Ускорение работы с договорами как важная ступень модернизации компании

Работа с договорами — неотъемлемая часть деятельности любой компании, если не сказать главная. Даже у самых маленьких компаний ежемесячно создаются и согласовываются десятки договоров. Поэтому автоматизация договорной деятельности — одна из самых актуальных задач, ведь человеческий фактор иногда может обернуться серьезными экономическими последствиями, влияющими на жизнедеятельность компании и отношения с партнерами и клиентами.

Так как договоры являются финансово значимыми документами, важно предусмотреть, чтобы они создавались по утвержденным формам, а также согласовывались со всеми ответственными сторонами. Любая система электронного документооборота создается в первую очередь для того, чтобы ускорить и упростить процессы подготовки документов, а также стандартизировать их шаблоны. «1С:Документооборот» не исключение: даже в базовой версии системы пользователи могут создавать шаблоны любого вида документа. Кроме того, система позволяет согласовывать, утверждать и подписывать документы. Это означает, что абсолютно любая компания, которая уже использует «1С:Документооборот», может полностью модернизировать работу с договорами.

Модернизация процессов создания договоров

Давайте разберем, как работает процесс подготовки документов в системе. В «1С:Документооборот» существует понятие «Внутренний документ». В карточке такого документа определяется состав реквизитов документа, которые будут влиять на форму договора. Это могут быть контрагенты, виды договоров, типы, валюта взаиморасчетов и т.д. В зависимости от введенных реквизитов система позволяет сформировать нужный тип шаблона документа. Таким образом, мы можем создать полный набор шаблонов договоров, которые используются в работе.

На этом подготовка к работе с документами не заканчивается. В «1С:Документооборот» предусмотрена функция автозаполнения документа. В шаблоне документа (в самом файле MS Word) можно указать специальные поля, где будет отображаться информация из карточки документа. Вы можете загрузить шаблон договора в систему и в нем поместить автозаполняемые поля в реквизиты контрагента. Так, например, при создании договора система может сама заполнить реквизиты контрагента (ИНН, КПП, расчетный счет, адреса контрагента и другие). Кроме того, можно настроить автозаполнение любых других реквизитов документа.

Автоматизация обработки договоров

Настройкой шаблонов договоров и автозаполнением шаблона автоматизация не ограничивается. Важным и зачастую длительным этапом работы с договорами является процесс согласования. Но и его можно ускорить с помощью базовых функций «1С:Документооборот». Система поддерживает автоматизацию бизнес-процессов, которые могут запускаться как вручную, так и автоматически при создании документа. Как пример, это может быть настройка комплексного процесса обработки договора, состоящего из шагов (согласование договора, утверждение и подписание, подписание договора с контрагентом, сканирование оригинала и размещение в дела хранения). Участников процесса может быть сколько угодно, все зависит от процессов компании. В качестве участников процесса система позволяет определять роли исполнителей и даже делать автоподстановки (например, указать в маршруте непосредственного руководителя автора документа). Система предусматривает также возможность условной маршрутизации процесса. Это может быть, например, добавление дополнительных этапов процесса в зависимости от условий договора (к примеру, к согласованию можно добавить дополнительные согласующие стороны, если сумма договора превышает установленный лимит). Это гарантирует предельную точность и корректность обработки договора. Кроме того, такой способ согласования быстрее и надежнее классического.

После прочтения описания таких функций может сложиться впечатление, что систему нужно постоянно настраивать, понадобится тратить много времени на обучение администратора или даже искать отдельного человека в штат. В реальности это не совсем так. Шаблоны документов и процессов создаются при внедрении, далее их может актуализировать любой ответственный за договоры или документооборот специалист без навыков программирования. Актуальность шаблонов определяется исключительно потребностями компании и изменениями в ней.

