 000 рабочих мест в офисах и филиалах университета в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми.

Ключевые этапы проекта:

1. Сбор и анализ требований заказчика, формирование календарного плана;
2. Настройка прав пользователей, создание специализированных интерфейсов;
3. Разработка новых бизнес-процессов с интеллектуальными условиями и триггерами;
4. Интеграция со сторонними системами, включая Контур.Диадок по API;
5. Настройка работы с PDF-документами, QR-кодами, ЭП и специализированной отчётностью;
6. Проведение дистанционного обучения пользователей (500 человек);
7. Настройка регулярного обновления платформы и диагностики системы.

В проекте использовалась методология Scrum, а управление задачами осуществлялось через Jira и Confluence.

Особенности проекта

Проект отличался высокой сложностью и технической насыщенностью:

• Работа в условиях высоконагруженной системы (до 2 000 документов в день);
• Разработка функционала удалённого подписания документов с помощью УКЭП;
• Использование QR-кодов, устойчивых к повреждению;
• Внедрение интеллектуальных бизнес-триггеров;
• Работа с PDF-A без COM-компонент;
• Реализация системы эскалации задач и специализированных форм отчётности;
• Разработка с применением EDT (1C:Enterprise Development Tools).

Результаты проекта

• Разработано и внедрено 200 бизнес-процессов и 400 видов документов;
• Внедрён функционал интеграции с Контур.Диадок;
• Система позволяет подписывать документы дистанционно, что повысило скорость обработки;
• Повышена точность и скорость сканирования за счёт интеграции с Wechat-компонентами;
• Снижено количество ошибок, связанных с устаревшими процессами;
• Повышен контроль исполнения задач благодаря интеллектуальной маршрутизации.

После ввода в эксплуатацию удалось посчитать некоторые показатели экономической эффективности от проекта:

• до 10% сократилось трудозатрат в подразделениях;
• до 10% сократилось расходов на материальные ресурсы;
• до 10% снизились административные расходы;
• до 10% ускорилось получение управленческой отчетности;
• до 10% выросла производительность труда.

Эффекты от внедрения:

• Повышена прозрачность и управляемость процессов документооборота;
• Сокращено время на согласование и подписание документов;
• Уменьшено число ошибок за счёт исключения ручного ввода;
• Повышена надёжность и доступность системы;
• Обеспечено масштабирование решения под всю структуру университета.