Как собрать требования для подготовки ТЗ на внедрение 1С:Документооборот

Грамотно собранные требования — основа успешного проекта внедрения системы электронного документооборота. Без этой подготовки невозможно точно оценить сроки, бюджет и ожидаемый результат. Поэтому перед тем как заказать внедрение 1С:Документооборот, специалисты проводят подробное обследование и задают заказчику серию вопросов, охватывающих все аспекты будущей работы системы.

1. Анализ структуры и инфраструктуры компании

Первый блок вопросов касается организационной структуры и ИТ-ландшафта. Определяется количество сотрудников и подразделений, наличие филиалов и удалённых рабочих мест, оценивается потребность в одновременных подключениях и уровне нагрузки. Аналитики выясняют, какие версии 1С уже используются, есть ли собственный сервер баз данных и кто обслуживает текущие конфигурации. Эти сведения помогают выбрать оптимальную архитектуру — централизованную или распределенную.

2. Изучение документооборота

Следующий этап — анализ текущих и желаемых бизнес-процессов, связанных с обработкой документов. Например, заказчика просят описать:

• Какие виды входящих, исходящих и внутренних документов применяются?
• Как организовано делопроизводство и архивное хранение?
• Используется ли номенклатура дел?
• Хочет ли заказчик использовать штрихкодирование документов и потоковое сканирование файлов?
• Нуждается ли в ролевой адресации, условной маршрутизации, шаблонах процессов и многом другом?

Важно понять, какие процессы требуют автоматизации: согласование, утверждение, исполнение, постановка на контроль или ознакомление.

3. Определение сервисных и интеграционных требований

На этом шаге обсуждается, потребуется ли интеграция с другими конфигурациями или облачными сервисами 1С, а также системами других разработчиков. Выясняется, какие данные нужно синхронизировать: контрагентов, договоры, задачи, файлы. Кроме того, заказчик указывает, нужны ли функции шифрования, электронные подписи, встроенная почта, уведомления и работа через браузер или мобильные приложения.

Эти и многие другие собранные ответы формируют основу технического задания — документа, который определяет функциональные и технические требования к будущей системе. Чем точнее они описаны, тем выше вероятность успешного запуска и соответствия решения реальным бизнес-процессам компании.

В следующей статье мы рассмотрим, как спроектировать систему 1С:Документооборот, чтобы реализовать эти требования на практике.