Взаимодействие с контрагентами

Разумеется, работа с договорами не заканчивается их созданием и согласованием. Договор должен попасть в руки к контрагенту, иначе вся работа по его подготовке была проделана зря. Если компании выбрали для себя электронный обмен документами, то «1С:Документооборот» может предложить автоматизацию и этой задачи. В «1С:Документооборот» существует поддержка функции 1С-ЭДО. 1С-ЭДО позволяет отправлять документы электронно, а также поддерживает роуминг с пятью операторами ЭДО. Таким образом, можно переслать договор, даже не печатая его, сразу из «1С:Документооборот», подписав его электронной подписью. Рекомендуется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

В случае если компании не используют электронный обмен документами, в системе предусмотрена возможность ведения электронного журнала передачи бумажных документов, который позволяет зафиксировать отправку документов курьером, почтой, через сотрудника.

Но и это не все. Для контроля наличия оригиналов документов в системе как для электронных, так и для бумажных договоров существует специальный отчет, который покажет, каких документов не хватает в архиве и где они находятся.

Стоит ли это того?

Теперь, когда вы прочли о предложенной системе работы с договорами, может возникнуть резонный вопрос: стоит ли того все время, затраченное на обучение, настройку, инструктажи для сотрудников? Поэтому давайте выделим получаемые преимущества.

Во-первых, ускоряется работа с документами. Стандартизация шаблонов ведет к тому, что создание документа занимает на порядок меньше времени. Кроме того, автозаполнение реквизитов позволяет не тратить время на многократное копирование информации о контрагенте из одного места в другое. Наконец, ускоряется поиск документов: так как все договоры изначально хранятся в системе, любой необходимый документ можно найти с помощью поиска.

Во-вторых, снижается вероятность ошибок из-за человеческого фактора. Система не может полностью уберечь от человеческих ошибок, но то, что большинство данных заполняются автоматически, что договоры создаются по единым шаблонам, позволяет значительно снизить вероятность ошибки сотрудника при оформлении договора.

В-третьих, существенно ускоряется согласование договоров, освобождается время сотрудников на выполнение других важных задач. Все задачи, которая система ставит согласующим сотрудникам, сохраняются в одном месте. Они не теряются в сообщениях мессенджеров или на электронной почте.

В-четвертых, повышается прозрачность информации о документе. «1С:Документооборот» поддерживает версионирование изменений документа. В случае если контрагент или сотрудник вносит какие-либо изменения в документ, все версии изменений данного договора будут сохранены в системе. Кроме того, система автоматически сформирует лист согласования для данного документа, который далее можно будет прикрепить к договору.

В-пятых, повышается качество работы компании. Стандартизация процессов, повышение эффективности работы сотрудников за счет перераспределения рабочего времени, организация сохранности данных и документов напрямую влияют на качество работы компании в целом.

В заключение хочется добавить, что мы живем в прекрасное время новых технологий, а новая действительность способствует скорому принятию этих изменений.

Справка о компании

«1С-КПД» — № 1 в решении задач по управлению электронными документами и задачами. Система менеджмента компании соответствует требованиям международного стандарта качества ISO 9001.

Дочернее предприятие фирмы «1С». Оказывает услуги консалтинга по управлению процессами и документообороту, внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на базе программных продуктов «1С:Документооборот» и «Битрикс24», сервисной поддержки решений, а также по архивному сопровождению бумажных документов. Большой проектный опыт в организациях всех сегментов бизнеса (холдинги с распределенными территориальными структурами, государственные учреждения, компании среднего и малого бизнеса), работает на российском и международном рынке.

Занимает первое место в рейтинге ЦКД фирмы «1С», в ходе проектов автоматизировано более 18 000 рабочих мест, среди клиентов — компания «Металлоинвест» (более 6000 АРМ), ПАО «Полюс» (3000 АРМ), ОАО «Ил», ЗАО «Экспоцентр», «Компания Металл Профиль» и другие.

Имеет статусы «Золотой сертифицированный партнер 1С-Битрикс», ЦСО, ЦКД, кандидат в «1С:Центр ERP», кандидат в «Центр компетенции 1С:КОРП фирмы „1С“». Разработчик авторских методик обучения по продукту «1С:Документооборот», обучающих видеороликов (YouTube), дополняющих приложений для «1С:Документооборот» и «Битрикс24» (площадка полезных приложений DocStore).